כרטיס הוא רשומה במערכת שמכילה מידע על פריט מסוים. כל כרטיס מורכב משדות שמכילים את המידע על אותו פריט.

לדוגמה, אם יש לנו תיקייה בשם "לקוחות", כל לקוח הוא כרטיס נפרד. בכרטיס של לקוח יכולים להופיע שדות כמו שם, טלפון ודוא"ל.

כרטיס מורכב משדות. כל שדה מכיל סוג מסוים של מידע, למשל טקסט, מספר, תאריך או קישור לכרטיס אחר.

תיקייה היא אוסף של כרטיסים.

לדוגמה, בתיקייה "לקוחות" יכולים להיות כרטיסים עבור "אפי טבע", "יניב אפרים" ולקוחות נוספים.

בתצוגה הטבלאית של התיקייה, כל כרטיס מוצג כשורה וכל שדה מוצג כעמודה.

לדוגמה:

כל כרטיס יכול להכיל ערכים שונים בשדות שלו.

להסבר על סוגי השדות והאפשרויות השונות שלהם, אפשר לקרוא בלחיצה כאן »

לכל כרטיס יש שם שמאפשר לזהות אותו במערכת.

שם הכרטיס נקבע לפי תבנית השם שהוגדרה עבור התיקייה. תבנית השם קובעת מאילו שדות בכרטיס יורכב השם שיוצג במערכת.

לדוגמה, אפשר להגדיר את שם הכרטיס כך שיורכב משם הלקוח ומספר הלקוח.

להסבר על הגדרת תבנית השם, אפשר לקרוא בלחיצה כאן »

מעבר לשם הכרטיס, לכל כרטיס ולכל תיקיה במערכת יש "מזהה".
בביצוע קריאות API ניתן לאתר או לגשת לכרטיס מסוים באמצעות המספר המזהה שלו.
​

ניתן לראות לראות את מזהה הכרטיס בשורת הכתובת בדפדפן (אחרי האות "c"), או את מזהה התיקייה (אחרי האות "f").

למשל בדוגמה להלן, כרטיס הלקוח הזה היא כרטיס בתיקיית לקוחות.
מזהה התיקייה הוא אחרי האות F (מסומן בספרה 1), ואילו מזהה הכרטיס הוא אחרי האות C (מסומן בספרה 2).

כמו כן, ניתן לקבל את המזהים של תיקייה שלמה על ידי יצוא נתונים של התיקייה בפורמט SUMIT, בלחיצה על "פעולות נוספות (...) > יצוא נתונים > יצוא בפורמט SUMIT".

​באקסל שמיוצא, מזהי הכרטיסים יופיעו בעמודה "מזהה".

מקטעים הם דרך לחלק את המידע בכרטיס לקבוצות שונות, כדי שיהיה קל יותר למצוא ולנהל את השדות.

לדוגמה, בכרטיס לקוח יכול להיות מקטע "פרטים אישיים" (מסומן בספרה 1) שמכיל מידע (שדות) כמו שם מלא, טלפון, כתובת מייל (מסומן בספרה 2).

המקטים שמופיעים בכרטיס נקבעים לפי הקטגוריות שאליהם משויכים השדות בכרטיס.

כל שדה במערכת יכול להיות משויך ל"קטגוריה לשדה". הקטגוריה קובעת באיזו מקטע יוצג השדה בכרטיס.

לדוגמה, אם קיימים בכרטיס שדות שהקטגוריה שלהם היא "שמירה על קשר", יופיע בכרטיס מקטע בשם "שמירה על קשר", ובו יוצגו השדות שמשויכים לקטגוריה הזו.

אם אין אף שדה שמשויך לקטגוריה מסוימת, המקטע של אותה קטגוריה לא יופיע בכרטיס.

כלומר, המקטעים אינם מוגדרות בנפרד. הם נוצרים בהתאם לקטגוריות שאליהן משויכים השדות בכרטיס.

השינויים המתוארים בדף זמינים לביצוע באמצעות מודול ניהול מידע כללי, שזמין במסלול מתקדם ומעלה.

