ישנם מקרים בהם משרד מנהל את הנהלת החשבונות בתוכנה אחת, לדוגמה חשבשבת או ריווחית, ואת צד העסק מנהל במערכת אחרת כמו פינבוט או פייפרלס.
במצב כזה, כדי לקבל תיק מלא הכולל גם את נתוני הנהלת החשבונות וגם את עסק הלקוח (צד הלקוח), יש לייבא את תיק הנהלת החשבונות, ולאחר מכן לייבא גם את צד העסק, שבו שמורים מסמכי הכנסה, קבצי ההוצאות ושאר המידע העסקי של הלקוח.
העבודה תתבצע בשני שלבים:
יבוא תיק הנהלת חשבונות כולל פתיחת צד עסק (צד לקוח) ויבוא נתוני הלקוח מפינבוט/פייפרלס.
יבוא תיק הנהלת חשבונות נוסף, עם גיבוי הנהלת חשבונות מהתוכנה בה נוהל התיק עצמו. הפעם ללא פתיחת עסק ללקוח (צד לקוח שכבר פתחנו בשלב הראשון).
יבוא העסק (צד הלקוח) מפינבוט/פייפרלס
יש לייבא את היסטוריית המסמכים לעסק בדיוק כפי שמייבאים תיק חדש עם צד לקוח.
להסבר על יבוא תיק מתוכנת פייפרלס לחצו כאן »
להסבר על יבוא תיק מתוכנת פינבוט לחצו כאן »
דגשים חשובים
בקליטת הגיבוי, לא לסמן "יבוא תיק ללא תנועות" בכדי שמסמכי ההוצאות שלא תויקו יעלו לתיק.
מומלץ לקרוא לתיק בשם הלקוח + פייפרלס/פינבוט. לדוגמה "ישראלי ישראלי פינבוט"
יבוא תיק הנהלת החשבונות
כדי לחסוך זמן במילוי טופס יבוא של תיק נוסף עבור אותו לקוח מתוכנה אחרת, ניתן לשכפל את נתוני התיק הקיים.
להסבר מלא על שכפול תיק ליבוא, לחצו כאן »
דגשים חשובים
במסך עריכת פרטי התיק החדש יש למחוק את קובץ הגיבוי ולהעלות גיבוי חדש מהמערכת בה מנוהל תיק הלקוח.
אין לסמן את האפשרות "הקמת עסק מומלץ". סימון אפשרות זו ייצור חשבון עסק נוסף ללקוח, בעוד שהחשבון כבר הוקם בעת יבוא צד הלקוח.
מומלץ לתת לתיק שמכיל את גיבוי הנהלת החשבונות של הלקוח את השם שבו תרצו שהתיק יופיע אצלכם, לדוגמה "ישראל ישראלי בע"מ".
מיזוג התיקים
לאחר ביצוע שתי פעולות אלו יווצרו ללקוח שני תיקים במערכת:
תיק המקושר לצד לקוח (שם לקוח + פייפרלס/פינבוט). העסק יכיל את כל היסטוריית המסמכים והתיק יכיל קבצים שלא תויקו וללא נתונים חשבונאיים.
תיק המכיל היסטוריה חשבונאית מתוכנת הנהלת החשבונות ללא עסק.
העתקת קבצי הוצאות מתיק לתיק
במידה וישנן קבצי הוצאות שלא תויקו יש להעביר אותם לתיק המכיל את ההיסטוריה החשבונאית.
להסבר המלא, לחצו כאן »
חיבור תיק המכיל היסטוריה חשבונאית לעסק הלקוח
בכניסה לתיק המכיל את ההיסטוריה החשבונאית (נקרא בשם הלקוח בלבד) יש ללחוץ על הכפתור הכחול למעלה משמאל "חיבור עסק הלקוח".
המערכת תבקש לאשר את החלפת השיוך בין התיקים.
להסבר המלא, לחצו כאן »
מחיקת התיק שנוצר לצורך יבוא היסטוריית מסמכים לעסק
יש לבצע מחיקה של התיק שנוצר לצורך יבוא ההיסטוריה לצד הלקוח בלבד.
להסבר על מחיקת התיק, לחצו כאן »
בסיום פעולות אלו יישאר במשרד תיק אחד המחובר לעסק המכיל היסטוריה חשבונאית והיסטוריית מסמכי עסק.