המערכת נותנת כלים דיגיטליים העוזרים לעסקים ועמותות בארץ לפעול בצורה יעילה ואפקטיבית. רוב משתמשי המערכת משתמשים ביכולות הפקת מסמכי ההכנסות או סליקת האשראי של המערכת. לאחר מכן, החנות הוירטואלית, מס"ב והוראות הקבע הן השימושים הנפוצים הבאים. מבחינתם, לרוב המערכת כמו שהיא - היא מעולה.

אם אתם ארגונים גדולים, ארגונים מרובי עובדים, משתמשים מתקדמים במיוחד או טכנולוגיים במיוחד, אתם לרוב תרצו להבין את המערכת יותר לעומק ואולי אפילו לשנות ולהזיז דברים טיפה כדי שיהיו יותר נוחים לכם או לצוות שלכם. הדף הזה נועד להסביר לכם לעומק איך הדברים עובדים על מנת שתוכלו לעשות את זה בעצמכם.

בכל שלב, אם תעדיפו שאיש מקצוע מטעמנו יעשה עבורכם את ההתאמה האישית, אתם מוזמנים לרכוש את שעת ההטמעה הראשונה כאן, וליצור איתנו קשר להתחלת הטיפול. בנוסף, יש כאן מילון מונחים לנוחיותכם.

לתשומת הלב, רוב התוכן של דף זה דורש את התקנת מודול ניהול תצוגות או מודול ניהול מידע כללי.

בשביל להבין את המערכת, כדאי להתחיל מהלוגיקה שסביבה היא בנויה.

שימו לב, זה קצת מסובך, אבל לאט לאט נפרק את הכל ליחידות קטנות וברורות.

מבנה המידע במערכת מורכב בצורה היררכית ממודולים > תיקיות > כרטיסים > שדות.

הכל במערכת מתחיל במודולים (יש מערכות שקוראות לזה "אפליקציה", אצלנו זה נקרא: "מודול").

המודולים הנפוצים ביותר הינן: הכנסות, הוצאות, סליקת אשראי, הוראות קבע (חיובים מחזוריים), דפי תשלום, חיוב מס"ב, דיוור במייל (ניוזלטר), שליחת סמס .
​

כל מודול, בנוי מתיקיות. כל תיקיה כזאת כוללת סוג אחד של מידע שקשור לאותו מודול. במודול הכנסות למשל, יש תיקיה של הצעות מחיר, תיקיה של חשבונית מס, תיקיה של קבלות וכו.

כל תיקייה, היא אוסף של כרטיסים. כרטיס במערכת הוא כל פעולה או מסמך שנוצרו במערכת. הכרטיס שומר את כל המידע בקשר לאותה פעולה שהתרחשה. לדוגמה: חשבונית מס מספר 12304 היא כרטיס בתיקיית חשבוניות המס. בתוך אותה חשבונית יש שדות רבים ששומרים מידע לגבי אותה חשבונית. למשל: שם הלקוח, תאריך, המוצרים שנרכשו וכו.

כל כרטיס כולל מידע בתוך שדות. שדה הוא סוג המידע הכי אטומי במערכת. למשל שדה התאריך בכרטיס של חשבונית מס מספר 12304, כולל את התאריך שבו נוצר המסמך.

להמחשה, הנה כמה פירוקים של מודול/תיקייה/כרטיס/שדה:

להרחבה על הלוגיקה הזו, קראו כאן.

לכל תיקייה, יש גם תצוגות. התצוגות הן דרכים שונות לראות את הנתונים בתיקייה, מבחינת מיון, סינון (פילטר) והשדות המוצגים בתצוגה.

בלי התצוגות, התיקיות היו בליל מידע שלא נוח להסתכל עליו בעין. התצוגות עוזרות לנו לצרוך את המידע בצורה שמתאימה בדיוק לצרכים שלנו.

בכל תיקיה קיימת תצוגת ברירת מחדל של המערכת, המציגה את כל הכרטיסים בתיקייה, ממוינים בסדר שהוא הגיוני לרוב האנשים. כשנכנסים לאותה תיקיה במערכת מקבלים את תצוגת ברירת המחדל הזאת
ובנוסף כל תיקיה מגיעה עם תצוגות מוכנות נוספות לצרכים מסוימים כמו: "חשבוניות מס פתוחות" או "לקוחות עם יום הולדת בקרוב".

הדוחות של המערכת, הם ברובם פשוט תצוגות שונות על תיקיות מוכרות.

דף הבית של רוב המודולים, הוא התיקייה הראשית בה מרוכזים הנתונים של המודולים.

למשל, במודול הכנסות, דף הבית הוא תיקיית המסמכים.

במודול סליקת אשראי, תיקיית סליקות אשראי.

במודול הוראות קבע, תיקיית הוראות קבע וכן הלאה.

במסלול התחלה ומעלה, ניתן להתקין את מודול ניהול תצוגות שמאפשר לכם ליצור תצוגות מותאמות אישית משלכם במערכת.