מסך "כל התיקים" הוא המסך המרכזי לניהול כלל תיקי הנהלת החשבונות במשרד. במסך זה ניתן לצפות בתיקים הפעילים, בתיקים הנמצאים בשלבי עבודה שונים, בעסקים ללא תיק ובמסכי ניהול ודוחות נוספים.
כדי להיכנס למסך, יש לגשת אל מודול "הנהלת חשבונות", המסך המרכזי במודול הוא מסך התיקים.
חיפוש ואיתור תיקים
בראש המסך ניתן לבצע חיפוש לאיתור תיק מסוים לפי שם, מספר עוסק או מנהל/ת תיק.
בנוסף, ניתן למיין את הטבלה לפי הערכים המוצגים בעמודות השונות. לדוגמה, ניתן למיין לפי עמודת "קבצים לקליטה" כדי להציג תחילה את התיקים שבהם ממתינים מספר הקבצים הגדול ביותר.
באמצעות גלגל השיניים בשורת הכותרות ניתן להוסיף או להסיר עמודות מהתצוגה, בהתאם לצורך.
בלחיצה על שם התיק או על כפתור "כניסה לתיק" תועברו אל מסך התיק.
לשוניות המסך
התיקים מחולקים ללשוניות בהתאם לשלב העבודה שלהם. חלק מהלשוניות יוצגו רק כאשר קיימים תיקים רלוונטיים, כך שהמסך נשאר מסודר ומציג רק מידע הדורש טיפול.
תיקים פעילים - מציגה את כלל התיקים הנמצאים בעבודה שוטפת.
תיקים בבדיקה - מציגה תיקים שנמצאים בתהליך בדיקה לאחר היבוא ממערכת אחרת. לאחר השלמת הבדיקות, התיקים יועברו באופן אוטומטי ללשונית "תיקים פעילים".
קליטה - מציגה תיקים שבהם קיים לפחות קובץ אחד הממתין לקליטה. הרשימה כוללת תיקים פעילים ותיקים הנמצאים בבדיקה.
התאמות - מציגה את כלל התיקים הפעילים שבהם נדרשות התאמות.
דיווחים - מציגה את כלל התיקים הפעילים שבהם קיים לפחות דיווח אחד הממתין להגשה, כגון מע"מ, מקדמות או ניכויים.
כל התיקים - מציגה רשימה מלאה של כלל התיקים במשרד, ללא קשר לשלב העבודה שלהם.
לשונית "עוד"
לשונית "עוד" מרכזת מסכים ודוחות נוספים הקשורים לניהול תיקי המשרד.
תיקים מוקפאים - מציגה תיקים שהוקפאו. תיקים אלו אינם פעילים לעבודה שוטפת, אך ניתן לצפות בהם.
עסקים ללא תיק - מציגה עסקים שיש למשרד הרשאה אליהם, אך עדיין לא נוצר עבורם תיק הנהלת חשבונות.
ניתן לבצע הורדת חומרים, ליצור תיק חדש, לחבר את העסק לתיק קיים, לפתוח גישה לצוות המשרד ולהסיר הרשאה לעסק, בהתאם להרשאות הקיימות.
תיקים לדיווח מע"מ - מציגה את התיקים הרלוונטיים לדיווח מע"מ עבור התקופה שנבחרה.
תיקים לדיווח מקדמות - מציגה את התיקים שעבורם יש לחשב ולהגיש מקדמות מס הכנסה.
תיקים לדיווח ניכויים (102) - מציגה את כלל תיקי הניכויים הפעילים לצורך הגשת הדיווח.
תיקים לדיווח ביטוח לאומי - מציגה תיקים שעבורם יש להגיש דיווח לביטוח לאומי.
לקוחות מחוברים - מציגה את התיקים המחוברים לצד הלקוח, וכן מידע נוסף על פעילות הלקוחות במערכת.
לקוחות לא מחוברים - מציגה את התיקים שעדיין אינם מחוברים לצד הלקוח.
קבצים לביקורת - מציגה קבצים הדורשים ביצוע ביקורת על התנועות שנוצרו בעקבות תהליך התיוק, כדי לוודא שלא קיימות טעויות בין הקבצים שתויקו לבין התנועות שנוצרו.
הודעות WhatsApp ללקוחות - מאפשרת לשלוח הודעות WhatsApp ללקוחות ישירות מתוך המערכת.
פעולות נוספות (...) בתיק
באמצעות כפתור "פעולות נוספות (...)" המופיע לצד כל תיק ניתן לבצע מגוון פעולות הקשורות לתיק, כגון:
כניסה מהירה למסכים מרכזיים במערכת.
הורדת חומרים.
כניסה מהירה למסכי דיווח.
עדכון פרטי הלקוח.
מעבר להגדרות התיק.
פעולות מתקדמות, כגון ניתוק העסק מהתיק, איפוס נתוני התיק או מחיקת התיק, בהתאם להרשאות ולמצב התיק.
יבוא תיקים
משמאל למעלה מופיע כפתור "יבוא תיקים", המאפשר להיכנס אל מסך יבוא התיקים לצורך טיפול בתיקים הנמצאים בתהליך יבוא, עריכת הנתונים לפני תחילת העבודה ויצירת תיקי לקוחות חדשים.
לקריאה נוספת על יבוא תיקים, לחצו כאן »
יבוא תיק בודד
כפתור "יבוא תיק בודד" מאפשר ליצור תיק חדש עבור לקוח בודד.
פעולות נוספות (...)
כפתור "פעולות נוספות (...)" שבראש המסך מרכז פעולות כלליות הקשורות לניהול המשרד.
באמצעותו ניתן:
לצרף לקוח/ה חדש/ה באמצעות שליחת הזמנה לחשבון לקוח.
הדפסה ויצוא
באמצעות אפשרויות ההדפסה והיצוא ניתן להפיק את הנתונים המוצגים במסך לקובץ Excel, לקובץ PDF או להדפסה.
הפעולה מתבצעת בהתאם ללשונית הפעילה ולסינונים שהוגדרו באותו רגע, כך שהקובץ שיופק ישקף את הנתונים המוצגים במסך בזמן היצוא.
ביצוא רשימת התיקים לקובץ Excel, הרשימה תסודר לפי סדר אלפביתי ותוצג בה גם עמודת "סטטוס", המציינת את מצב התיק:
פעיל - התיק פעיל וניתן לעבוד בו כרגיל.
בבדיקה - התיק הועלה לאחרונה למערכת וטרם החלה העבודה עליו, מאחר שיש להשלים תחילה סדרת בדיקות.
מוקפא - התיק פתוח לצפייה בלבד ולא ניתן לבצע בו פעולות.
