מערכת SUMIT מאפשרת הפקת מסמכים רבים באמצעות טעינת קובץ אקסל (CSV/XLS/XLSX), בתבנית המותאמת לסוג המסמך שיופק.

איך מייבאים מסמכים באמצעות קובץ אקסל?

  1. נכנסים אל תיקיית המסמכים הרלוונטית בעמוד מודול ניהול חשבונות על ידי לחיצה על "פירוט מסמכים לפי סוג".

  2. לוחצים על "אפשרויות נוספות (...) > יבוא נתונים".

  3. לוחצים על "הורדת תבנית" על מנת להוריד למחשב קובץ שאותו נצטרך למלא.

  4. ממלאים את הנתונים בקובץ בהתאם לתבנית המופיעה בו ושומרים את הקובץ.
    הקובץ צריך להכיל את הכותרות שהגיעו עם התבנית במדויק (ניתן למחוק עמודות, אבל אין לשנות שמות עמודות קיימות ואין להוסיף עמודות).

  5. טוענים את הקובץ אל תוך המערכת, לוחצים על תצוגה מקדימה, בודקים את הנתונים ומאשרים את טעינת הקובץ.

  6. המערכת תבצע טעינה של הנתונים בקובץ התבנית ותיצור מסמך עבור כל שורה תקינה המופיעה בקובץ.

  7. במקביל יישלח מייל לעסק אשר יציג את סטטוס טעינת הקובץ ויצירת המסמכים במערכת.

הערות חשובות

  • בשיטה זו מוזנים נתוני המסמכים באופן ידני ונוצרים במערכת מסמכים חדשים ועל כן יש להקפיד על הזנה נכונה של הנתונים בקובץ על מנת להימנע מטעויות חשבונאיות ומיצירת מסמכים עם נתונים שגויים.

  • מספור המסמך שמייבאים למערכת יהיה בהתאם לרצף מספור סוג המסמך הספציפי. עבור משתמשים חדשים ובעת מעבר ממערכת ניהול חשבונות מקבילה מומלץ לערוך את מספור המסמכים על מנת ליצור התאמה במספור המסמכים ולאפשר המשכיות חשבונאית תקינה.

הסבר מפורט על השדות שבקובץ התבנית

זיהוי לקוח/ה

יש למלא אחד משלושת השדות, לא יותר ולא פחות. באפשרויות ניתן לבחור לקוח/ה קיים או ליצור חדש/ה. בחירת הלקוח/ה מתבצעת על ידי מזהה הכרטיס של הלקוח/ה, שם הלקוח/ה או תעודת הזהות. באם הנתון שנשלח לא נמצא, יווצר לקוח/ה עם המידע שהוגדר.

  • מזהה לקוח/ה - מספר מזהה כרטיס הלקוח/ה במערכת. מזהה ריק יגרום ליצירת לקוח/ה חדש/ה.

  • שם לקוח/ה - שם הלקוח/ה כפי שמופיע במערכת. אם לא מופיע השם, יווצר לקוח/ה חדש/ה. אם השם מופיע פעמיים, ייבחר הראשון שנוצר מביניהם.

  • תעודת זהות לקוח/ה - מספר תעודת הזהות כפי שמופיע במערכת. אם לא מופיע כלל, יווצר לקוח/ה חדש/ה. אם מופיע פעמיים, ייבחר הלקוח/ה שנוצר/ה קודם.

סכומים

  • סכום אחרי מע"מ - מספר עשרוני. הסכום הסופי של המסמך, אחרי מע"מ (באם יש מע"מ בארגון).

זיהוי מוצר/שירות

יש למלא אחד משני השדות, לא יותר ולא פחות, על בסיס אותה הלוגיקה של זיהוי הלקוח/ה.

  • מזהה מוצר/שירות - מספר מזהה כרטיס המוצר/שירות במערכת. מזהה ריק יגרום ליצירת מוצר/שירות חדש.

