המידע במודול ניהול מידע כללי שמור באמצעות מנגנון פשוט ביותר, המורכב מתיקיות, שדות ומכרטיסים. שלושתם רכיבים של מערכת ניהול מידע כללי (ERP).
ניתן לערוך את ההגדרות של התיקיות, הכרטיסים והשדות, דרך "מצב עריכה" של מודול ניהול מידע כללי.
תיקייה
תיקייה הינה אוסף של כרטיסים. אוסף תיקיות מהווה מודול, במקרה הזה, מודול ניהול מידע כללי.
לכל תיקייה קיימות תצוגות, המאפשרות לראות נתונים מתוך הכרטיסים שבתיקייה, לפי פילטורים או סיכומים שונים. תיקיות מופיעות בדרך כלל בתור טבלאות.
לכל תיקייה קיימות הגדרות נוספות, עבור תצוגה נוחה יותר ושימושים שונים (לדוגמה, חסימת אפשרות מחיקת כרטיסים מהתיקייה).
כאשר לוחצים על הכפתורים השונים של התיקיות במודול ניהול מידע כללי מגיעים לתצוגה טבלאית של התיקייה. תצוגה זו מורכבת מכרטיסים (שורות) והשדות שלהם (עמודות).
לקריאה מלאה על הגדרות תיקייה במערכת לחצו כאן »
כרטיס
כרטיס הינו אוסף של שדות. אוסף כרטיסים מהווים תיקייה.
כרטיס הוא אוסף של ערכים - המתאימים לשדות.
כרטיס מוצג כשורה בתצוגה טבלאית.
לכל כרטיס, יש שם, המאפשר לזהות אותו בקלות. שם הכרטיס נקבע באמצעות תבנית השם, כחלק מהגדרות התיקייה.
לקריאה מלאה על כרטיסים במערכת לחצו כאן »
שדה
שדה הוא יחידת המידע הקטנה ביותר במערכת. אוסף שדות מהווים כרטיס.
כל שדה משויך לכרטיס מסוים בתוך תיקייה מסוימת.
כל שדה מכיל נתונים מסוג מסוים (טקסט, מספר וכו'), ומכיל הגדרות נוספות.
שדה מוצג כעמודה בתצוגה טבלאית (ואם לא, ניתן להוסיף אותו)
לקריאה מלאה על הגדרות שדה וסוגי השדות השונים לחצו כאן »
דוגמאות לשימוש בשדות, כרטיסים ותיקיות
לדוגמה, חברה המנהלת צי רכבים, תורכב באופן הבא:
התיקייה תהיה "רכבים".
בתוך תיקיית "רכבים", יופיעו הכרטיסים: "מאזדה 3", "רנו קנגו" ועוד.
הכרטיסים הללו מורכבים בעצם משני שדות: שדה "יצרן" ושדה "דגם".
בואו ניקח עוד דוגמא קלה - לקוחות.
נניח שיש לי לקוח בשם "אפי טבע". ואני רוצה לשמור בכרטיס הלקוח של אפי גם את הטלפון שלו וגם את הדוא"ל שלו.
בשביל זה יש לי תיקייה, בשם "לקוחות", ולה יש שלושה שדות: שם, טלפון ודוא"ל.
אחרי שיש לי תיקייה כזו מוגדרת (הגדרת כרטיס), אני יכול להכניס אליה כרטיסים.
כרטיס אפי טבע, כרטיס יניב אפרים וכיוצא בזאת, כשלכל אחד מהכרטיסים אני מזין את כל המאפיינים או חלק מהם.
שם הכרטיס נקבע על ידי "תבנית השם".