על מנת לנהל תיק בסאמיט, באפשרותכם ליצור או לייבא תיק.
מה ההבדל בין יצירת תיק ליבוא תיק?
במקרה של תיק שנוהל במערכת אחרת, לרוב נשתמש בשיטה של יבוא תיקים, שיטה זו מאפשרת לצפות בהיסטוריית התנועות בתיק.
במקרה של תיק חדש ללא היסטוריה, נשתמש באופציה של יצירת תיק.
איך יוצרים תיק?
מתוך המסך הראשי של מודול הנהלת חשבונות, נלחץ על "יצירת תיק",
בשלב זה יש למלא את הפרטים הכלליים של התיק וכן את הגדרות הדיווחים התקופתיים.
הגדרות אלו יופיעו לאחר מכן בתיק שיוקם, במסך "הגדרות התיק".
בחירת תבנית
כאשר בשדה "בחירת תוכנה לייבוא נתונים היסטוריים", נבחר את האפשרות של "יצירת תיק ללא יבוא נתונים", ייפתח שדה נוסף של "בחירת תבנית דינמית"
בשדה זה נוכל לקבוע מה תהיה התבנית בתיק שיוקם.
תבנית תיק מכילה: אינדקס כרטיסי חשבון, סוגי תנועות וקודי מיון.
האפשרויות לבחירה הן:
ללא תבנית - בחירה באפשרות זו אינה מומלצת מאחר והתיק יוקם ללא תבנית כלל, לאחר הקמת התיק נדרש להקים את אינדקס כרטיסי החשבון, סוגי התנועות וקודי המיון באופן ידני או ע"י יבוא מאקסל.
תבנית דינמית - תבנית במשרד הניתנת לעריכה לפי הצורך, שימוש בתבנית דינמית מתאים לרוב כאשר יש במשרד תבנית מוכרת וקבועה של מבנה תיק, אותו נרצה להחיל על התיק החדש שמוקם.
בבחירה ב"הצגת תבניות שאינן דינמיות", נקבל 2 אפשרויות נוספות:
תבניות של המערכת - המערכת מספקת 4 תבניות בסיסיות: חברה בע"מ, עמותה, עוסק מורשה ועוסק פטור, כל אחת מהתבניות מכילה רשימה מובנית של אינדקס כרטיסי חשבון, סוגי תנועות וקודי מיון בהתאם לאופי התבנית.
תבניות שמבוססות על תיק קיים - ניתן לבחור מתוך הרשימה תיק שכבר קיים במערכת סאמיט ועליו תתבסס התבנית של התיק החדש שיוקם, כלומר המערכת תעתיק את אינדקס כרטיסי החשבון, סוגי התנועות וקודי המיון מהתיק הנבחר לתיק החדש.
חיבור תיק לעסק (צד לקוח)
במידה ועסק הלקוח כבר קיים במערכת סאמיט והתקבלה הרשאת צפיה מהלקוח, אפשר לראות את העסק תחת הכותרת "לקוחות ללא תיק" ומשם ליצור את התיק בלחיצה על "יצירת תיק" כך התיק שיוקם יהיה מקושר לעסק הלקוח.
אם לא הוקם עדיין צד עסק, קודם ניצור את התיק בהתאם להנחיות ולאחר מכן נוכל לבצע חיבור לעסק הלקוח ישירות מהתיק.