האם אוכל לערוך, לתקן או לבטל מסמך שהופק במערכת?

עריכת מסמכים במערכת מתבצעת בהתאם לסוג המסמך ולכללים החלים עליו. מסמכים שאינם חשבונאיים ניתנים לעריכה חופשית, בעוד שמסמכים חשבונאיים מחייבים יצירת מסמך נגדי ותיקון במסמך חדש.

מסמכים שאינם חשבונאיים כמו חשבון עסקה, דרישת תשלום, הצעת מחיר וכו', ניתנים לעריכה ושינוי בכל שלב.

תחילה, יש להפעיל את האפשרות לעריכת מסמכים לא חשבונאיים תחת "הכנסות > הגדרות > אפשרויות מתקדמות > עריכת מסמכים לא חשבונאיים", ולבחור את האפשרות הרצויה.

לאחר מכן, יש להיכנס אל המסמך שברצונכם לערוך ואז משמאל למעלה "פעולות נוספות (...) > עריכה".

המערכת תתריע שהמסמך סגור ותוודא שאתם אכן רוצים לערוך אותו. לאחר לחיצה על "אישור" ניתן לבצע את השינויים הרצויים ולשמור את המסמך מחדש.

כדי לעמוד בדרישות רשויות המסים, לא ניתן למחוק או לערוך מסמך חשבונאי לאחר שהופק.

ביטול מסמך נדרש כאשר נעשתה טעות באחד מנתוני המסמך, לרבות תאריך ושפת המסמך, שם הלקוח/ה, המוצרים או השירותים, סכום או סוג המטבע, אמצעי ואופן התשלום, אחוז המע"מ או כל פרט חשבונאי אחר.

במקום עריכה יש ליצור מסמך נגדי, כלומר מסמך זיכוי או ביטול, ולאחר מכן להפיק מסמך חדש ומתוקן.

לדוגמה:

חשבונית מס קבלה תיצור חשבונית מס קבלה זיכוי.

חשבונית זיכוי תיצור חשבונית מס.

וכן הלאה בהתאם לסוג המסמך.

ביטול המסמך "מאפס" את השפעת המסמך המקורי באמצעות יצירת מסמך הופכי זהה באופן אוטומטי.

כדי לבצע ביטול או זיכוי, יש להיכנס אל מודול הכנסות, לפתוח את המסמך הרלוונטי ולאחר מכן ללחוץ על "זיכוי (ביטול / תיקון) המסמך > ביטול המסמך".

במידה וברצונכם לבצע זיכוי רגיל לצורך תיקון מסמך, ניתן לבחור "זיכוי (ביטול / תיקון) המסמך > זיכוי מסמך רגיל > אישור".

פעולה זו תעביר אתכם למסך יצירת מסמך הזיכוי. יש לשמור את מסמך הזיכוי כמסמך סופי ולאחר מכן ניתן להפיק מסמך חדש ומתוקן.

לקריאה מורחבת על סוגי הזיכויים במערכת יש ללחוץ כאן »

לאחר הביטול או הזיכוי, ניתן לשכפל את המסמך המקורי ולבצע בו את התיקונים הנדרשים.

כדי לשכפל מסמך, יש להיכנס אל המסמך המקורי ואז "פעולות נוספות (...) > פעולות נוספות (...) > שכפול".

במסמך המשוכפל ניתן לשנות כל פרט, וייווצר מסמך חדש עם מספר מסמך שונה מהמסמך המקורי.

חשוב לשים לב שמסמך הזיכוי והמסמך החדש צריכים להיווצר בתאריך המקורי של המסמך שבוטל, כדי שהדוחות יוצגו בצורה תקינה. לכן יש לוודא שמופעלת במערכת האפשרות להפקת מסמכים בתאריך מהעבר.

מוסבר כאן »

ישנם נתונים מסוימים שניתן לערוך גם במסמך חשבונאי סופי, כל עוד אינם משפיעים מבחינה חשבונאית, לדוגמה תוכן פותח ותוכן סוגר למסמך.

כדי לערוך נתונים אלו, יש להיכנס אל המסמך ואז משמאל למעלה "פעולות נוספות (...) > עריכה".

המערכת תציג הודעה המציינת שנדרש לזכות את המסמך לצורך עריכה, אך לאחר לחיצה על "אישור" ניתן יהיה לערוך את הפרטים שאינם חשבונאיים.

במידה ובכרטיס הלקוח לא הוזן ת.ז./ח.פ., ניתן להוסיף אותו בכרטיס הלקוח והנתון יתעדכן גם במסמך שכבר נשמר בסטטוס סופי.

עם זאת, אם מספר ת.ז./ח.פ. שהיה קיים בעת הפקת המסמך היה שגוי, לא ניתן לשנות אותו במסמך עצמו ויש לבצע זיכוי והפקת מסמך חדש.

במידה ואתם עובדים בשיטת "ניהול הוצאות מלא" ומנהלים את כל צד הספקים וההוצאות במערכת בצורה מלאה, המערכת אינה מאפשרת למחוק מסמך הוצאה סופי כדי למנוע חוסר התאמה בהנהלת החשבונות.

במקום זאת, ניתן לזכות את מסמך ההוצאה כפי שהוסבר למעלה עבור מסמכי הכנסה.