  • שם מוצר/שירות - שם המוצר/שירות כפי שמופיע במערכת. אם לא מופיע השם, יווצר מוצר/שירות חדש. אם השם מופיע פעמיים, ייבחר הראשון שנוצר מביניהם.

פרטי אמצעי תשלום

  • אמצעי תשלום - יש להזין אחת מהאפשרויות הבאות במדויק: "כללי" / "מזומן" / "העברה בנקאית" / "שיק" / "אשראי" / "אחר". האופציה צריכה להיות תואמת לנתונים שיוזנו בהמשך. עבור האפשרויות מזומן וכללי, אין צורך בנתונים נוספים.

  • מספר בנק - מספר בן שתי ספרות. רלוונטי עבור אמצעי תשלום מסוג "העברה בנקאית" / "שיק".

  • מספר סניף - מספר בן עד שלוש ספרות. רלוונטי עבור אמצעי תשלום מסוג "העברה בנקאית" / "שיק".

  • מספר חשבון - מספר. רלוונטי עבור אמצעי תשלום מסוג "העברה בנקאית" / "שיק".

  • מספר שיק - מספר. רלוונטי עבור אמצעי תשלום מסוג "שיק".

  • סוג תשלום אחר - טקסט חופשי קצר. רלוונטי עבור אמצעי תשלום מסוג "אחר".

  • תיאור תשלום אחר - טקסט חופשי קצר. רלוונטי עבור אמצעי תשלום מסוג "אחר".

תאריכים

  • תאריך - שדה זה אינו חובה. אם תשאירו אותו ריק, תאריך המסמך יהיה תאריך הטעינה (DD/MM/YYYY).

  • תאריך פרעון - שדה זה אינו חובה והינו רלוונטי לחשבוניות מס ודרישות תשלום (חשבונות עסקה). עוזר במיוחד בחיובי הוראות קבע בגין מסמכים (DD/MM/YYYY).

מידע נוסף

  • טיוטה - שדה זה אינו חובה ומאפשר ליצור מסמך בטיוטה. ברירת המחדל הינה ליצור מסמך סופי. ניתן להשתמש ב-"כן", "לא".

  • אחוז מע"מ - אם התאריך של המסמך ריק או שהוא זהה ליום הטעינה, מע"מ ברירת המחדל יהיה המע"מ של הארגון.
    אם הוזן תאריך אחר, המע"מ יחושב לפי המע"מ שהיה נהוג בישראל באותו היום.
    שדה מסוג מספר (לדוגמה: 17).

  • מטבע - ברירת המחדל היא ש"ח.
    ניתן להזין מטבע לפי קודי ISO למטבעות: ILS (שקלים חדשים), USD (דולר אמריקאי), EUR (יורו), GBP (לירה שטרלינג) וכו'.

  • טקסט חופשי - טקסט חופשי שיופיע על המסמכים. ניתן להזין כאן פירוט נוסף.

  • מפתח מסמך - ניתן להזין טקסט כלשהו בשדה זה על מנת לחבר שורות בייבוא למסמך אחד. החיבור מתבצע על פי שילוב בין מפתח מסמך, תאריך המסמך והלקוח/ה הרשומ/ה במסמך.

  • ריבוי מוצרים/שירותים / תקבולים במסמך - ניתן להזין בקובץ הטעינה שורות עם פרטים זהים, על מנת לגרום לאיחוד השורות למסמך בודד, הכולל בתוכו מס' מוצרים/שירותים. הפרטים על פיהם השורות יאוחדו למסמך בודד, הינם: פרטי הלקוח/ה, תאריך המסמך, אחוז המע"מ במסמך, הגדרת המסמך כטיוטה או כמסמך סופי, מטבע (במידה והוזן), תאריך פרעון (במידה והוזן), טקסט חופשי (במידה והוזן).

האם מצאת את התשובה שלך?