מנהלים ועד בית? מערכת SUMIT מאפשרת לך ניהול מלא של ועד הבית מקצה לקצה, בהתאם לכל החוקים והתקנות בנושא.
ניתן לחלק את רכיבי הניהול הבסיסיים הנדרשים ממך ל-4 חלקים:
ניהול הגביה
ניהול ההכנסות
ניהול ההוצאות והספקים
ניהול התקשורת עם הדיירים
להלן פירוט על כל אחד מרכיבים אלה והדרך בה מערכת SUMIT יכולה לסייע לך בניהול שוטף תקין וקל של כל אחד מהם.
ניהול חובות הדיירים והגביה
החלק הכי חשוב בכל ועד בית הוא החלק של קבלת התשלומים מהדיירים, הן התשלומים השוטפים והן התשלומים המיוחדים.
כדי לא לפספס שום דייר ושום חוב, מומלץ לעבוד ב-3 שלבים, כאשר לעיתים נדרשים שלבי ביניים נוספים:
יצירת דרישת תשלום לדייר
הגשת הדרישה לתשלום
ביצוע ותיעוד התשלום
בסעיפים הבאים יוסבר כיצד לנהל במערכת כל אחד משלבים אלה בצורה מסודרת, כך שלא נשכח שום דייר או חוב ונבצע את הנדרש מאתנו על פי החוק בצורה תקינה.
המערכת מאפשרת לוועדי בתים להוציא מסמכי דרישת תשלום לדיירים.
דרישת התשלום, כשמה כן היא, הוא מהווה את החשבון לדייר ומסמנת עבור ועד הבית ועבור כל דייר ודייר את יתרת החוב של אותו דייר לוועד.
ביצירת דרישת התשלום נזין את פרטי הדייר, את סוג התשלום הנדרש (תשלום שוטף, גביה חד פעמית וכו') את גובה התשלום הנדרש, ולבסוף את הסכום הסופי של החוב.
המערכת מאפשרת לכם לצרף למסמכי דרישת התשלום תוכן קבוע, כמו למשל את תקנון הבית המשותף ועוד. ניתן לקרוא על זה בהרחבה כאן ».
לאחר שיוצרים מסמך מסוג "דרישת תשלום" הוא מסומן אוטומטית במערכת כמסמך פתוח. כלומר, המערכת מזהה אותו כמסמך שמצביע על חוב פתוח של הדייר לוועד.
ניתן לראות דו"ח שמציג את כל דרישות התשלום הפתוחות במסך הדוחות של המערכת, וכך לדעת איזה דיירים חייבים כרגע כסף לוועד ועבור מה.
ניתן לנהל את החוב בצורה מתקדמת, על ידי הגדרת תנאי תשלום בכל דרישת תשלום. כך למשל ניתן להגדיר לכל דייר בחשבון שלו שהתשלום יהיה מיידית או בשוטף+30 וכו', בהתאם לתקנון הבית המשותף ושיטת העבודה בוועד הבית.
כאשר דייר משלם לוועד עבור דרישת תשלום מסוימת, ניתן ליצור ישירות מתוכה מסמך חשבון/קבלה, המעיד מבחינה חוקית על קבלת התשלום מהדייר וסילוק החוב. חשוב לשים לב שהחוק מחייב אתכם להפיק את המסמך הזה מיד בעת קבלת התשלום.
המערכת תיצור עבורך טיוטת מסמך חשבון/קבלה ראשונית הזהה לדרישת התשלום וניתן לערוך אותה בהתאם לצורך, בטרם הפקת המסמך הסופי והשליחה לדייר.
לקריאה נוספת על סוג המסמך "חשבון/קבלה" וההשלכות החשבונאיות והחוקיות שלו ניתן ללחוץ כאן »
💡 ניתן להוסיף חתימה דיגיטלית אוטומטית שלך לכל מסמכי חשבונות העסקה והקבלות, כך שהדיירים יקבלו מכם מסמכים חתומים מאושרים דיגיטלית.
ניהול הכנסות הוועד
המערכת מאפשרת לכם לצפות בנתוני ההכנסות של הוועד ולקבל דוחות חכמים המתעדכנים בזמן אמת בהתאם למצב ההכנסות המדויק של הוועד בכל רגע נתון.
במסך הראשי של מודול הכנסות תוכלו לראות בכל עת את פירוט כל מסמכי ההכנסה שלכם, כאפשר ניתן לבחור שם לראות פירוט של מסמכים לפי סוג מסוים או לראות את הנתונים בחתכים מסוימים בהתאמה אישית בהתאם לצרכי הוועד.