כדי ליצור מקטע חדש, יש ללחוץ במודול הרצוי על כפתור "פעולות נוספות (...) > הגדרות תיקייה > עריכה", ואז להוסיף או לערוך שדה ולשייך אותו לקטגוריה חדשה.

לדוגמה, אם רוצים ליצור מקטע חדש בשם "מידע נוסף", מגדירים בשדה מסוים את "קטגוריה לשדה" כ"מידע נוסף".

מרגע שקיים לפחות שדה אחד שמשויך לקטגוריה הזו, יופיע בכרטיס מקטע בשם "מידע נוסף".

אפשר לשייך לאותה קטגוריה שדות נוספים, והם יוצגו באותו המקטע.

סדר השדות בכרטיס מושפע הן מהמיקום של השדה בהגדרות התיקייה והן מהקטגוריה שאליה הוא משויך.

לכן, כדי לשלוט בסדר ההצגה, יש להתייחס גם למיקום השדות בתוך הגדרות התיקייה וגם לסדר הקטגוריות בכרטיס.

מיקום השדות בכרטיס נקבע לפי שני גורמים: המיקום של השדה במסך הגדרות התיקייה והקטגוריה אליה הוא משויך.

כדי להציג שדה במקום גבוה יותר בכרטיס, יש לוודא שהוא ממוקם גבוה ככל האפשר בהגדרות התיקייה, ושייך לקטגוריה שמופיעה מוקדם יותר בכרטיס.

ניתן להוסיף שדות לתיקייה מתוך הגדרות התיקייה, במצב עריכה, באמצעות "הוספת שדה נוסף". לאחר הוספת השדה ניתן להגדיר את האפשרויות שלו, כולל "קטגוריה לשדה".

לדוגמה, אם השדה "אמצעי תשלום פעיל" נמצא בקטגוריית "אמצעי תשלום", והשדה "דוא״ל" נמצא בקטגוריית "פרטי התקשרות", אז כל השדות שבקטגוריית "פרטי התקשרות" יוצגו לפני השדות שבקטגוריית "אמצעי תשלום" במידה והקטגוריה של "אמצעי תשלום" תהיה יותר גבוהה מאשר הקטגוריה של "פרטי התקשרות". לכן, כדי ששדה הדוא״ל יופיע מעל "אמצעי תשלום פעיל", יש למקם אותו גבוה ככל האפשר בתוך קטגוריית "פרטי התקשרות".

כדי להוסיף שדה חדש למקטע חדש/קיים שיהיה חלק משדות כרטיסי התיקייה, יש להיכנס אל הגדרות התיקייה הרצויה, לעבור למצב עריכה, וללחוץ על "הוספת שדה נוסף" כדי לבחור את סוג השדה ולהוסיף אותו.

הסבר מלא על הוספת שדות למערכת, לחצו כאן ».

למידע נוסף על הגדרות שדה, לחצו כאן ».

בהתאם לסוג הכרטיס ולהגדרות התיקייה, ניתן ליצור כרטיסים חדשים, לצפות בהם, לערוך אותם ולבצע עליהם פעולות נוספות.

האפשרויות הזמינות לכרטיס מוגדרות במסגרת הגדרות התיקייה.

אפשר לקרוא על האפשרויות השונות במסך הגדרות התיקייה בלחיצה כאן »

בנוסף, במערכת קיימות פעולות שונות שניתן לבצע על כרטיסים. חלק מהפעולות זמינות דרך התפריט "פעולות נוספות (...)".

לדוגמה, ניתן למזג כרטיסים כפולים כאשר יש צורך לאחד מידע של כרטיסים.

ניתן לקשר בין כרטיסים באמצעות שדות מקושרים.

לדוגמה, בתיקייה "לקוחות" אפשר ליצור שדה בשם "עובד/ת אחראי/ת", שיקשר את הלקוח לכרטיס של עובד/ת מתוך תיקייה אחרת.

כך ניתן לחבר בין מידע שנמצא בתיקיות שונות במערכת.

למידע נוסף על שדות מקושרים, אפשר לקרוא בלחיצה כאן »