מסך הגדרות תיק

מסך הגדרות התיק במודול הנהלת החשבונות של מערכת SUMIT מרכז את כלל ההגדרות והמאפיינים של תיק הלקוח במקום אחד, בצורה מסודרת ונוחה לניהול.

הכניסה אל מסך ההגדרות מתבצעת באמצעות כניסה אל תיק הלקוח הרלוונטי, ואז "עוד > הגדרות תיק"

שם התיק - מאפשר לקבוע את שם התיק כפי שיוצג במודול הנהלת החשבונות במערכת. ניתן לבחור שם זהה לשם העסק בצד הלקוח במערכת (מומלץ!), או להגדיר שם שונה בהתאם לצורך.

מספר עוסק - מציג את מספר העוסק שהוזן בעת הקמת התיק או ביבוא שלו אל המערכת. אם יש צורך לשנות את מספר העוסק, יש לפנות אל צוות התמיכה בצ'אט במערכת ולציין את שם התיק, מספר העוסק הקיים ומספר העוסק החדש.

סוג עוסק - מאפשר להגדיר את סוג הישות של התיק, למשל חברה, עמותה, שותפות, עוסק מורשה, עוסק פטור ועוד.

הנהלת חשבונות - מאפשר להגדיר את סוג הנהלת החשבונות בתיק, חד צידית או כפולה. ההגדרה משפיעה על המסכים והאפשרויות שיופיעו בתיק, וגם על תמחור המערכת.

מנהלי התיק - מאפשר לבחור אילו משתמשים במשרד ינהלו את התיק במערכת. ניתן לבחור משתמש אחד או יותר מתוך כלל משתמשי חשבון המשרד. כדי להוסיף מנהל תיק חדש שאינו קיים במערכת, יש להוסיף אותו תחילה במסך "ניהול צוות המשרד".

מספר התיק במשרד - מאפשר להגדיר מספר סידורי לתיק, בהתאם לשיטת העבודה במשרד.

הערה חשובה לתיק - מאפשר להוסיף הערה שתופיע בראש תיק הלקוח בכניסה אליו. ההערה מיועדת להצגת מידע חשוב שצריך להיות בולט וזמין לעבודה השוטפת. ניתן לעצב את ההערה, להוסיף קישורים, צבעים והדגשות.

תדירות הדיווח - מאפשר לבחור האם התיק פטור מדיווח מע"מ, או מדווח באופן חודשי, דו חודשי, חצי שנתי או שנתי.

הדיווח הבא הנדרש - בתיקים שמדווחים למע"מ, יש להגדיר את מועד הדיווח הבא הנדרש. תאריך זה נקבע בעת יצירת התיק, ומתעדכן אוטומטית לאחר כל דיווח למועד הבא.

נדרשת הגשת דיווח מע"מ מפורט (PCN) - בתיקים שנדרשים בדיווח מע"מ מפורט, יש לסמן אפשרות זו.

מדווח באיחוד עוסקים מספר - במידה והתיק מדווח במסגרת איחוד עוסקים, יש להזין בשדה זה את מספר איחוד העוסקים.

תדירות דיווח - מאפשר לבחור האם התיק פטור מדיווח מקדמות מס הכנסה, או מדווח באופן חודשי, דו חודשי, חצי שנתי או שנתי.

הדיווח הבא הנדרש - בתיקים שמדווחים מקדמות מס הכנסה, יש להגדיר את מועד הדיווח הבא הנדרש. תאריך זה נקבע בעת יצירת התיק, ומתעדכן אוטומטית לאחר כל דיווח למועד הבא.

אחוז מקדמות מס הכנסה - מאפשר להגדיר את אחוז המקדמות של התיק לצורך חישוב הדיווחים.

מספר סידורי בפנקס מקדמות מס הכנסה - מאפשר להזין את המספר הסידורי של פנקס המקדמות, בהתאם לנתוני התיק במס הכנסה.

שם התיק לדיווח - כברירת מחדל, הדיווח מתבצע לפי שם התיק שמוגדר בהגדרות התיק. במקרה של דיווח מאוחד או צורך אחר, ניתן להזין שם חלופי לדיווח.

