מבוא להעברת הוצאות להנהלת חשבונות

מערכת SUMIT מאפשרת לנהל בצורה מסודרת, נוחה ומרוכזת את כל תהליך קליטת חומרי ההוצאות מהלקוחות, ישירות מתוך תיק הנהלת החשבונות במשרד.

המערכת מרכזת את כל הקבצים, החשבוניות והמסמכים שהלקוחות מעלים, ומאפשרת לעקוב אחר מצב החומרים, לתייק מסמכים, לבצע תקשורת מול הלקוחות ולעבוד בצורה מסודרת מול כלל חומרי ההוצאות של העסק.

הלקוחות יכולים להעביר חומרי הוצאות למערכת במגוון דרכים, בהתאם לצורת העבודה הנוחה להם.

ניתן להעלות חומרים דרך WhatsApp, מייל, סריקה, העלאה ישירה מהמחשב, מהטלפון הנייד או מתוך אפליקציית SUMIT.

לקריאה נרחבת על הדרכים להעלאת חומרים באמצעות הלקוח, לחצו כאן »

כל המסמכים והקבצים שהלקוחות מעלים נשמרים בצורה מרוכזת בתיק הלקוח במשרד, מזוהים אוטומטית, וממתינים להשלמת התיוק.

מתוך ממשק התיוק ניתן לשייך מסמכים לתנועות המתאימות, לבדוק אילו מסמכים התקבלו ולעבוד בצורה מסודרת מול כלל חומרי ההוצאות.

בנוסף, ניתן לשמור מסמכים גם עבור הדוח השנתי או לצורך שימוש עתידי אחר, ישירות מתוך ממשק התיוק.

לקריאה נרחבת על מסך התיוק, לחצו כאן »

במהלך העבודה ניתן להחזיר קבצים ללקוח, לבקש השלמות ולפתוח התכתבות או בירור על מסמך מסוים.

המערכת מאפשרת לנהל תקשורת מסודרת מול הלקוח סביב כל קובץ שהועלה, ולעקוב אחר סטטוס הטיפול במסמכים בצורה פשוטה ונוחה.

המערכת מאפשרת לשלוח ללקוחות תזכורות לשליחת חומרים ולעקוב אחר מצב העברת החומרים מכל לקוח.

כאשר לקוח מסיים להעלות את החומרים שלו, הוא יכול לסמן זאת בצד שלו במערכת, והסטטוס מתעדכן גם בתיק הנהלת החשבונות במשרד.

כך ניתן להבין בצורה פשוטה אילו לקוחות עדיין לא סיימו להעביר חומרים ואילו לקוחות סיימו את התהליך.

בצד הלקוח ניתן לצפות בסטטוס של כל קובץ שהועלה למערכת.

הלקוח יכול לראות האם הקובץ נקלט, תויק, ממתין לטיפול או הוחזר להשלמה, וכך להבין מה מצב הטיפול בכל מסמך.

לקריאה על סוגי הסטטוסים בצד הלקוח, לחצו כאן »

המערכת מאפשרת ללקוחות להשלים קבצי הוצאות חסרים עבור ספקים פתוחים.

כך ניתן לזהות מסמכים שחסרים במערכת ולהשלים את חומרי ההוצאות בצורה מסודרת ורציפה לאורך העבודה השוטפת.

לקריאה על מסך השלמת החומרים, לחצו כאן »