רקע
שדה בחירה מרשימה או שדה מקושר, הינו שדה המוביל אל כרטיס/ים במערכת.
למשל, שדה לקוח/ה הוא שדה מקושר בתיקיית מסמכים. לחיצה על הלקוח/ה בקבלה מובילה אתכם אל כרטיס הלקוח/ה.
שדה הערות בתוך תיקיית הלקוחות הינו גם שדה מקושר המקשר בין כרטיס הלקוח לבין ההערות המקושרות אליו (הוא מוגדר כשדה מרובה ערכים).
יש שתי דרכים ליצור שדות מקושרים.
כל הדרכים דורשות שאחד מהמודולים הבאים יהיו מותקן: ניהול תצוגות ו/או מודול ניהול מידע כללי.
יצירה מהירה של שדה בחירה מרשימה
השימוש הזה מתאים יותר למשתמשים מתחילים, שרוצים ליצור בחירה פשוטה מרשימה, למשל לבחור מין (זכר/נקבה) בכרטיס לקוח/ה או משהו אחר שהוא יחסית עם מעט כרטיסים לבחור מהם, כאשר בכל כרטיס יש בעיקר את שם הכרטיס (כרטיס "זכר" מכיל רק שדה של שם הכרטיס ובו רשום: "זכר").
יצירה מהירה של שדה בחירה מרשימה מתבצעת דרך הוספת שדה לתיקייה. שם, תחת סוג הנתונים יש לבחור: "בחירה מרשימה".
בשלב הראשון, אין כרטיסים מהם ניתן לבחור ויש צורך ללחוץ על "יצירת כרטיס" על מנת להוסיף את האפשרויות.
לאחר הוספת האפשרויות, בפעמים הבאות ניתן יהיה לבחור מרשימה.
רוצים להגביל את הוספת האפשרויות? ניתן לקרוא מטה באפשרויות למתקדמים.
יצירה מהירה של שדה מקושר
השימוש הזה מתאים למשתמשי ביניים, שכבר מבינים קצת איך הדברים עובדים ורוצים ליצור קישור בין כרטיסים במערכת.
יצירה מהירה של שדה מקושר מתבצעת דרך הוספת שדה לתיקייה.
בעת יצירת השדה, תחת אפשרות הבחירה של סוג הנתונים, יש לבחור את התיקייה אליה רוצים לקשר את השדה.
לאחר ביצוע הקישור, השדה יציע בחירה מרשימה של כל הכרטיסים מתוך התיקייה אותה קישרתם.
יצירה מלאה של שדה מקושר
יצירה מלאה של שדה מקושר הינה למשתמשים מתקדמים ומאפשרת שימוש בכל היכולות של המערכת.
יש להשתמש בה כאשר מבצעים חיבורי CRM מורכבים, כמו למשל לחבר בין כרטיס מורה מתיקיית מורים לכרטיס תלמיד/ה מתיקיית תלמידים.
בשביל להשתמש ביכולת זו בצורה נוחה, יש להתקין את מודול ניהול מידע כללי.
במקרה הזה נדגים יצירה של שדה מקושר פשוט, אבל בדרך המתקדמת, שלב שלב:
כניסה למודול ניהול מידע כללי.
תחת "פעולות נוספות" ("...") בצד שמאל למעלה, לחצו על כפתור "יצירת תיקייה חדשה".
תנו שם לתיקייה החדשה שלכם (לדוגמא : "מין").
אחרי שהתיקייה נוצרת, לחצו על "יצירת כרטיס" וצרו את אפשרויות הבחירה. (בדוגמא: הזינו בתוך כרטיס אחד את הערך "זכר" ובשני "נקבה").
עכשיו הגענו לחלק החשוב. נכנסים לתיקיית הלקוחות במקרה שלנו, על מנת להוסיף את השדה "מין" כאפשרות בחירה בתוך התיקייה.
תחת "לקוחות", בסרגל הפעולות לוחצים על "פעולות נוספות" ("...") ואז "הגדרת תיקייה/כרטיס" ושם לוחצים על עריכה.
מוסיפים שדה לתיקייה, למשל שדה "מין". בעמודה של סוג הנתונים מקלידים את שם התיקייה (גם כאן, "מין").
לוחצים על שמירה, וסיימתם.
מי ששולט בחומר עד כאן, יכול להתקדם לקריאה על הגבלות על תיקייה, על מנת להגן על הנתונים מטעויות של משתמשים.
הגבלות תיקייה - למתקדמים בלבד
מרגישים נינג'ות?
משתמשים מתקדמים יכולים להיכנס למצב עריכה דרך דף הבית של המודול.
בתוך מצב עריכה ניתן להגיע להגדרת תיקייה/כרטיס של כל התיקיות במערכת ולשנות את כל ההגדרות!
אם אתם מאפשרים בחירה בין "זכר" ל-"נקבה" (אפשר גם להוסיף אפשרות "לא מוגדר"), יכול להיות שאתם רוצים למנוע מהמשתמשים בארגון שלכם להזין בטעות אפשרויות נוספות, או לחלופין, בטעות לערוך את הכרטיסים עצמם ולשנות את השם שלהם.
במקרים האלה, יש להיכנס להגדרת תיקייה/כרטיס של תיקיית "מין" ושם ניתן:
להסתיר את התיקייה, כדי שהיא לא תופיע במסך מודול ניהול מידע כללי (תחת הגדרות תיקייה).
לחסום את תיקיית מין ליצירת כרטיסים חדשים (תחת הגבלות מיוחדות).
לחסום את תיקיית מין לעריכה, כדי שלא ישנו לכם את שמות הכרטיסים (תחת הגבלות מיוחדות).
ועוד אפשרויות רבות נוספות!