מספר תיק לדיווח - כברירת מחדל, הדיווח מתבצע לפי מספר התיק שמוגדר בהגדרות התיק. במקרה של דיווח מאוחד או צורך אחר, ניתן להזין מספר תיק חלופי לדיווח.

תיק לדיווח מקדמות (בן הזוג הרשום) - במקרה של דיווח מאוחד, ניתן לבחור את התיק של בן הזוג הרשום מתוך רשימת התיקים הפעילים במערכת.

תדירות דיווח - מאפשר לבחור האם התיק פטור מדיווח ניכויים, או מדווח באופן חודשי, דו חודשי, חצי שנתי או שנתי.

הדיווח הבא הנדרש - בתיקים שמדווחים ניכויים, יש להגדיר את מועד הדיווח הבא הנדרש. תאריך זה נקבע בעת יצירת התיק, ומתעדכן אוטומטית לאחר כל דיווח למועד הבא.

מספר תיק ניכויים - מאפשר להזין את מספר תיק הניכויים של התיק.

מספר זיהוי בפנקס ניכויים (102) - מאפשר להזין את מספר הזיהוי שמופיע בפנקס הניכויים.

שיטת בחירת ספקים לדיווח ניכויים (102/856) - מאפשר לקבוע אילו ספקים ייכללו בדיווחי הניכויים. ניתן לבחור האם כל הספקים ייכללו כברירת מחדל למעט ספקים שיוחרגו, או שכל הספקים יוחרגו כברירת מחדל למעט ספקים שיוגדרו להצגה.

לקריאה נרחבת על הגדרה זו, לחצו כאן »

תנועות ספק חובה ללא חשבון נגדי יופיעו בדוח ניכויים - רלוונטי למקרים שבהם תנועות התשלום נרשמות בצורה מפוצלת. בהגדרה זו, יוצגו בדוח רק תנועות שבהן כל חשבונות החובה מוגדרים כחשבונות מסוג ספקים.

תדירות דיווח - מאפשר לבחור האם התיק פטור מדיווח מקדמות ביטוח לאומי, או מדווח באופן חודשי.

הדיווח הבא הנדרש - בתיקים שמדווחים מקדמות ביטוח לאומי, יש להגדיר את מועד הדיווח הבא הנדרש. תאריך זה נקבע בעת יצירת התיק, ומתעדכן אוטומטית לאחר כל דיווח למועד הבא.

סכום תשלום חודשי - מאפשר להזין את סכום התשלום החודשי של מקדמות ביטוח לאומי. ניתן לסנכרן למערכת את קובץ המקדמות, והסכום יתעדכן אוטומטית בתיק.

לקריאה על סנכרון המקדמות למערכת, לחצו כאן »

בסיס שנתי (צפי הכנסות) - מאפשר להזין את ההכנסה השנתית המשוערת שעל פיה מחושבות מקדמות ביטוח לאומי.

שליחת תזכורות להעברת קבצים - מאפשרת לקבוע מתי תישלח ללקוח תזכורת קבועה להעברת קבצים. כברירת מחדל, ההגדרה נקבעת לפי הגדרות מודול הנהלת החשבונות של המשרד, אך ניתן להגדיר תדירות שונה עבור תיק ספציפי.

תדירות קבלת חומרים - מאפשרת לקבוע כל כמה זמן ייפתחו תקופות להעברת חומרים בתיק. כברירת מחדל, ההגדרה נקבעת אוטומטית לפי תדירות הדיווח הצפופה ביותר בתיק, אך ניתן לבחור תדירות קבועה באופן ידני.

החודש האחרון עבורו התקבלו חומרים - באופן אוטומטי בשדה יופיע החודש האחרון עבורו התקבלו חומרים. ניתן לערוך ולשנות את התאריך בהתאם לצורך.

החודש האחרון עבורו הוזנו חומרים - באופן אוטומטי בשדה יופיע החודש האחרון עבורו הוזנו חומרים בתיק. ניתן לערוך ולשנות את התאריך בהתאם לצורך.

