פתחתם חברה? ביצעתם את השלבים הנדרשים לפתיחת התיקים ברשויות? מזל טוב.
עכשיו אפשר להתפנות לביצוע השלבים הנדרשים לניהול החברה בשוטף בצורה תקינה.
מערכת SUMIT מאפשרת לך ניהול מלא של החברה מקצה לקצה, בהתאם לכל החוקים והתקנות בנושא.
ניתן לחלק את רכיבי הניהול הבסיסיים הנדרשים ממך ל-5 חלקים:
ניהול הגביה
ניהול ההכנסות
ניהול ההוצאות והספקים
ניהול התקשורת עם הלקוחות והתורמים
ניהול צוות החברה ותהליכים ארגוניים
הנהלת חשבונות פנימית מלאה
להלן פירוט על כל אחד מרכיבים אלה והדרך בה מערכת SUMIT יכולה לסייע לך בניהול שוטף תקין וקל של כל אחד מהם.
ניהול הגביה
החלק הכי חשוב בכל עסק הוא החלק של קבלת התשלום מהלקוחות עבור המוצרים/שירותים שלך.
כדי לא לפספס שום לקוח ושום חוב, מומלץ לעבוד ב-3 שלבים, כאשר לעיתים נדרשים שלבי ביניים נוספים:
הצעת מחיר
הגשת החשבון לתשלום
ביצוע ותיעוד התשלום
בסעיפים הבאים יוסבר כיצד לנהל במערכת כל אחד משלבים אלה בצורה מסודרת, כך שלא נשכח שום לקוח או חוב ונבצע את הנדרש מאתנו על פי החוק בצורה תקינה.
הצעת מחיר
המערכת מאפשרת לחברות להוציא מסמך הצעת מחיר ללקוח.
ביצירת הצעת מחיר נזין את פרטי הלקוח/ה, פרטי המוצרים/שירותים שמוצעים ללקוח/ה, כולל כל פירוט שנרצה להוסיף, את המחירים, הנחות ולבסוף את הסכום הסופי של ההצעה.
המערכת מאפשרת לך לצרף להצעת המחיר תוכן קבוע, כמו למשל את תקנון השירות שלך, פירוט תנאי התשלום, פרטי התקשרות איתך ועוד. ניתן לקרוא על זה בהרחבה כאן ».
הגשת חשבון לתשלום ללקוח
ברגע שהלקוח מאשר את הצעת המחיר ומבקש להזמין ממך את השירות או המוצרים המבוקשים, מומלץ להפיק עבורו מסמך דרישת תשלום.
דרישת התשלום יכולה להיות זהה להצעת המחיר המקורית או שונה ממנה בפרטים מסוימים. בהתאם למה שסוכם בינך ובין הלקוח/ה בהזמנה הסופית.
מערכת SUMIT מאפשרת לך ליצור מסמכי דרישת תשלום בצורה אוטומטית וחכמה ישירות מתוך מסמך הצעת המחיר שיצרת לפני כן. לצורך כך יש להכנס למסמך הצעת המחיר, ללחוץ בו על כפתור "יצירת דרישת תשלום" והמערכת תיצור עבורך טיוטת דרישת תשלום שכוללת כבר את כל המוצרים, השירותים, ההנחות והמחירים שנכללו בהצעת המחיר.
בשלב זה ניתן לערוך מה שרוצים במסמך עד לקבלת התוצאה הסופית הרצויה, ואז לשמור סופית את המסמך ולשלוח ללקוח/ה.
💡 ניתן להוסיף חתימה דיגיטלית אוטומטית שלך לכל מסמכי הצעות המחיר, דרישות התשלום וכן ליתר סוגי המסמכים במערכת, כך שהלקוחות יקבלו ממך מסמכים חתומים שמאשרים את הסכמתך לסיכום ביניכם.
ניהול החוב
לאחר שיוצרים מסמך מסוג "דרישת תשלום" הוא מסומן אוטומטית במערכת כמסמך פתוח. כלומר, המערכת מזהה אותו כמסמך שמצביע על חוב פתוח של הלקוח/ה אליך.
ניתן לראות דו"ח שמציג את כל חשבונות העסקה הפתוחים במסך הדוחות של המערכת, וכך לדעת איזה לקוחות חייבים לך כרגע כסף ועבור מה.
ניתן לנהל את החוב בצורה מתקדמת, על ידי הגדרת תנאי תשלום בכל דרישת תשלום. כך למשל ניתן להגדיר ללקוח מסוים בדרישת התשלום שלו שהתשלום יהיה מיידית ואילו עבור לקוח אחר לתת לו טווח זמן של שוטף+30 או כל משך זמן אחר, בהתאם לסיכום המיוחד עימו.
