ניהול עמותה במערכת SUMIT

פתחתם עמותה? ביצעתם את השלבים הנדרשים לפתיחת התיקים ברשויות? מזל טוב.
עכשיו אפשר להתפנות לביצוע השלבים הנדרשים לניהול העמותה בשוטף בצורה תקינה.
​

מערכת SUMIT מאפשרת לך ניהול מלא של העמותה מקצה לקצה, בהתאם לכל החוקים והתקנות בנושא.

ניתן לחלק את רכיבי הניהול הבסיסיים הנדרשים ממך ל-6 חלקים:

להלן פירוט על כל אחד מרכיבים אלה והדרך בה מערכת SUMIT יכולה לסייע לך בניהול שוטף תקין וקל של כל אחד מהם.

החלק הכי חשוב בכל עמותה ובמיוחד בעמותה קטנה חדשה, הוא החלק של קבלת התשלום מהלקוחות עבור שירותי העמותה, לעיתים רבות במקביל לגיוס תרומות עבור העמותה.

מערכת סאמיט מאפשרת לכם לנהל את כל ההכנסות עבור העמותה בצורה נוחה. כולל מסמכי הצעת מחיר, הזמנה, דרישת תשלום וחשבון עסקה לניהול המכירות עבור שירותי העמותה, וכן דפי תשלום, גביה בהוראות קבע ועוד המון יכולות מתקדמות בתחום הגביה, שמאפשרות לכם לנהל את גביית התרומות לעמותה בצורה יעילה ונוחה.

כמו כן, סאמיט מאפשרת לכם ליצור מגוון רחב של דפי תשלום עבור מכירות מוצרים ושירותים או דפי תשלום ייעודיים בסכום פתוח לקבלת תרומות.
​לקריאה נרחבת על דפי התשלום בסכום פתוח »

מערכת סאמיט מאפשרת לכם לחבר את החשבון שלכם אל המערכת של רשות המסים ולקבל באופן אוטומטי את מספרי ההקצאה על כל קבלות התרומה שאתם מפיקים ללקוחות, במסגרת מערכת התרומות הדיגיטלית.

מערכת סאמיט הינה מערכת מאושרת על ידי רשות המיסים להפקת קבלות לתורמים ותממשקת ישירות למערכת התרומות הדיגיטלית של רשות המיסים. העברת פרטי הקבלות למערכת המקוונת מקלה על תורמים לעמותה לממש את זכאותם לזיכוי במס בקלות ובמהירות, ובעתיד אף תאפשר לרשות המסים ליזום מהלכים של פנייה מרוכזת לתורמים שלא מימשו את ההטבה באמצעות "מעטפות ירוקות". כמו כן, היא חוסכת לתורמים את הצורך באיסוף ושמירת הקבלות בגין תרומותיהם, אשר מרוכזות עבורם באזור האישי באתר רשות המסים.
​לקריאה נרחבת על מודל התרומות וקבלת מספרי ההקצאה בסאמיט »

המערכת מאפשרת לכם לצפות בנתוני ההכנסות של העמותה ולקבל דוחות חכמים המתעדכנים בזמן אמת בהתאם למצב ההכנסות המדויק של העמותה בכל רגע נתון.

במסך הראשי של מודול הכנסות תוכלו לראות בכל עת את פירוט כל מסמכי ההכנסה שלכם, כאפשר ניתן לבחור שם לראות פירוט של מסמכים לפי סוג מסוים או לראות את הנתונים בחתכים מסוימים בהתאמה אישית בהתאם לצרכי העמותה.

ניתן גם לראות את פירוט הכנסות העמותה לתקופת זמן נתונה, בפירוט לפי סוג השירות שמכרתם או התרומות שגייסתם.

כלל דוחות ההכנסות המלאים זמינים עבורכם בתפריט הדוחות תחת מקטע ניהול ההכנסות.

הצפיה בדוחות תאפשר לכם לקבל החלטות ניהוליות מושכלות על מנת להרחיב את פעילות העמותה שלך ולשמור על מאזן חיובי.

מודול הוצאות מאפשר לכם לנהל בצורה מסודרת את כל הוצאות העמותה. ניתן להעלות למערכת את כל צילומי החשבוניות או הקבלות שקיבלתם מהספקים עבור רכישת מוצרים או שירותים עבור העמותה. המערכת תבצע עבורכם סריקה חכמה של פרטי ההוצאה ותאפשר לכם לתייק כל הוצאה תחת סעיף ההוצאה המתאים.

כמו כן ניתן לנהל תהליך מלא של הזמנות סחורה ושירותים מספקים, משלב ההזמנה מהספק, דרך קבלת הצעת המחיר ודרישת התשלום של הספק ועד לתיעוד ביצוע התשלום עצמו. בעבודה מסודרת בהתאם לשלבים אלה תוכלו לקבל מהמערכת דוחות מקיפים שיראו לכם בכל רגע נתון את החובות העתידיים שלכם לספקים, את מצב התשלומים שלכם, את פירוט ההוצאות שלכם לפי סוגי הוצאה ועוד.

