מערכת SUMIT מאפשרת לעקוב אחר סטטוס ביצוע השכר בתיקי הלקוחות של המשרד, ולראות את שלבי ההתקדמות בתהליך ביצוע השכר בכל תיק.
המעקב מתבצע באופן ידני, ואינו כולל הפקת שכר או שידור תשלומים דרך המערכת.
כניסה למעקב ביצוע שכר
ניתן להיכנס דרך כפתור "מעקב ביצוע" בסרגל העליון, ומשם לבחור ב"ביצוע שכר" למעבר לדוח מעקב התיקים.
ניתן לצפות בנתונים גם דרך "ניהול המשרד > מעקב תיקים", במעקב חודשי או שנתי.
הגדרת תחילת המעקב
כדי להפעיל את המעקב בתיק, יש להיכנס להגדרות התיק, לפתוח את האזור "הגדרות למעקב תיקים חודשי" ולהגדיר בשדה "ביצוע שכר החל מחודש" את החודש שממנו נדרש לבצע שכר בתיק.
אם לא הוגדר חודש התחלה, יוצג הסטטוס "לא מנוהל במערכת".
עדכון סטטוס ביצוע שכר
בעמודת "ביצוע שכר" בדוח מעקב התיקים ניתן לעדכן ידנית את הסטטוס עבור כל תיק, בהתאם להתקדמות בתהליך:
לא מנוהל במערכת - לא הוגדרה חובת מעקב אחר ביצוע שכר בתיק.
מחכה לחומר - ממתינים לקבלת נתוני השכר מהלקוח.
מחכה להזנה - הנתונים התקבלו, אך השכר טרם הוכן במערכת החיצונית.
מחכה לבקשת אישור - השכר הוכן, אך טרם נשלח ללקוח לאישור.
מחכה לאישור - השכר הוכן וממתין לאישור הלקוח או הגורם הרלוונטי.
מחכה למסלקה פנסיונית - ממתינים לדיווח למסלקה הפנסיונית.
בוצע - תלוש השכר הופק והתהליך הושלם.
כל חודש מנוהל בנפרד, כך שעדכון הסטטוס בחודש מסוים אינו משפיע על החודשים האחרים.
מעקב אחר התקדמות הביצוע
בדוח "מעקב ביצוע" ניתן לראות את התקדמות ביצוע השכר בכלל תיקי המשרד.
אדום - תיקים שבהם ביצוע השכר טרם הושלם.
ירוק - תיקים שבהם ביצוע השכר הושלם או שאינו מנוהל במערכת.
אחוז הביצוע מציג את שיעור התיקים שבהם הושלם הטיפול מתוך כלל התיקים הנדרשים למעקב בתקופה הנבחרת.