את המספור (הספרור) ההתחלתי של סוג מסמכים מסוים (חשבוניות, הצעות מחיר, קבלות וכדומה), ניתן לקבוע בעת יצירת המסמך הראשון, בחלון שקופץ לפני הפקת המסמך.
ניתן לצפות ולערוך את המספור של המסמכים השונים בלחיצה כאן.
הגדירו את מספר המסמך שממנו ימשיך המספור.
לדוגמה, אם תגדירו את המספר 10, המסמך הבא שיופק מאותו סוג יקבל את המספר 10, והמסמכים הבאים אחריו ימשיכו לפי הסדר.
מספור (ספרור) של מסמך ספציפי, לא ניתן לשנות אחרי שנשמר, כמו נתונים רבים שלא ניתן לשנות אחרי שמירת מסמך על פי התקנות.
במקרה ואתם רוצים לעדכן את המספור של סוג מסמכים מסוים, ניתן לעשות זאת.
אחרי שהופק מסמך, שינוי מספור הינו תמיד למספור גבוה יותר.
שימו לב שפעולה זו הינה פעולה רגישה ביותר ולא ניתן לחזור אחורה ממנה.
מספור חשבוניות עסקה ודרישות תשלום
אם אתם מפיקים גם חשבוניות עסקה וגם דרישות תשלום, מומלץ במיוחד להגדיר לכל אחד מסוגי המסמכים סדרת מספור נפרדת, ללא חפיפה בין המספרים.
ביצוא למבנה אחיד, דרישות תשלום מיוצאות כחשבוניות עסקה. לכן, אם קיימות לדוגמה חשבון עסקה מספר 1000 ודרישת תשלום מספר 1000, שתיהן יופיעו בקובץ המבנה האחיד כחשבון עסקה מספר 1000. כפילות כזו עלולה לגרום לבעיה בקליטת הקובץ במערכת הנהלת החשבונות.
כדי למנוע זאת, מומלץ לבחור מראש טווחי מספור שונים באופן מובהק.
לדוגמה, ניתן להתחיל את מספור חשבוניות העסקה ב-1000 ואת מספור דרישות התשלום ב-10000.
חשוב להקפיד על כך במיוחד בעת מעבר ממערכת אחרת או בעת הגדרת המספור הראשוני במערכת.