אנחנו ממליצים ללקוחות להעלות את צילומי ההוצאות במודול הוצאות. יש לקוחות שבוחרים בנוסף גם לנהל את ההוצאות באופן מלא, במצב ניהול הוצאות מלא במודול הוצאות.

תוכלו לבחור באם לייבא את צילומי ההוצאות בלבד - בדיוק כפי שהם מועברים באמצעות "העלאת הוצאות" במודול הוצאות, או באם לייבא את ההוצאות באופן מלא - קליטת תנועת יומן מכל הוצאה שעברה תיוק על ידי הלקוח במצב ניהול הוצאות מלא.

בשיטה זו נקלטים רק צילומי המסמכים שהלקוח העלה למערכת.

משרד הנהלת החשבונות רואה את המסמכים ויכול לתייק אותם ידנית ולבצע פקודות יומן.

שיטה זו מתאימה ללקוחות שמעלים צילומי חשבוניות/קבלות בלבד, מבלי לרשום בעצמם נתוני הנה"ח.

היתרון: פשוט, מהיר, שומר על שליטה מלאה אצל מנהל החשבונות.

החיסרון: העבודה החשבונאית נעשית כולה במשרד רו"ח.

נכנסים אל תיק הלקוח, תחת "קבצים", בוחרים ב"תיוק קבצים".

במידה ואין מנה לקליטה, המערכת תציג הודעה בה ניתן לבחור את המנה הרצויה לקליטת ההוצאות.

לאחר לחיצה על "תיוק קבצים", תופנו למסך תיוק קבצים.

לקריאה מלאה על מסך תיוק קבצים, לחצו כאן »

על מנת שהאפשרות של יבוא מסמכי הוצאות מהעסק תהיה זמינה לשימוש בתיק - יש לשלוח פניה בצ'אט לצוות התמיכה, עם קישור למסך הגדרות התיק הרלוונטי ואנו נפתח עבורכם את האפשרות.

לאחר הפעלת ההגדרה ע"י צוות התמיכה, יופיע במסך התיק הראשי כפתור "יבוא מסמכי הוצאות מהעסק".

המערכת תציג את התנועות ליבוא, ואתם תצטרכו לבחור את סוג התנועה כדי לקלוט אותה במערכת.

יש למלא את סוג התנועה בכל התנועות כדי לקלוט בהצלחה את התנועות למנה.

אחרי שסימנתם את סוג התנועה, יש ללחוץ על כפתור "טעינה", המערכת תקלוט את התנועות ותציג הודעה שהתנועות נקלטו בהצלחה.

ברכות! התנועות שלכם נקלטו למערכת בהצלחה ואתם מועברים למסך עבודה על המנה.

זאת ההזדמנות להזכיר את החשיבות של הגדרת הוצאות נכונה על ידי הלקוחות שמשתמשים בניהול הוצאות, ולוודא שהם מגדירים הוצאות כוללות ולא כוללות מע"מ. למשל, שכירות עם מע"מ או בלי מע"מ וקבלן משנה עוסק פטור לעומת עוסק מורשה. יש לוודא שביצירת פריטי ההוצאה הלקוחות מציינים בשם הפריט אם ההוצאה כוללת מע"מ או לא.

אם הם לא יעשו את זה, קליטת הוצאות בשיטה המלאה לא תהיה נכונה (כי לא תוכלו לזהות שמדובר בשני סוגי תנועה שונים), ותוכלו לעלות על זה רק בביקורת ההוצאות.