מייצג בשע"מ עבור שידור API לרשות המסים - הגדרת המייצג תשמש עבור שידורים אוטומטיים לרשויות (דיווח מע"מ, דיווח מקדמות), ועבור תמיכה בסנכרון שורות בנקים ואשראי באמצעות בנקאות פתוחה.

ניתן לבחור מייצג מרשימת המייצגים שיצרו

מייצג בשע"מ עבור שידור API לרשות המסים - מאפשר לבחור את המייצג שישמש לשידורים אוטומטיים לרשויות, כגון דיווחי מע"מ ומקדמות מס הכנסה, וכן עבור סנכרון שורות בנקים ואשראי באמצעות בנקאות פתוחה. ניתן לבחור מייצג מתוך רשימת המייצגים שחיברו את חשבון השע"מ שלהם למערכת.

מייצג לצורכי בנקאות פתוחה - מאפשר לבחור מייצג נפרד עבור בנקאות פתוחה, במקרים שבהם המייצג שמוגדר מול הבנק או חברת האשראי שונה מהמייצג שמוגדר לשע"מ.

בחירת שיטת שידור מע"מ - מאפשרת לקבוע כיצד יתבצע ניהול שידורי המע"מ בתיק. ניתן לבחור שלא לנהל שידורים במערכת, לנהל שידור ידני שבו מסמנים ידנית שבוצע שידור, להפיק קובץ לשידור לרשות המסים, או לבצע שידור מקוון לרשות המסים באמצעות API, באופן ידני או אוטומטי בהתאם להגדרות.

בחירת שיטת שידור מקדמות מס הכנסה - מאפשרת לקבוע כיצד יתבצע ניהול שידורי מקדמות מס הכנסה בתיק. ניתן לבחור שלא לנהל שידורים במערכת, לנהל שידור ידני שבו מסמנים ידנית שבוצע שידור, או לבצע שידור מקוון לרשות המסים באמצעות API, באופן ידני או אוטומטי בהתאם להגדרות.

בחירת שיטת שידור ניכויים (102) - מאפשרת לקבוע כיצד יתבצע ניהול שידורי הניכויים בתיק. ניתן לבחור שלא לנהל שידורים במערכת, לנהל שידור ידני שבו מסמנים ידנית שבוצע שידור, או לבצע שידור מקוון לרשות המסים באמצעות API, באופן ידני או אוטומטי בהתאם להגדרות.

פענוח קבצים באמצעות AI - מאפשר פענוח אוטומטי של קבצי הוצאות באמצעות AI, בעלות נוספת לכל מסמך. רק משתמשים בעלי הרשאת "מנהל/ת" יכולים לשנות הגדרה זו. כברירת מחדל, ההגדרה נקבעת לפי ההגדרה הכללית במשרד במסך "הגדרות הנהלת חשבונות", אך ניתן לשנות אותה עבור תיק ספציפי.

כניסה לתיק עם סיסמה - מאפשר להגן על הגישה לתיק באמצעות סיסמה. הגדרת הסיסמה זמינה רק למשתמשים בעלי הרשאת "מנהל/ת" או "בעלים". משתמשים אלו לא יידרשו להזין את הסיסמה, בעוד ששאר המשתמשים יידרשו להזין אותה אחת לארבע שעות.

הצגת נתונים ללקוח/ה - מאפשרת ללקוח לצפות בנתונים חשבונאיים מתוך התיק, כגון דוח רווח והפסד, מאזן בוחן, כרטסת, קבצים ותשלומים לרשויות. כברירת מחדל, ההגדרה נקבעת לפי הגדרות המשרד במסך "הגדרות הנהלת חשבונות", אך ניתן לשנות אותה עבור תיק ספציפי. ניתן לבחור האם להציג נתונים ממנות פתוחות, סגורות, משני הסוגים או לא לאפשר הצגת נתונים כלל.

הצגת ספקים פתוחים ללקוחות - מאפשרת להציג ללקוחות בתיקי הנהלת חשבונות כפולה ספקים ותנועות פתוחות לצורך השלמת הוצאות. כברירת מחדל, ההגדרה נקבעת לפי הגדרות המשרד במסך "הגדרות הנהלת חשבונות", אך ניתן לשנות אותה עבור תיק ספציפי.

