כרטיס הוא רשומה במערכת שמכילה מידע על פריט מסוים. כל כרטיס מורכב משדות שמכילים את המידע על אותו פריט.

לדוגמה, אם יש לנו תיקייה בשם "לקוחות", כל לקוח הוא כרטיס נפרד. בכרטיס של לקוח יכולים להופיע שדות כמו שם, טלפון ודוא"ל.

כרטיס מורכב משדות. כל שדה מכיל סוג מסוים של מידע, למשל טקסט, מספר, תאריך או קישור לכרטיס אחר.

תיקייה היא אוסף של כרטיסים.

לדוגמה, בתיקייה "לקוחות" יכולים להיות כרטיסים עבור "אפי טבע", "יניב אפרים" ולקוחות נוספים.

בתצוגה הטבלאית של התיקייה, כל כרטיס מוצג כשורה וכל שדה מוצג כעמודה.

לדוגמה:

כל כרטיס יכול להכיל ערכים שונים בשדות שלו.

להסבר על סוגי השדות והאפשרויות השונות שלהם, אפשר לקרוא בלחיצה כאן »

לכל כרטיס יש שם שמאפשר לזהות אותו במערכת.

שם הכרטיס נקבע לפי תבנית השם שהוגדרה עבור התיקייה. תבנית השם קובעת מאילו שדות בכרטיס יורכב השם שיוצג במערכת.

לדוגמה, אפשר להגדיר את שם הכרטיס כך שיורכב משם הלקוח ומספר הלקוח.

להסבר על הגדרת תבנית השם, אפשר לקרוא בלחיצה כאן »

מעבר לשם הכרטיס, לכל כרטיס ולכל תיקיה במערכת יש "מזהה".
בביצוע קריאות API ניתן לאתר או לגשת לכרטיס מסוים באמצעות המספר המזהה שלו.
​

ניתן לראות לראות את מזהה הכרטיס בשורת הכתובת בדפדפן (אחרי האות "c"), או את מזהה התיקייה (אחרי האות "f").

למשל בדוגמה להלן, כרטיס הלקוח הזה היא כרטיס בתיקיית לקוחות.
מזהה התיקייה הוא אחרי האות F (מסומן בספרה 1), ואילו מזהה הכרטיס הוא אחרי האות C (מסומן בספרה 2).

כמו כן, ניתן לקבל את המזהים של תיקייה שלמה על ידי יצוא נתונים של התיקייה בפורמט SUMIT, בלחיצה על "פעולות נוספות (...) > יצוא נתונים > יצוא בפורמט SUMIT".

​באקסל שמיוצא, מזהי הכרטיסים יופיעו בעמודה "מזהה".

בהתאם לסוג הכרטיס ולהגדרות התיקייה, ניתן ליצור כרטיסים חדשים, לצפות בהם, לערוך אותם ולבצע עליהם פעולות נוספות.

האפשרויות הזמינות לכרטיס מוגדרות במסגרת הגדרות התיקייה.

אפשר לקרוא על האפשרויות השונות במסך הגדרות התיקייה בלחיצה כאן »

בנוסף, במערכת קיימות פעולות שונות שניתן לבצע על כרטיסים. חלק מהפעולות זמינות דרך התפריט "פעולות נוספות (...)".

לדוגמה, ניתן למזג כרטיסים כפולים כאשר יש צורך לאחד מידע של כרטיסים.

ניתן לקשר בין כרטיסים באמצעות שדות מקושרים.

לדוגמה, בתיקייה "לקוחות" אפשר ליצור שדה בשם "עובד/ת אחראי/ת", שיקשר את הלקוח לכרטיס של עובד/ת מתוך תיקייה אחרת.

כך ניתן לחבר בין מידע שנמצא בתיקיות שונות במערכת.

למידע נוסף על שדות מקושרים, אפשר לקרוא בלחיצה כאן »