כאשר לקוח משלם לך עבור דרישת תשלום מסוימת, ניתן ליצור ישירות מתוכה מסמך מסוג חשבונית מס/קבלה, המעיד מבחינה חוקית על אספקת המוצרים/השירותים וכן על קבלת התשלום מהלקוח. חשוב לשים לב שהחוק מחייב אותך להפיק את המסמך הזה מיד בעת קבלת התשלום.
גם במקרה הזה המערכת תיצור עבורך טיוטת מסמך ראשונית הזהה לדרישת התשלום וניתן לערוך אותה בהתאם לצורך, בטרם הפקת המסמך הסופי והשליחה ללקוח.
ניהול ההכנסות
המערכת מאפשרת לכם לצפות בנתוני ההכנסות של החברה ולקבל דוחות חכמים המתעדכנים בזמן אמת בהתאם למצב ההכנסות המדויק של העמותה בכל רגע נתון.
במסך הראשי של מודול הכנסות תוכלו לראות בכל עת את פירוט כל מסמכי ההכנסה שלכם, כאפשר ניתן לבחור שם לראות פירוט של מסמכים לפי סוג מסוים או לראות את הנתונים בחתכים מסוימים בהתאמה אישית בהתאם לצרכי החברה.
ניתן גם לראות את פירוט הכנסות החברה לתקופת זמן נתונה, בפירוט לפי סוג השירות שמכרתם או התרומות שגייסתם.
כלל דוחות ההכנסות המלאים זמינים עבורכם בתפריט הדוחות תחת מקטע ניהול ההכנסות.
הצפיה בדוחות תאפשר לכם לקבל החלטות ניהוליות מושכלות על מנת להרחיב את פעילות החברה שלך ולשמור על מאזן חיובי.
חיבור לרשות המיסים והפקת מספרי הקצאה על חשבוניות מס
מערכת סאמיט מאפשרת לכם לחבר את החשבון שלכם אל המערכת של רשות המסים ולקבל באופן אוטומטי את מספרי ההקצאה על כל חשבוניות המס שאתם מפיקים ללקוחות, במסגרת מערכת חשבוניות ישראל של רשות המיסים.
מערכת סאמיט הינה מערכת מאושרת על ידי רשות המיסים להפקת חשבונית וקבלת מספרי הקצאה. מערכת סאמיט מאפשרת לקבל את המספר הסידורי שיוקצה לחשבונית ישירות מתוך המערכת באמצעות חיבור ישיר לרשות המיסים.
לאחר חיבור החשבון שלכם במערכת SUMIT לרשות המיסים, תוכלו לקבל את מספר ההקצאה באופן מיידי ברגע שתפיקו חשבונית מס בסכום רלוונטי.
לקריאה נרחבת על חיבור לרשות המיסים וקבלת מספרי ההקצאה בסאמיט »
ניהול ההוצאות והספקים
מודול הוצאות מאפשר לכם לנהל בצורה מסודרת את כל הוצאות החברה. ניתן להעלות למערכת את כל צילומי החשבוניות או הקבלות שקיבלתם מהספקים עבור רכישת מוצרים או שירותים עבור החברה. המערכת תבצע עבורכם סריקה חכמה של פרטי ההוצאה ותאפשר לכם לתייק כל הוצאה תחת סעיף ההוצאה המתאים.
כמו כן ניתן לנהל תהליך מלא של הזמנות סחורה ושירותים מספקים, משלב ההזמנה מהספק, דרך קבלת הצעת המחיר ודרישת התשלום של הספק ועד לתיעוד ביצוע התשלום עצמו. בעבודה מסודרת בהתאם לשלבים אלה תוכלו לקבל מהמערכת דוחות מקיפים שיראו לכם בכל רגע נתון את החובות העתידיים שלכם לספקים, את מצב התשלומים שלכם, את פירוט ההוצאות שלכם לפי סוגי הוצאה ועוד.
המערכת מאפשרת גם ניהול של ההוצאות וההכנסות לפי סעיפים תקציביים. כך למשל אם יש החברה מספר תחומי פעילות או סניפים, ניתן לשייך כל הוצאה וכל הכנסה ליחידה הרלוונטית ולקבל דוח שמציג את ההכנסות וההוצאות והרווח התפעולי לפי כל יחידה בפני עצמה. לקריאה נרחבת »
כמו כן ניהול ההוצאות יחד עם ניהול ההכנסות בצורה מסודרת יאפשר לכם לקבל מבט מלא אחר כל הפעילות העסקית בחברה, גם בצד ההכנסות וגם בצד ההוצאות. המערכת תציג בפניכם מספר דוחות חשובים כולל דו"ח רווח והפסד תפעולי שמציג את המצב הפיננסי שלכם בעמותה בכל רגע נתון.
