ניתן לחבר / למזג כרטיסים בכל תיקייה באמצעות יכולת "מיזוג כרטיסים". יכולת זאת היא מאוד מתקדמת ומאפשרת לכם לנהל את מיזוג הכרטיסים בצורה חכמה.
בשביל להגיע למסך מיזוג כרטיסים יש צורך להיכנס להגדרות תיקייה/כרטיס, ומשם ל-"מיזוג כרטיסים". המיזוג מתבצע באמצעות השוואה בין הכרטיסים על בסיס שדה מסוים, אותו בוחרים במסך המיזוג.
ניתן להשתמש בשיטה זו לטובת איחוד לקוחות כפולים, מוצרים/שירותים כפולים, או לכל תיקייה שהיא במערכת ה-CRM.
לדוגמה, עבור מיזוג מוצרים כפולים, יש להיכנס אל "מוצרים/שירותים > פעולות נוספות (...) > הגדרות תיקייה/כרטיס > פעולות נוספות ("...") > מיזוג כרטיסים".
בעת ביצוע מיזוג של כרטיסים כפולים שיש בהם מידע מקושר (למשל מסמכי הכנסה שמקושרים לכרטיס לקוח), המידע המקושר של צמד הכרטיסים יעבור יחד לכרטיס הממוזג.
מיזוג הכרטיסים יכול להתבצע ב-4 שיטות:
שיטה 1: מיזוג כרטיסים אוטומטי
השיטה הכי קלה והכי מהירה לבצע את מיזוג הכרטיסים, היא שיטת מיזוג הכרטיסים האוטומטי.
על מנת לבצע מיזוג אוטומטי יש ללחוץ כל הכפתור הכחול בראש המסך ולאחר מכן על "אישור" בהודעה שתוצג על המסך.
בשיטה זאת, ימוזגו בבת אחת כל הכרטיסים הכפולים בהם לא קיימת סתירה בערכים בכל אחד מהשדות בתיקיה.
לדוגמה, אם למשל יש לנו 2 מוצרים עם שם זהה ומחיר זהה, וכל שאר השדות של המוצרים ריקים, המערכת תמזג אותם.
לעומת זאת, אם שני המוצרים עם שם זהה אבל המחיר או כל נתון אחר שונה בכל כרטיס - הם לא יכללו במיזוג האוטומטי.
מומלץ תמיד לבצע את שיטת המיזוג האוטומטי בכניסה למסך מיזוג הכרטיסים, כדי לצמצם את מספר הכרטיסים שידרשו למיזוג בשיטות הנוספות.
שיטה 2: מיזוג כרטיסים מהיר
שיטת מיזוג הכרטיסים המהיר היא שיטה "חצי אוטומטית" שמאפשרת לכם לזהות במהירות את כל הכרטיסים הכפולים בעלי אותו שם, אך עם נתונים סותרים בשדות מסוימים של הכרטיסים.
עם הכניסה למסך המיזוג, המערכת מציגה בפניכם רשימה של כל הכרטיסים העומדים בקריטריון הזה: כרטיסים עם שם זהה, אך עם נתונים שונים בשדות מסוימים (אם כל הנתונים זהים, הכרטיסים ימוזגו כבר במסגרת המיזוג האוטומטי שמתואר למעלה).
בלחיצה על כפתור "תצוגה מקדימה", תראו בחלונית הקופצת את כל הכרטיסים הכפולים שזוהו עם אותו שם, כאשר כל אחד מהשדות בהם יש נתונים סותרים יוצג כך שתוכלו לבחור איזה נתון תרצו לשמור בכרטיס הממוזג.
המערכת תציג לכם גם את מועד יצירת כל אחד מהכרטיסים, הרבה פעמים זה יכול לעזור בהחלטה לגבי איזה נתון כדאי לשמור. למשל אם מדובר על כרטיסי לקוחות כנראה שתרצו לשמור את הערך בשדה של "איך הגיע אלינו" מהכרטיס הכי ישן, אבל לעומת זאת את הערך בשדה של "אמצעי תשלום פעיל" דווקא מהכרטיס הכי חדש, כדי להיות בטוחים שאתם שומרים את אמצעי התשלום הפעיל הנכון.
בכל מקרה שרוצים לבדוק יותר לעומק, תמיד תוכלו ללחוץ על הכרטיס עצמו, ולראות שם בפירוט את כל המידע הקשור אליו.
שיטה 3: בחירת שדה להשוואה
במצב הרגיל, המערכת מחפשת כרטיסים כפולים על סמך שם הכרטיס. אך יש מצבים שתרצו לאתר את הכפילויות דווקא על סמך שדה אחר בכרטיסים. בדיוק עבור זה נועד מצב "בחירת שדה להשוואה". במצב זה תוכלו לבחור את כל אחד משדות הטקסט בתיקיה ולאתר לפיו את הכרטיסים הכפולים.
כך למשל ניתן לאתר כרטיסים הכוללים את אותו מפתח חשבון ולבצע בהם מיזוג:
שיטה 4: בחירת כרטיסים ידנית
במצבים מסוימים, אתם יודעים שיש לכם כפילות בכרטיסים בתיקיה מסוימת, אך שמות הכרטיסים הכפולים לא לגמרי זהים וגם אין איזשהו שדה אחר שעליו אתם יכולים להסתמך באופן ודאי כדי לאתר את הכפילויות.
זה מאוד נפוץ בכרטיסי לקוחות, למשל במקרה שלקוח מסוים שילם לכם כמה פעמים בדף תשלום ורשם את השם שלו באופן מעט שונה, או בכרטיסי מוצרים שנוצרו אוטומטית בעקבות רכישות באתר.
במקרה כזה, ניתן לבחור ידנית, זוג אחד של כרטיסים בכל פעם, ולבצע בהם את פעולת המיזוג.
לאחר בחירת הכרטיסים, גם פה תוכלו לראות את פירוט הערכים בכל אחד מהשדות ולבחור את הנתון שתרצו לשמור בכל שדה.
