המערכת מאפשרת קליטת נתונים בפורמטים השונים של חשבשבת, אשר נמצאים בשימוש על ידי מרבית תוכנות הנהלת החשבונות כיום בישראל.
חשוב❗
בכל סוגי הקבצים המפורטים להלן, שמות הקבצים חייבים להיות תואמים בדיוק לשמות שכתובים כאן.
על מנת לבצע את קליטת הנתונים באופן הטוב והמדויק ביותר, יש לפעול לפי הסדר הבא:
קליטת כרטיסי חשבון
קליטת סוגי תנועות
קליטת תנועות
לחילופין, במידה ומטרת הקליטה היא ייבוא של תיק לקוח/ה שלם, ניתן לבצע קליטת לקוח/ה. לקריאה נוספת »
קליטת כרטיסי חשבון בפורמט חשבשבת
קליטת כרטיסי חשבונות מאפשרת טעינת קבצי חשבשבת בשני פורמטים - קבצי חשבונות (heshin.dat, heshin.prm), וקבצי אינדקס חשבונות (פורמט אקסל ייחודי לתוכנת חשבשבת).
על מנת לייצא את אינדקס החשבונות מתוכנת חשבשבת
בוחרים את החברה הרלוונטית בתוכנת חשבשבת.
לוחצים על "דוחות > דוחות הנה"ח > אינדקס חשבונות".
בוחרים ב"היכן להדפיס" את האפשרות של Excel.
לוחצים על הפקה.
על מנת לבצע את הקליטה
כדי לבצע את הקליטה יש להיכנס אל תיק הלקוח ואז "אינדקס כרטיסי חשבון > פעולות נוספות (...) > יבוא חשבונות > יבוא בפורמט חשבשבת"
במסך שנפתח, תוכלו לטעון קובץ ZIP המכיל את קבצי החשבונות (heshin.dat, heshin.prm).
לאחר בחירת הקובץ, תוצג תצוגה מקדימה של החשבונות לקליטה.
קליטת סוגי תנועות בפורמט חשבשבת
קליטת סוגי התנועות מאפשרת טעינת קובץ אינדקס סוגי תנועות בפורמט אקסל ייחודי לתוכנת חשבשבת.
כחלק מטעינת סוגי התנועות, יווצרו באופן אוטומטי כרטיסי חשבון שאינם קיימים בתיק הלקוח/ה.
על מנת לייצא את אינדקס החשבונות מתוכנת חשבשבת
בוחרים את החברה הרלוונטית בתוכנת חשבשבת.
לוחצים על "דוחות > דוחות הנה"ח > אינדקס סוגי תנועה".
בוחרים ב"היכן להדפיס" את האפשרות של Excel.
לוחצים על הפקה.
על מנת לבצע את הקליטה
כדי לבצע את הקליטה יש להיכנס אל תיק הלקוח ואז "סוגי תנועות > פעולות נוספות (...) > יבוא סוגי תנועות > יבוא סוגי תנועות בפורמט חשבשבת".
לאחר בחירת הקובץ, תוצג תצוגה מקדימה של סוגי החשבונות לקליטה.
קליטת תנועות בפורמט חשבשבת
קליטת התנועות מאפשרת טעינת קבצי חשבשבת בשיטות השונות ("השיטה המקוצרת", "השיטה המפורטת" ו"השיטה הגמישה") - קבצי movein.doc, movein.dat, movein.prm בהתאם לשיטה.
כחלק מטעינת התנועות, יווצרו באופן אוטומטי כרטיסי חשבון שאינם קיימים בתיק הלקוח/ה.
על מנת לייצא את אינדקס החשבונות מתוכנת חשבשבת
בוחרים את החברה הרלוונטית בתוכנת חשבשבת.
לוחצים על "כללי > ממשקים - יצוא > העברת תנועות הנה"ח לקובץ טקסט".
בוחרים "מחירת יעד".
לוחצים על הפקה.
על מנת לבצע את הקליטה
כדי לבצע את הקליטה יש להיכנס אל תיק הלקוח ואז "יבוא קובץ תנועות > יבוא בפורמט movein חשבשבת".
במסך שנפתח, תוכלו לטעון קובץ ZIP המכיל קבצים בשיטה הגמישה (movein.doc, movein.prm), או ישירות את קובץ ה-movein.dat עבור השיטה המקוצרת או השיטה המפורטת.
לאחר בחירת הקובץ, תוצג תצוגה מקדימה של התנועות לקליטה, ואפשרות לבחירת המנה אליה התנועות יקלטו.
לתשומת הלב, השיטה המומלצת לביצוע קליטת תנועות, הינה השיטה הגמישה, מאחר והיא מכילה את הפירוט המלא ביותר.
בקליטת תנועות בשיטה המקוצרת - התנועות יקלטו כתנועות מפוצלות (תנועה עבור כל העברת יתרות בין חשבון לחשבון), והתנועות לא יקלטו את מספר העוסק השמור ברמת התנועה.
בקליטת תנועות בשיטה המפורטת - התנועות לא יקלטו את מספר העוסק השמור ברמת התנועה.
דגשים חשובים
לעיתים מתקבל מהמערכת המייצאת קובץ שמסומן כ-dat אך בפועל הוא נוצר במבנה של movein.doc בשיטה הגמישה.
כלומר הוא אינו קובץ הנתונים המקוצר או המפורט שמיובא ללא קובץ נוסף אלא קובץ הדורש קובץ PRM בנוסף. במקרה כזה מערכת היבוא תבקש לבחור גם קובץ prm מאחר שמבנה movein.doc מחייב קובץ פרמטרים נלווה.במידה וחלק מהטקסטים מגיעים בהיפוך אותיות, תוכלו לבצע היפוך עברית.
להסבר נרחב, לחצו כאן »