למידע נרחב על האפשרויות הכלולות בשימוש במודול הוצאות ותהליך ניהול ההוצאות המלא במערכת ניתן לקרוא כאן ».
ניהול התקשורת עם הלקוחות
מודול לקוחות מאפשר לכם לנהל את כל התקשורת עם הלקוחות או התורמים בצורה מסודרת.
בבסיס המודול קיימת תיקיה הכוללת את כרטיסי הלקוחות של החברה, בהם ניתן להזין את כל הפרטים הנדרשים לשמירה על קשר איתם.
מעבר לזה המודול כולל רכיבים מתקדמים יותר כמו למשל אפשרות לשמור את תאריכי ימי ההולדת של הלקוחות וכך לקבל תצוגה עדכנית של ימי ההולדת הקרובים כדי שתוכלו לזכור לאחל מזל טוב בזמן הנכון, אפשרות לשמירת הערות לתיעוד כל האינטרקציות בתקשורת השוטפת עם הלקוחות (למשל תיעוד שיחות טלפון או פגישות) ועוד.
לקריאה נרחבת על אפשרויות ניהול הלקוחות ניתן לקרוא כאן »
מעבר לכך, המערכת כוללת מודולים מובנים של שליחת דיוור במייל או מסרים בסמס ללקוחות. המערכת מאפשרת לכם ליצור מסרים מעוצבים לשליחה במייל כחלק מאסטרטגיית דיוור מסודרת לרשימת תפוצה, על מנת להגדיל את בסיס הלקוחות וליצור יותר מכירות. ניתן גם לעדכן את הלקוחות בהתאם לפילוחים חכמים שלהם שהמערכת מאפשרת לכם באופן אוטומטי, באמצעות שליחת הודעות סמס.
לקריאה נרחבת על המודולים הללו ניתן לקרוא כאן:
ניהול צוות החברהותהליכים ארגוניים
המערכת מאפשרת לכם להשתמש במודול שעון נוכחות, על מנת לנהל את דיווחי שעות העבודה של עובדי החברה. לקריאה נרחבת על שעון הנוכחות »
כמו כן המערכת מאפשרת לכם לבנות כל תהליך ארגוני-ניהולי שאתם זקוקים לו על בסיס תיקיות ושדות מותאמים אישית, אוטומציות ואינטגרציה עם אלפי מערכות אחרות. אתם יכולים גם לקבוע איזה סוגי הרשאות לתת לכל עובד בחברה.
לקריאה נרחבת על יצירת תיקיות ושדות מותאמים אישית »
הנהלת חשבונות פנימית מלאה
מערכת סאמיט כולל מודול ייעודי עבור ביצוע הנהלת חשבונות פנימית מלאה לחברה מקצה לקצה.
המודול מאפשר לכם לבצע את כל הנהלת החשבונות משלב תיוק ההוצאות בצורה חכמה על ידי מנגנון OCR ב-AI, רישום תנועות היומן, ביצוע דיווחים שוטפים לרשויות, ישירות באמצעות API, כולל תשלום ישיר מתוך המערכת. המערכת כוללת גם סנכרון בנקים וכרטיסי אשראי אוטומטי, התאמות מהירות והתאמות חכמות ב-AI. כל דוחות הנהלת החשבונות כולל רווח והפסד, ניהול פחת, מאזן בוחן, כרטסות ועוד.
לקריאה נרחבת על יכולות הנהלת החשבונות של סאמיט »
סיכום
לסיכום, מערכת סאמיט מאפשרת לכם לנהל את החברה שלכם כבר מהיום הראשון, ומספקת עבורכם מענה מקיף לכל צרכי החברה, גם בהיבט ניהול פעילות העמותה וגם בהיבט החוקי.
המודולים הבסיסיים המומלצים לחברה בתחילת הדרך הינם: ניהול הכנסות, ניהול הוצאות, וכן המודולים שמאפשרים גביה בהתאם לצרכי החברה: סליקת אשראי, דפי תשלום ותוסף הסליקה לאתרי Wordpress.
בשלב שכבר מתחילים לצבור לקוחות ויש צורך לשמור איתם על תקשורת מסודרת ולהגדיל את המכירות, מומלץ להשתמש במודולים לניהול התקשורת: דיוור במייל ושליחת סמסים.
בנוסף המערכת מאפשרת לכם לנהל את כל התהליכים הפנימיים בארגון מקצה לקצה וכן ליצור אוטומציות ואינטגרציות עם תוכנות אחרות לפי הצורך.
כמו כן ניתן ומומלץ להתקין את מודול הנהלת החשבונות שמאפשר לחברה שלכם לבצע הנהלת חשבונות פנימית מלאה מקצה לקצה, בצורה נוחה ויעילה, בתוך המערכת.