העברת הוראות הקבע שלכם ממערכת אחרת אל מערכת SUMIT היא שלב חשוב מאוד בהשלמת המעבר לניהול מלא של העסק שלכם ב-SUMIT.
לרוב נבצע את השלב הזה לקראת סוף תהליך ההטמעה של המערכת בארגון שלכם.
להלן הסבר מקיף על השלבים השונים שיש לבצע, כולל שלבים מקדימים שיעזרו לכם לסיים את התהליך בקלות ובצורה מאורגנת בלי לשכוח שום דבר.
החלטות שכדאי לקבל לפני ביצוע המעבר (אבל אפשר גם אחרי :)
לפני תחילת התהליך, כדאי לסיים את תהליך ההצטרפות לשירותי הסליקה של SUMIT, בין אם באמצעות הקמת מסוף עם חברת אשראי או באמצעות חברת מאגד, וכן את תהליך ההצטרפות לשירותי הגביה במס"ב (הוראות קבע בנקאיות). ניתן כמובן גם לבחור לעבוד רק עם אחת מהשיטות הנ"ל.
כמו כן, בנוגע להוראות קבע באשראי, כדאי להחליט האם תעדיפו לעבוד בשיטה של קבלת פטור מ-CVV מחברת האשראי, או עם מסוף יעודי להוראות קבע.
במידה ותחליטו לעבוד עם מסוף יעודי תוכלו גם להצטרף לשירותים המתקדמים של החלפות כרטיסי אשראי והחזרות חיובים.
במידה ואתם גובים בהוראות קבע בנקאיות תוכלו להצטרף לשירותים המתקדמים של הרשאות מס"ב והחזרות מס"ב.
מיד לאחר מכן מומלץ להתחיל לבצע את המעבר עצמו כדלהלן:
שלבי ביצוע המעבר
לפני הכל - כדי לבצע העברה מלאה של הלקוחות שלכם. לרוב נבצע את זה באמצעות יצוא קובץ אקסל מהמערכת הקודמת ויבוא של הקובץ בעזרת תבנית יבוא לקוחות. הסבר מלא כאן »
במידה ותרצו להעביר ל-SUMIT גם את ההיסטוריה החשבונאית, מומלץ לבצע את זה מיד לאחר העברת הלקוחות. כך שמספרי המסמכים הישנים ישמרו, והמסמכים החדשים שיופקו במערכת ימשיכו את המספור הקיים שלכם.
את יבוא המסמכים הראשוני נבצע לרוב על ידי יבוא קובץ במבנה אחיד, אם כי ניתן להעביר גם באקסל במידת הצורך.
הסבר מלא כאן »לאחר העברת כל המסמכים ובדיקה שהכל עלה באופן תקין וזהה למה שאתם רואים במערכת הקודמת שלכם, כדאי להגדיר את המספור הראשוני של המסמכים שיופקו מכאן ולהבא. הסבר מלא כאן »
בשלב הבא, חשוב לוודא שההגדרה האם להזין את הסכומים במערכת לפני או אחרי מע"מ מוגדרת לפי מה שנכון לארגון שלכם. הגדרה זו תשפיע ישירות על הוראות קבע חדשות שיוגדרו במערכת. הסבר מלא כאן »
לאחר מכן כדאי לקבל את ההחלטה לגבי שיטת ניהול החוב המועדפת עליכם. המערכת שלנו מאפשרת מגוון רחב ביותר של שיטות לניהול הגביה והחוב, אבל ההחלטה העיקרית שתצטרכו לקבל בשלב הזה היא האם להשתמש בשיטת הגביה הרגילה, כלומר חיוב מיידי של כל לקוח במועד החיוב התקופתי שלו, או בשיטת ניהול החוב שיוצרת מסמך חוב ולאחר מכן מחייבת אותו, מה שמאפשר לכם לנהל גם את יתרת החוב של הלקוחות בצורה מסודרת במערכת.
הסבר מלא כאן »כעת תוכלו להגדיר האם ברצונכם להציג את יתרת החוב בכרטיסי הלקוחות במערכת, ואם כן בהתאם לאיזו שיטה. כלומר איזה סוג/י מסמכ/ים יוצר/ים מבחינתכם חוב ואיזה סוג/י מסמכ/ים סוגר/ים את החוב. הסבר מלא כאן »
בשלב הבא, מומלץ לעבור על הגדרות מודול הוראות קבע, ולבחור את ההגדרות שמתאימות לצרכים המדויקים שלכם.
הגדרות חשובות שכדאי לשים לב אליהן:
- אמצעי תשלום שתרצו לאפשר ללקוחות לשלם בהם (אשראי ו/או הו"ק בנקאיות)
- סוג המסמך שיופק בעת ביצוע חיוב בהו"ק (ברירת המחדל: חשבונית מס/קבלה)
- האם לעבוד בשיטה הרגילה או בשיטת ניהול חוב (כנראה שהגדרתם את זה כבר בסעיף 5 לעיל)
- האם לבצע את החיובים בכל חודש באופן אוטומטי או שהחיובים ימתינו עבורכם לסימון ידני של ביצוע בפועל.
- צורת טיפול בכשלונות חיוב.
- תמיכה בהצמדת מחירים.
- הגדרת חודש יחוס לחיובים.
- שיטת שליחת העדכונים וההתראות לעסק והלקוח בכל מקרה של חיוב או כשלון חיוב.עכשיו אפשר לבצע את העלאת נתוני הוראות הקבע הפעילות של הלקוחות שלכם.
חשוב לשים לב שבמרבית המקרים לא תוכלו לקבל מהמערכת הקודמת שלכם את פרטי כרטיסי האשראי עצמם, ולכן מה שיעבור בשלב הזה הוא רק ההגדרה של מועדי החיוב, השירותים והסכומים של כל לקוח. הסבר מלא כאן »בסיום טעינת הוראות הקבע, כדאי לבצע בדיקה מדגמית ולבדוק שהכל עלה כמצופה. במידת הצורך ניתן לבצע תיקונים ושינויים בפרטי ההוראות.
לאחר מכן מומלץ לשלוח קישור לכלל הלקוחות המשלמים הפעילים, לדף יעודי של המערכת לעדכון אמצעי התשלום. המערכת יכולה לשלוח אוטומטית לכל הלקוחות שתבחרו את הקישור לשם והלקוחות יוכלו להזין בעצמם את אמצעי התשלום שלהם ובכך להפעיל את הוראות הקבע שטענתם. במידה וכבר העליתם את אמצעי התשלום יחד עם הוראות הקבע, אפשר לדלג על השלב הזה.
הסבר מלא כאן »
וזהו, בשעה טובה! סיימתם את כל מה שנדרש ומעכשיו המערכת פשוט תעבוד בשבילכם ותחסוך לכם זמן יקר במקסימום יעילות ואפקטיביות בגביה.
בהצלחה!