המערכת מאפשרת חיובי הוראות קבע בשתי שיטות עיקריות:

לפרטים נוספים אודות השיטות השונות, ניתן לקרוא כאן »

במקרה שיש לנו הוראות קבע בשיטת חיוב ישיר ונרצה להמיר אותן לשיטת ניהול חוב (כדי שיתבצע תחילה יצירת מסמך מחזורי ורק לאחר מכן החיוב), יש לבצע את הצעדים הבאים:

שיטה זו מבטיחה ניהול מדויק ומובנה של החובות והחיובים באופן יעיל ומסודר.

במידה ונרצה לייצא את כל הוראות הקבע הקיימות, ניכנס אל "מודול הוראות קבע > כפתור פעולות נוספות (שלוש נקודות) > יצוא נתונים > יצוא בפורמט SUMIT"

אפשרות נוספת היא להחיל קודם פילטרים שיסננו רק את ההוראות שנרצה לבצע עבורם את השינוי ליצירת מסמך מחזורי. לדוגמה לפלטר רק את מוצר "שירות בעסק" ולאחר מכן נבצע את נבצע את השלב הקודם של יצוא הנתונים.

בכדי לייצא את התבנית המתאימה, נלחץ על "כפתור פעולות נוספות (שלוש נקודות) > יבוא נתונים".

במסך שיפתח נבצע הורדת תבנית.

בקובץ האקסל שייצאנו בשלב הראשון יש את כל נתוני הלקוחות עם מספר מזהה של לקוח ומוצר/שירות. נעתיק את כל השדות הרלוונטים מהקובץ שייצאנו לתוך התבנית שהורדנו בשלב 2, כאשר במקום שם לקוח אנחנו מעתיקים את המזהה, ובמקום מוצר/שירות אנחנו מעתיקים את מזהה המוצר/שירות. בנוסף, נמלא את כל עמודת "מסמך בלבד" ב- "כן".

לדוגמה, זה האקסל שיצאנו בשלב הראשון:

וכך נעתיק את הנתונים לתבנית:

נבצע מחיקה של ההוראות הפעילות ע"י סימון השורות > מחיקה לארכיון.

נבצע יבוא של התבנית שיצרנו ע"י חזרה למסך יבוא נתונים דרך "פעולות נוספות (...) > יבוא נתונים".

נטען את הקובץ ונלחץ על "תצוגה מקדימה" ולאחר שהכל נראה תקין, נלחץ על כפתור "טעינה".

לאחר מכן הנתונים יטענו אוטומטית ונוכל לראות שיש הו"ק פעילות על בסיס "הפקת מסמך בלבד".

בכדי להבטיח חיוב אוטומטי של מסמכים מחזוריים, יש להפעיל את ההגדרה הרלוונטית תחת "הגדרות > הוראות קבע > חיוב מסמכים אוטומטי". במסגרת ההגדרה, יש לסמן את סוג המסמך שברצונכם לחייב באופן קבוע.

לדוגמה, אם תבחרו להפיק מסמכים מחזוריים מסוג "חשבון עסקה" ותגדירו חיוב אוטומטי, המערכת תזהה מדי יום את כל חשבונות העסקה הפתוחים ותבצע את החיוב באמצעות אמצעי התשלום המעודכן בכרטיס הלקוח.
תהליך זה יתבצע בתנאי שקיים חיבור פעיל למס"ב ולמערכת סליקת אשראי.

להרחבה על שיטה זו, לחצו כאן »