המערכת מאפשרת לכם לנהל את הגביה שלכם באמצעות הוראות קבע (באשראי ו/או באמצעות מס"ב) ב-2 שיטות: שיטת חיוב ישיר ושיטת ניהול חוב.
מדריך זה נועד לעזור לכם להחליט מה השיטה המתאימה יותר עבורכם וכיצד להגדיר את הוראות הקבע אצלכם בהתאם.

ככלל, שיטת החיוב הישיר מתאימה יותר לעסקים קטנים עם מספר מועט של הוראות קבע, כאשר אין צורך לנהל בצורה מרוכזת את כלל יתרת חוב הלקוחות.
​היתרון העיקרי של השיטה הזאת היא בפשטות ובמהירות שלה.

שיטת ניהול החוב מיועדת לעסקים וארגונים עם מספר בינוני ומעלה של הוראות קבע פעילות, או לעסקים וארגונים שמעוניינים לשלוט במצב החוב של הלקוחות בכל רגע נתון ולדעת מי חייב לכם כסף וכמה.
​היתרון העיקרי של השיטה הזאת היא בכך שהיא מאפשרת לכם לשלוט באופן מלא במצב החוב של כלל הלקוחות שלכם, ישירות בתוך המערכת ולטפל בצורה יותר אפקטיבית במקרים של פערי גביה.

השיטה "הרגילה" והפשוטה לניהול הוראות קבע במערכת, מתבצעת על ידי הגדרה חיוב ללקוח/ה, וביצוע אוטומטי (או ידני) של החיוב.

זה נכון גם ללקוחות שמשלמים באמצעות אשראי וגם ללקוחות שמשלמים באמצעות מס"ב.

השיטה הזו מתאימה להרבה מאוד סוגים של עסקים, והיא נהדרת!

במסגרת השיטה הרגילה, הטיפול בבעיות חיוב מתבצע באמצעות "הוראות קבע דורשות טיפול", תצוגת מערכת שמראה את כל הוראות הקבע שכרגע לא מחויבות.
ליצירת הוראת קבע בשיטת חיוב ישיר יש להכנס למודול הוראות קבע וללחוץ על הכפתור הכחול של יצירת הוראת קבע.
​

ניתן גם ליצור הוראת קבע מהירה בלחיצה על כפתור "יצירת הוראת קבע" תחת "פעולות מהירות".
​

שיטת ניהול החוב, עובדת קצת אחרת.

במקום להגדיר הוראת קבע, מגדירים מסמך מחזורי. בברירת המחדל של המערכת המסמך הזה יהיה חשבון עסקה, אבל אפשר לשנות אותו גם לדרישת תשלום אם מעדיפים.

בשיטה הזו, המערכת מייצרת את המסמכים ("החוב") של הלקוח, בין אם הוא משלם בפועל ובין אם הוא לא. כך ניתן תמיד לראות את מצב החוב האקטואלי של הלקוחות (תחת דוחות, חשבונות עסקה פתוחים).

לקוחות שמשלמים באמצעות אשראי/מס"ב, החוב שלהם ייפרע מיידית.

לקוחות שמשלמים במזומן/העברות בנקאיות/שיקים, דורשים כניסה שלכם אל חשבונות העסקה, והפקת חשבונית/קבלה מתוכם על מנת לסגור את החוב.

ליצירת הוראת קבע בשיטת ניהול חוב, יש להכנס למודול הוראות קבע וללחוץ על הכפתור הלבן של יצירת מסמך מחזורי.
​

ניתן גם ליצור מסמך מחזורי במהירות בלחיצה על כפתור "יצירת מסמך מחזורי" תחת "פעולות מהירות".
​

​

הרבה סוגי עסקים לא צריכים לחייב את הלקוחות שלהם כל חודש באותו סכום, אלא צריכים סכומי חיוב משתנים.

אם כמות החיובים קטנה, ניתן כמובן לעדכן ידנית את סכום החיוב בשיטה הרגילה.

אבל כשהכמויות גדולות, חייבים לעבוד בשיטת ניהול החוב, ואז לרוב יש שתי דרכים ליצור את החוב בסכום המשתנה:

בכל השיטות, ניתן לייצר זיכויים שירדו במחזור החיוב הבא.