מערכת SUMIT Books בנויה על עקרונות עבודה שמטרתם לייעל את עבודת הנהלת החשבונות, לאפשר שיתוף פעולה יעיל בין המשרד ללקוח, ולשמור על עבודה מסודרת, אוטומטית וגמישה.

במערכת קיימת הפרדה בין צד הלקוח לבין צד המייצג:

כלומר, הלקוח עובד בעסק והמייצג מנהל את הנהלת החשבונות בתיק.

לקריאה מורחבת על ההבדל בין עסק לתיק, לחצו כאן »

המערכת מאפשרת סנכרון בין פעילות העסק לבין תיק הנהלת החשבונות.

צילומי הוצאות יופיעו בתיק מיד לאחר העלאה מצד העסק.

תנועות יומן בגין הכנסות והוצאות (במצב ניהול הוצאות מלא) יופיעו בתיק רק לאחר ביצוע פעולה יזומה של קליטת נתונים מהעסק לתיק.

לקריאה מורחבת על קליטת נתוני הכנסות מהעסק לתיק, לחצו כאן »

לקריאה מורחבת על קליטת נתוני הוצאות מהעסק לתיק, לחצו כאן »

ניתן לאפשר ללקוח צפייה בנתוני הנהלת החשבונות של התיק בזמן אמת.

הגישה היא לצפייה בלבד, ללא אפשרות לבצע פעולות, ומאפשרת ללקוח להפיק דוחות ולעקוב אחר נתוני הנהלת החשבונות.

לקריאה מורחבת על הנגשת נתוני הנהלת החשבונות ללקוחות, לחצו כאן »

הגדרות ראשיות של מודול הנהלת החשבונות קובעות את ברירות המחדל לכלל התיקים במערכת.

בנוסף, לכל תיק ניתן להגדיר הגדרות נפרדות וייעודיות עבורו.

לקריאה מורחבת על הגדרות מודול הנהלת החשבונות, לחצו כאן »

אזור "ניהול המשרד" כולל פעולות, הגדרות ומסכים משותפים לכלל התיקים במערכת.

לקריאה מורחבת על ניהול המשרד, לחצו כאן »

בעת הוספת חשבון בנק או אשראי לסנכרון, המערכת מבקשת את פרטי ההתחברות לאתר הבנק ולא מספר חשבון ספציפי.

הוספת החיבור הראשונית תוסיף באופן אוטומטי את כלל החשבונות הזמינים תחת אותם פרטי התחברות.

לקריאה מורחבת על סנכרון חשבונות בנק ואשראי, לחצו כאן »

תבנית תיק מרכזת את מבנה העבודה החשבונאי בתיק וכוללת קודי מיון, אינדקס כרטיסי חשבון וסוגי תנועה.

לקריאה מורחבת על תבניות תיק, לחצו כאן »

בתיק חד צידי, השימוש בסוג התנועה קובע הן את חשבון ההכנסה/הוצאה שמשתתף בתנועה והן את אופי התנועה (מע"מ/ ניכוי וכו').

בתיק כפולה, סוג התנועה משמש כתבנית לתנועות בהן היחס אינו %100 לחשבון החובה ו 100% לחשבון הזכות.

לקריאה מורחבת על יצירת סוגי תנועה, לחצו כאן »

קודי המיון נועדו לשמור על סדר וארגון פנימי במערכת, לשימושים שונים, ובעיקר לטובת הפקת דוחות, בין היתר לטובת דוח מאזן בוחן.

לקריאה מורחבת על עבודה עם קודי מיון, לחצו כאן »

סוג החשבון הוא זה שמכתיב את ההתנהגות החשבונאית והמערכתית - חשוב להגדיר נכון (ספק, לקוח, בנק, הכנסות וכו').

לקריאה מורחבת על סוגי כרטיסי החשבון, לחצו כאן »

כל תנועה תקבל ערך בשדה תקופת דיווח מע"מ/ מקדמות/ ניכויים בה המערכת מתעדת לאיזה דוח נכנסה התנועה.

תנועה שכבר דווחה לא תופיע לדיווח נוסף.

תנועה שאין לה חודש דיווח, תמתין אוטומטית לדיווח.

לקריאה מורחבת על דיווחים תקופתיים, לחצו כאן »

המערכת לומדת את הרגלי הרישום לפי מספר העוסק של ספק החשבונית.