ניתן גם לראות את פירוט הכנסות הוועד לתקופת זמן נתונה, בפירוט לפי סוגי התשלומים שגביתם ואופן קבלת התשלומים.
כלל דוחות ההכנסות המלאים זמינים עבורכם בתפריט הדוחות תחת מקטע ניהול ההכנסות.
הצפיה בדוחות תאפשר לכם לקבל החלטות ניהוליות מושכלות על מנת לאפשר ניהול ועד תקין ולשמור על מאזן חיובי.
ניהול ההוצאות והספקים
מודול הוצאות מאפשר לכם לנהל בצורה מסודרת את כל הוצאות הוועד. ניתן להעלות למערכת את כל צילומי החשבוניות או הקבלות שקיבלתם מהספקים עבור רכישת מוצרים או שירותים עבור הבית. המערכת תבצע עבורכם סריקה חכמה של פרטי ההוצאה ותאפשר לכם לתייק כל הוצאה תחת סעיף ההוצאה המתאים.
כמו כן ניתן לנהל תהליך מלא של הזמנות סחורה ושירותים מספקים, משלב ההזמנה מהספק, דרך קבלת הצעת המחיר ודרישת התשלום של הספק ועד לתיעוד ביצוע התשלום עצמו. בעבודה מסודרת בהתאם לשלבים אלה תוכל לקבל מהמערכת דוחות מקיפים שיראו לכם בכל רגע נתון את החובות העתידיים שלכם לספקים, את מצב התשלומים שלכם, את פירוט ההוצאות שלכם לפי סוגי הוצאה ועוד.
כמו כן ניהול ההוצאות יחד עם ניהול ההכנסות בצורה מסודרת יאפשר לכם לקבל מבט מלא אחר כל פעילות הוועד, גם בצד ההכנסות וגם בצד ההוצאות. המערכת תציג בפניכם מספר דוחות חשובים כולל דו"ח רווח והפסד תפעולי שמציג את המצב הפיננסי שלכם בוועד בכל רגע נתון.
למידע נרחב על האפשרויות הכלולות בשימוש במודול הוצאות ותהליך ניהול ההוצאות המלא במערכת ניתן לקרוא כאן ».
ניהול התקשורת עם הדיירים
מודול לקוחות מאפשר לכם לנהל את כל התקשורת עם הדיירים בצורה מסודרת.
בבסיס המודול קיימת תיקיה הכוללת את כרטיסי הדיירים ("לקוחות" ועד הבית), בהם ניתן להזין את כל הפרטים הנדרשים לשמירה על קשר איתם.
מעבר לזה המודול כולל רכיבים מתקדמים יותר כמו למשל אפשרות לשמור את תאריכי ימי ההולדת של הדיירים וכך לקבל תצוגה עדכנית של ימי ההולדת הקרובים כדי שתוכלו לזכור לאחל מזל טוב בזמן הנכון, אפשרות לשמירת הערות לתיעוד כל האינטרקציות בתקשורת השוטפת עם הדיירים (למשל תיעוד שיחות טלפון או פגישות) ועוד.
לקריאה נרחבת על אפשרויות ניהול הדיירים ניתן לקרוא כאן »
מעבר לכך, המערכת כוללת מודולים מובנים של שליחת מסרים במייל או בסמס לרשימת תפוצה של כל דיירי הבית המשותף. המערכת מאפשרת לכם ליצור מסרים מעוצבים לשליחה במייל על מנת לשמור על תקשורת פתוחה מול הדיירים. ניתן גם לעדכן את הדיירים בהתאם לפילוחים חכמים שלהם שהמערכת מאפשרת לך באופן אוטומטי, באמצעות שליחת הודעות סמס. לדוגמה ניתן לשלוח התראה חודשית אוטומטית ללקוחות שמתעכבים בתשלום דמי הוועד.
לקריאה נרחבת על המודולים הללו ניתן לקרוא כאן:
סיכום
לסיכום, מערכת סאמיט מאפשרת לכם לנהל את ועד הבית שלכם כבר מהיום הראשון, ומספקת עבורכם מענה מקיף לכל צרכי הוועד והבית המשותף, גם בהיבט ניהול פעילות הוועד וגם בהיבט החוקי.
המודולים הבסיסיים המומלצים לוועד בתחילת הדרך הינם: ניהול הכנסות, ניהול הוצאות, וכן המודולים שמאפשרים גביה בהתאם לצרכי הוועד.
במידה ותרצו לשמור על תקשורת יעילה עם הדיירים מומלץ להשתמש במודולים לניהול התקשורת: דיוור במייל ושליחת סמסים.