המערכת מאפשרת גם ניהול של ההוצאות וההכנסות לפי סעיפים תקציביים. כך למשל אם יש לעמותה מספר תחומי פעילות או סניפים, ניתן לשייך כל הוצאה וכל הכנסה ליחידה הרלוונטית ולקבל דוח שמציג את ההכנסות וההוצאות והרווח התפעולי לפי כל יחידה בפני עצמה. לקריאה נרחבת »
​

כמו כן ניהול ההוצאות יחד עם ניהול ההכנסות בצורה מסודרת יאפשר לכם לקבל מבט מלא אחר כל הפעילות העסקית בעמותה, גם בצד ההכנסות וגם בצד ההוצאות. המערכת תציג בפניכם מספר דוחות חשובים כולל דו"ח רווח והפסד תפעולי שמציג את המצב הפיננסי שלכם בעמותה בכל רגע נתון.

למידע נרחב על האפשרויות הכלולות בשימוש במודול הוצאות ותהליך ניהול ההוצאות המלא במערכת ניתן לקרוא כאן ».

מודול לקוחות מאפשר לכם לנהל את כל התקשורת עם הלקוחות או התורמים בצורה מסודרת.
בבסיס המודול קיימת תיקיה הכוללת את כרטיסי הלקוחות והתורמים של העמותה, בהם ניתן להזין את כל הפרטים הנדרשים לשמירה על קשר איתם.

מעבר לזה המודול כולל רכיבים מתקדמים יותר כמו למשל אפשרות לשמור את תאריכי ימי ההולדת של הלקוחות והתורמים וכך לקבל תצוגה עדכנית של ימי ההולדת הקרובים כדי שתוכלו לזכור לאחל מזל טוב בזמן הנכון, אפשרות לשמירת הערות לתיעוד כל האינטרקציות בתקשורת השוטפת עם הלקוחות והתורמים (למשל תיעוד שיחות טלפון או פגישות) ועוד.

לקריאה נרחבת על אפשרויות ניהול הלקוחות והתורמים ניתן לקרוא כאן »

מעבר לכך, המערכת כוללת מודולים מובנים של שליחת דיוור במייל או מסרים בסמס ללקוחות, לתורמים ולשותפים של העמותה. המערכת מאפשרת לכם ליצור מסרים מעוצבים לשליחה במייל כחלק מאסטרטגיית דיוור מסודרת לרשימת תפוצה, על מנת להגדיל את בסיס הלקוחות או התורמים וליצור יותר מכירות ותרומות. ניתן גם לעדכן את הלקוחות או התורמים בהתאם לפילוחים חכמים שלהם שהמערכת מאפשרת לכם באופן אוטומטי, באמצעות שליחת הודעות סמס.

לקריאה נרחבת על המודולים הללו ניתן לקרוא כאן:

מבוא לדיוור במייל

מבוא לשליחת סמסים

המערכת מאפשרת לכם להשתמש במודול שעון נוכחות, על מנת לנהל את דיווחי שעות העבודה של עובדי העמותה, מתנדבים או מלגאים. לקריאה נרחבת על שעון הנוכחות »

כמו כן המערכת מאפשרת לכם לבנות כל תהליך ארגוני-ניהולי שאתם זקוקים לו על בסיס תיקיות ושדות מותאמים אישית, אוטומציות ואינטגרציה עם אלפי מערכות אחרות. אתם יכולים גם לקבוע איזה סוגי הרשאות לתת לכל עובד או בעל תפקיד בעמותה.
​לקריאה נרחבת על יצירת תיקיות ושדות מותאמים אישית »

לקריאה נרחבת על אוטומציות במערכת סאמיט ואינטגרציה עם מערכות אחרות »

לקריאה נרחבת על הרשאות מתקדמות »
​

לסיכום, מערכת סאמיט מאפשרת לכם לנהל את העמותה שלכם כבר מהיום הראשון, ומספקת עבורכם מענה מקיף לכל צרכי העמותה, גם בהיבט ניהול פעילות העמותה וגם בהיבט החוקי.

המודולים הבסיסיים המומלצים לעמותה בתחילת הדרך הינם: ניהול הכנסות, ניהול הוצאות, וכן המודולים שמאפשרים גביה בהתאם לצרכי העמותה: סליקת אשראי, דפי תשלום ותוסף הסליקה לאתרי Wordpress.
בשלב שכבר מתחילים לצבור לקוחות או תורמים ויש צורך לשמור איתם על תקשורת מסודרת ולהגדיל את המכירות או את היקפי התרומות, מומלץ להשתמש במודולים לניהול התקשורת: דיוור במייל ושליחת סמסים.

בנוסף המערכת מאפשרת לכם לנהל את כל התהליכים הפנימיים בארגון מקצה לקצה וכן ליצור אוטומציות ואינטגרציות עם תוכנות אחרות לפי הצורך.
​