המערכת מאפשרת לכם לנהל את הגביה שלכם באמצעות הוראות קבע (באשראי ו/או באמצעות מס"ב) ב-2 שיטות: שיטת חיוב ישיר ושיטת ניהול חוב.
מדריך זה נועד לעזור לכם להחליט מה השיטה המתאימה יותר עבורכם וכיצד להגדיר את הוראות הקבע אצלכם בהתאם.
ככלל, שיטת החיוב הישיר מתאימה יותר לעסקים קטנים עם מספר מועט של הוראות קבע, כאשר אין צורך לנהל בצורה מרוכזת את כלל יתרת חוב הלקוחות.
היתרון העיקרי של השיטה הזאת היא בפשטות ובמהירות שלה.
שיטת ניהול החוב מיועדת לעסקים וארגונים עם מספר בינוני ומעלה של הוראות קבע פעילות, או לעסקים וארגונים שמעוניינים לשלוט במצב החוב של הלקוחות בכל רגע נתון ולדעת מי חייב לכם כסף וכמה.
היתרון העיקרי של השיטה הזאת היא בכך שהיא מאפשרת לכם לשלוט באופן מלא במצב החוב של כלל הלקוחות שלכם, ישירות בתוך המערכת ולטפל בצורה יותר אפקטיבית במקרים של פערי גביה.
מומלץ לשלב את 2 השיטות, ובמיוחד את שיטת ניהול החוב עם המודולים המתקדמים של הגביה באשראי ובמס"ב:
מודול החלפות כרטיסי אשראי
מודול החזרות אשראי
מודול הרשאות מס"ב
שיטת חיוב ישיר
השיטה "הרגילה" והפשוטה לניהול הוראות קבע במערכת, מתבצעת על ידי הגדרה חיוב ללקוח/ה, וביצוע אוטומטי (או ידני) של החיוב.
זה נכון גם ללקוחות שמשלמים באמצעות אשראי וגם ללקוחות שמשלמים באמצעות מס"ב.
השיטה הזו מתאימה להרבה מאוד סוגים של עסקים, והיא נהדרת!
במסגרת השיטה הרגילה, הטיפול בבעיות חיוב מתבצע באמצעות "הוראות קבע דורשות טיפול", תצוגת מערכת שמראה את כל הוראות הקבע שכרגע לא מחויבות.
ליצירת הוראת קבע בשיטת חיוב ישיר יש להכנס למודול הוראות קבע וללחוץ על הכפתור הכחול של יצירת הוראת קבע.
ניתן גם ליצור הוראת קבע מהירה בלחיצה על כפתור "יצירת הוראת קבע" תחת "פעולות מהירות".
שיטת ניהול חוב
שיטת ניהול החוב, עובדת קצת אחרת.
במקום להגדיר הוראת קבע, מגדירים מסמך מחזורי. בברירת המחדל של המערכת המסמך הזה יהיה דרישת תשלום, אבל אפשר לשנות אותו גם לחשבון עסקה אם מעדיפים.
בשיטה הזו, המערכת מייצרת את המסמכים ("החוב") של הלקוח, בין אם הוא משלם בפועל ובין אם הוא לא. כך ניתן תמיד לראות את מצב החוב האקטואלי של הלקוחות (תחת דוחות, דרישות תשלום פתוחות).
לקוחות שמשלמים באמצעות אשראי/מס"ב, החוב שלהם ייפרע מיידית.
לקוחות שמשלמים במזומן/העברות בנקאיות/שיקים, דורשים כניסה שלכם אל דרישות התשלום, והפקת חשבונית/קבלה מתוכם על מנת לסגור את החוב.
ליצירת הוראת קבע בשיטת ניהול חוב, יש להכנס למודול הוראות קבע וללחוץ על הכפתור הלבן של יצירת מסמך מחזורי.
ניתן גם ליצור מסמך מחזורי במהירות בלחיצה על כפתור "יצירת מסמך מחזורי" תחת "פעולות מהירות".
הגדרות נדרשות לשיטת ניהול החוב
תחת הגדרות הוראות קבע, יש לבחור חיוב אוטומטי של דרישות תשלום (אלא אם מעדיפים חיוב ידני דרך מסך "חיוב הוראות קבע ממתינות" או במקרה שבו בוחרים בהפקת חשבון עסקה או חשבונית מס בתור מסמך מחזורי)
חיובים בסכום משתנה
הרבה סוגי עסקים לא צריכים לחייב את הלקוחות שלהם כל חודש באותו סכום, אלא צריכים סכומי חיוב משתנים.
אם כמות החיובים קטנה, ניתן כמובן לעדכן ידנית את סכום החיוב בשיטה הרגילה.
אבל כשהכמויות גדולות, חייבים לעבוד בשיטת ניהול החוב, ואז לרוב יש שתי דרכים ליצור את החוב בסכום המשתנה:
על ידי טעינת אקסל. כל שורה באקסל יוצרת דרישת תשלום.
על ידי פקודת API. כל פקודה יוצרת דרישת תשלום.
זיכויים
בכל השיטות, ניתן לייצר זיכויים שירדו במחזור החיוב הבא.
בשיטת החיוב המהיר, יש ליצור הוראת קבע בסכום שלילי הנמוך מסכום החיוב הכולל, שתאריך החיוב שלה זהה לתאריך החיוב של הוראת הקבע ממנה רוצים לקזז סכום.
בשיטת ניהול החוב, יש ליצור מסמך עם סכום סופי שלילי, עם תאריך פרעון זהה לתאריך הפקת המסמך המחזורי ממנו רוצים לקזז את הסכום.
חשוב: סכום הזיכוי חייב להיות נמוך מסכום החיוב המזוכה.
כלומר, הסכום הכולל של החיוב בקיזוז הזיכוי, חייב להיות גדול מ-0.
במידה ורוצים לזכות מחזור חיוב שלם, ניתן במקום זה להכנס להוראות הקבע וללחוץ על כפתור "דילוג על החיוב הבא".
במידה ורוצים לבצע זיכוי הגדול מסך החיוב המזוכה, אם מדובר על חיוב אשראי - יש ליצור את הזיכוי באופן ידני בהתאם להוראות כאן »
אם מדובר על חיוב מס"ב - יש לבצע את הזיכוי או לפחות את הסכום שחורג מגובה החיוב המזוכה, באמצעות העברה בנקאית או בכל אמצעי תשלום אחר העומד לרשותכם, ולהפיק חשבונית זיכוי ידנית בהתאם להוראות כאן »