סוג התנועה וחשבון ההוצאה נשמרים בכרטיס הספק כברירת מחדל, ובתיוקים הבאים המערכת תציע אותם באופן אוטומטי.

לקריאה מורחבת על מסך מנה, לחצו כאן »

כל תנועה שנרשמת במנה פתוחה נשמרת בקובץ הקבוע ותופיע בכלל המסכים והדוחות, כולל התאמות בנק.

זאת בכפוף לכך שלא מסומנת האפשרות "הצגת תנועות ממנות סגורות בלבד"

ניתן לחשב ניכוי במקור באופן אוטומטי באמצעות סוג תנועה, או להזין את סכום הניכוי ידנית בעת רישום התנועה.

לקריאה מורחבת על ניכוי במקור, לחצו כאן »

פעולת סטורנו יוצרת תנועה הופכית לתנועה המקורית לצורך ביטול ותיעוד חשבונאי תקין.

ניתן לבחור בין היפוך צדדים לבין היפוך סימון חשבונאי.

לקריאה מורחבת על יצירת סטורנו, לחצו כאן »

כל תנועות היומן בתיק זמינות במסך "כל תנועות היומן".

ניתן לבצע איתור מתקדם של תנועות באמצעות פילטרים וסינונים שונים.

לקריאה מורחבת על איתור תנועות, לחצו כאן »

במהלך רישום תנועה במנה ניתן לצפות בקלות בתנועות האחרונות של כרטיס החשבון.

לקריאה מורחבת על צפייה בתנועות אחרונות, לחצו כאן »

לדוח רווח והפסד ייכנסו כל החשבונות שסוג החשבון שלהם הוא הכנסות או הוצאות — ללא קשר לקוד המיון שלהם.

זהו הבדל מהותי לעומת מערכות אחרות שבהן קודי המיון משפיעים על הכללת החשבון בדוח.

לקריאה מורחבת על דוח רווח והפסד, לחצו כאן »

לדוח מאזן בוחן ייכנסו כלל החשבונות מאינדקס כרטיסי החשבון.

החשבונות יוצגו לפי סדר אלפא־נומרי של קודי המיון אליהם הם משויכים.

לקריאה מורחבת על מאזן בוחן, לחצו כאן »

הגדרות המאזן נשמרות ותקפות ללא קשר לטווח התאריכים שנבחר להצגת הדוח.

בשונה ממערכות אחרות, גם כאשר בוחרים להציג תקופה מסוימת בלבד, המאזן עדיין יכלול יתרות פתיחה מתקופות קודמות, אלא אם הוגדרה האפשרות "הסתרת יתרות פתיחה".

ברירת המחדל נועדה להבטיח הצגת יתרות מאזניות בצורה נכונה.

כאשר טרם בוצעה סגירת שנה, ניתן להציג יתרות תוצאתיות משנים קודמות תחת "עודפים" באופן פיקטיבי.

לקריאה מורחבת על יתרות מתקופות קודמות במאזן, לחצו כאן »

בדוח מע"מ המערכת תכלול תנועות המכילות חשבון מסוג הכנסות או הכנסות פטורות וכן תנועות המכילות חשבון מע"מ (עסקאות, תשומות, תשומות ציוד ותשומות יבוא).

לקריאה מורחבת על דוח מע"מ, לחצו כאן »

לדוח ניכוי מס במקור מספקים ייכנסו כל תנועות היומן המכילות חשבון מסוג ספק כנגד חשבון מסוג קופות/ בנקים או חו"ז בעלים.

גם תנועות ללא סוג תנועה ייכללו בדוח.

לקריאה מורחבת על דוח ניכויים, לחצו כאן »

לדוח מקדמות ייכנסו כל התנועות שנרשמו לחשבון מסוג הכנסות או הכנסות פטורות - ללא קשר לסוג התנועה.

לקריאה מורחבת על דיווח מקדמות, לחצו כאן »

לאחר רישום פקודות נוספות והגשת הדוח השנתי, יש לבצע סגירת שנה.

תהליך זה מאפס את החשבונות התוצאתיים ומעביר את יתרת הרווח או ההפסד לחשבון העודפים.

לקריאה מורחבת על סגירת שנה, לחצו כאן »