הענקת פעולות על חשבון המשרד - מאפשרת להעניק ללקוח 100 פעולות נוספות בחודש בחשבון העסק, כולל התחברות לרשות המסים לצורך קבלת מספרי הקצאה. חשבון המשרד יחויב בהתאם למחירון עבור הפעולות הנוספות.

ניהול מספר מנות פתוחות - מאפשר לנהל מספר מנות פתוחות במקביל. בתיקי הנהלת חשבונות כפולה ההגדרה פעילה אוטומטית, ובתיקי הנהלת חשבונות חד צידית ניתן להפעיל אותה לפי הצורך.

קליטת תנועות עם מפתחות חשבון - מאפשר ניהול מתקדם של מפתחות חשבון. כאשר ההגדרה מסומנת, התנועות נקלטות לפי מפתחות חשבון. כאשר אינה מסומנת, הקליטה מתבצעת לפי סוג התנועה בכרטיסים כלליים (מרכזים).

יבוא תקבולים ותשלומים - מאפשר קליטת תקבולים (קבלות) ותשלומים (תיעודי תשלום לספקים) באמצעות יבוא. בנוסף, המערכת תכלול גם תקבולים ותשלומים הממתינים לקליטה במסך הראשי של הנהלת החשבונות.

הזנת טקסט במפתחות חשבונות - מאפשר להזין אותיות ותווים נוספים במפתחות החשבון, במקום מספרים בלבד.

תמיכה בחתכים - במסלול זהב ומעלה, מאפשר שימוש בחתכים לצורך סינון ופילוח נתונים בדוחות בהתאם לצרכים חשבונאיים או ניהוליים.

כפיית דיווח חשבוניות קופה קטנה בתקופת הדיווח במע"מ מפורט - מאפשר לכלול חשבוניות קופה קטנה שמחוץ לתקופת הדיווח בתוך תקופת הדיווח במע"מ מפורט.

שדה לרישום אסמכתא להוצאות - מאפשר לבחור האם מספר האסמכתא בהוצאות ינוהל בשדה אסמכתא 1 או אסמכתא 2. ההגדרה משפיעה על השדה שבו המערכת תרשום את האסמכתא בתהליכי סריקת קבצים ובייבוא הוצאות מצד הלקוח.

אורך אסמכתא למשיכה אוטומטית בתיוק הוצאות - מאפשר להגדיר את אורך התווים לזיהוי ומשיכה אוטומטית של אסמכתא בתהליך תיוק הוצאות.

משיכת מידע אוטומטית לשדה פרטים מתוך התנועה - מאפשר לקבוע האם שדה "פרטים" בתנועה יתמלא אוטומטית מתוך נתוני התנועה.

הרשאות ניהול לעסק הלקוח/ה - מאפשר לקבוע אילו הרשאות יקבל צוות המשרד בעסק הלקוח. ניתן לבחור הרשאת צפייה בלבד, הרשאת ניהול למשתמשים בעלי הרשאת מנהל/ת, או הרשאת ניהול לכל צוות המשרד (מומלץ). כברירת מחדל ההגדרה נקבעת ברמת המשרד במסך "הגדרות הנהלת חשבונות", אך ניתן לשנות אותה עבור תיק ספציפי.

מטבע ברירת מחדל - מאפשר להגדיר את מטבע העבודה הראשי בתיק.

הזנת תנועות החל מהתאריך - מאפשר להגביל את התאריך המוקדם ביותר להזנת תנועות בתיק.

הזנת תנועות עד לתאריך - מאפשר להגביל את התאריך המאוחר ביותר להזנת תנועות בתיק.

מספר קוד מוסד לקובץ תשלום (מס"ב) - מאפשר להזין את קוד המוסד לצורך יצירת קבצי מס"ב לתשלומים לספקים באמצעות מערכת הסליקה הבנקאית.

תבנית דינמית - מאפשר לסנכרן את התיק לתבנית הנהלת חשבונות דינמית המוגדרת במערכת.