דוח מעקב תיקים במערכת SUMIT מאפשר לעקוב אחר התקדמות העבודה בתיקי הנהלת החשבונות של לקוחות המשרד, לרכז את סטטוס הדיווחים לרשויות, לעקוב אחר קבלת והזנת חומרים, זמני עבודה, שכר טרחה וריווחיות, ולאתר תיקים הדורשים טיפול.

ניתן לצפות בנתונים ברמה חודשית או שנתית, לסנן לפי מנהל/ת התיק ולעבור ישירות למסכים הרלוונטיים להמשך הטיפול.

ניתן להיכנס לדוח בשתי דרכים:

דרך כפתור "מעקב ביצוע" בסרגל העליון במערכת, ומשם מעבר לדוח מעקב תיקים.

בכניסה מתוך דוח "מעקב ביצוע" נפתח דוח מעקב התיקים החודשי. למעבר למעקב השנתי, לחצו על "פעולות נוספות (...)" ובחרו במעבר לדוח השנתי.

או דרך "ניהול המשרד > מעקב תיקים", ובחירה במעקב חודשי או שנתי.

הדוח החודשי מרכז את נתוני התיקים לתקופה הנבחרת ומאפשר לעקוב אחר התקדמות הטיפול בכל תיק, החל מקבלת החומרים ועד להשלמת הדיווחים לרשויות.

כברירת מחדל, מוצגים נתוני החודש הקודם. ניתן לשנות את התקופה באמצעות בחירת שנה וחודש.

בחלק העליון של הדוח ניתן לבחור את השנה והחודש הרצויים, לסנן לפי מנהל/ת התיק ולבחור אילו תיקים יוצגו:

לאחר בחירת המסננים, מומלץ ללחוץ על "הצגה" כדי לרענן את הנתונים בהתאם לבחירה.

הדוח מציג את סטטוס הטיפול בכל תיק ואת התקדמות הדיווחים לרשויות.

עמודת "ביצוע שכר" מאפשרת לעקוב אחר סטטוס ביצוע השכר בתיקים, בהתאם לחבות שהוגדרה בכל תיק.

כדי להפעיל את המעקב, יש להיכנס להגדרות התיק, לאתר את האזור "הגדרות למעקב תיקים חודשי" ולהגדיר בשדה "ביצוע שכר החל מחודש" את החודש שממנו נדרש לבצע שכר בתיק.

בהתאם להגדרה זו, המערכת תציג את חובת ביצוע השכר בדוח מעקב התיקים. ללא הגדרת חודש התחלה, לא תנוהל חבות ביצוע שכר בתיק.

עמודת "מעקב שכר טרחה" מאפשרת לעקוב אחר סטטוס תשלום שכר הטרחה של הלקוח. ניתן לעדכן ידנית בדוח האם שכר הטרחה שולם, לא שולם או אינו נדרש.

כדי להגדיר את תחילת המעקב, יש להיכנס להגדרות התיק, לאתר את האזור "הגדרות למעקב תיקים חודשי" ולהגדיר בשדה "מעקב שכר טרחה החל מחודש" את החודש שממנו נדרש לנהל את המעקב.

בהתאם להגדרה זו, ניתן לעקוב אחר סטטוס תשלום שכר הטרחה בדוח מעקב התיקים.

הדוח מאפשר לעקוב אחר שעות העבודה שהושקעו בכל תיק, לצד נתוני שכר הטרחה והעלויות.

דוח מעקב תיקים שנתי מאפשר לצפות בנתוני התיקים לאורך השנה כולה, בהתאם לסוג הדוח שנבחר.

בניגוד לדוח החודשי, שבו מוצגים מספר תחומי מעקב במקביל, בדוח השנתי יש לבחור תחילה את סוג הדוח הרצוי. לאחר מכן מוצגים נתוניו בחלוקה לחודשי השנה, כך שניתן לבחון את התקדמות הטיפול בכל תיק לאורך זמן.

בחלק העליון של הדוח בחרו את שנת הדיווח, את סוג הדוח הרצוי ובמידת הצורך את מנהל/ת התיק. לאחר מכן לחצו על "הצגה".
​

ניתן לבחור מבין סוגי הדוחות הבאים:

בדוחות הדיווח לרשויות מוצג סטטוס הדיווח עבור כל חודש, ואילו בדוחות זמני עבודה ושכר טרחה מוצגים הנתונים הרלוונטיים לכל תקופה.

בדוח "זמני עבודה", לדוגמה, ניתן לראות את שעות העבודה שהושקעו בכל חודש, לצד סיכום שנתי ונתוני עלויות, שכר טרחה וריווחיות, בהתאם להרשאות המשתמש.