במערכת סאמיט ניתן לקבוע אילו משתמשים יוכלו לגשת לכלים ונתונים שונים, בהתאם לתפקידם בעסק. ניהול ההרשאות נעשה דרך מסך ייעודי, וכולל כמה רמות הרשאה עיקריות שמתאימות למצבים שונים.
איפה מגדירים הרשאות במערכת?
כל ניהול ההרשאות במערכת סאמיט מתבצע מתוך מסך "הגדרות > משתמשים והרשאות".
ברשימת המשתמשים תוכלו לראות שלושה כפתורי עריכה ליד כל משתמש:
קבוצות - מאפשר לשייך את המשתמש לקבוצת הרשאות מוגדרת מראש, למשל "צוות מכירות" או "מנהלי חשבונות". קבוצות אלו מקובעות מראש וניתנות לניהול במסך נפרד, כפי שמוסבר בהרחבה פה »
הרשאות נוספות - מאפשר להגדיר הרשאות פרטניות לפי תיקייה או מודול, בהתאם להרשאות הנוספות שפתחתם. כאן ניתן לקבוע שלמשתמש תהיה לדוגמה גישת צפייה בלבד למודול "לקוחות", או גישה מלאה לתיקיית "חשבוניות מס".
להסבר המלא, לחצו כאן »כפתור עריכה - משמש לקביעת רמת ההרשאה הכללית של המשתמש, לדוגמה: בעלים בעסק/ללא הרשאות/חבר/ה בעסק וכו'. זו ההרשאה הבסיסית שתקבע את הגישה הראשונית של המשתמש למערכת.
להוספת הרשאת לתיקייה או למודול, ראשית, יש לוודא שהעובד/ת מופיע/ה תחת האנשים שיש להם הרשאה למערכת, ואם אתם רוצים לתת הרשאה ספציפית בלבד, יש לבחור הרשאה מסוג "ללא הרשאות".
🟡 שימו לב!
שינויים בהרשאות יכולים להתבצע רק על ידי משתמש בהרשאת "בעלים".
הרשאות נוספות
הרשאות נוספות מאפשרות לקבוע גישה פרטנית לתיקייה או למודול מסוים, לפי סוג ההרשאה הנדרש. לדוגמה, נוכל לקבוע שלעובד מסוים תהיה גישת "צפייה בלבד" למודול "לקוחות", או לתת לו גישה מלאה (צפייה, עריכה והוספה) רק במודול "הכנסות".
כל הגדרה כזו תאפשר לעובד רק את הפעולות הדרושות ולא מעבר לכך. הרשאות נוספות מתאימות במיוחד כאשר יש צורך לאפשר לעובדים מסוימים גישה למודול או תיקייה בודדת, מבלי לפתוח בפניהם את כל המערכת.
את ההרשאה בוחרים מתוך רשימה מוגדרת של סוגי הרשאות:
בחירה מרשימה - מאפשרת לבחור כרטיס מתוך התיקייה בלבד, למשל מתוך שדה מקושר בכרטיס אחר. אין אפשרות לצפות בכרטיסים עצמם או ליצור כרטיסים חדשים בתיקייה. אפשרות זו מתאימה כאשר רוצים לאפשר בחירה בלבד מתוך תיקייה מקושרת, מבלי לחשוף את שאר הנתונים שבה.
יצירת כרטיסים - מאפשרת גישה לעמוד יצירת כרטיס חדש בתיקייה, ללא אפשרות צפייה בכרטיסים קיימים.
צפייה בכרטיסים - מאפשרת גישה לתיקייה/מודול לצפייה בלבד, ללא עריכה או יצירת כרטיסים.
יצוא נתונים - מאפשרת גישה לצפייה בנתונים ויצוא שלהם.
גישה מלאה - מאפשרת גישה מלאה לתיקייה/מודול לצפייה, עריכה, ויצירת כרטיסים חדשים.
🏆 יצירת הרשאות נוספות זמינה במסלול "צמיחה" ומעלה.
מה ההבדל בין הרשאה למודול לבין הרשאה לתיקייה?
ההרשאות במערכת סאמיט פועלות לפי מבנה היררכי של מידע: מודול > תיקיות > כרטיסים > שדות. ההבדל בין הרשאה למודול להרשאה לתיקייה נוגע לרמת השליטה והגישה של המשתמש בתוך ההיררכיה הזו, ובעיקר לאופן השימוש במידע מתוך תיקיות אחרות.
הרשאה למודול
הרשאה למודול מאפשרת לעובד לעבוד עם כלים הקשורים לאותו מודול, ולבחור נתונים מתיקיות אחרות לפי הצורך. לדוגמה, אם ניתנה הרשאה למודול "הכנסות", המשתמש יוכל להפיק מסמך הכנסה ולבחור מתוכו לקוח מרשימת הלקוחות או מוצר מתוך תיקיית "מוצרים/שירותים" - גם אם אין לו הרשאה ישירה לתיקיות האלה. ההרשאה למודול מאפשרת שימוש במידע מתוך תיקיות המשנה לצורך ביצוע פעולות, אך אינה מאפשרת להיכנס לתיקיות עצמן. כלומר, המשתמש לא יוכל לעיין בכרטיסים שבתיקיית "לקוחות" או לערוך אותם, אלא רק לבחור אותם מתוך שדה בחירה בתוך המסמך.
הרשאה לתיקייה
הרשאה לתיקייה מעניקה גישה ישירה לתיקייה שנבחרה. המשתמש יוכל להיכנס אל התיקייה, לצפות בכרטיסים שבה ולבצע פעולות בהתאם לסוג ההרשאה שנבחר (צפייה, עריכה, הוספה וכו'). אם לדוגמה ניתנה לעובד הרשאה לתיקיית "חשבוניות מס", אך לא לתיקיית "לקוחות", הוא יוכל להיכנס לתיקיית החשבוניות, אך לא יוכל להפיק מסמך חדש אם הוא צריך לבחור לקוח - מכיוון שאין לו גישה לנתוני הלקוחות. לכן, כאשר מעניקים הרשאות לפי תיקיות, חשוב לוודא שהמשתמש מקבל גם את שאר ההרשאות הדרושות לצורך העבודה השוטפת.
לקריאה בהרחבה על ההבדל בין מודול לתיקייה, לחצו כאן »