מערכת SUMIT מאפשרת לשלוח בקלות ללקוחות בקשה להעברת החומרים לטובת הדיווחים.
במסך הגדרות הנהלת חשבונות, ניתן לקבוע את תבנית ברירת המחדל לשליחת התזכורת.
שליחה ידנית
על מנת ליזום את שליחת ההודעה, יש להתחבר אל התיק הרלוונטי, וללחוץ על "פעולות נוספות (...) > אפשרויות נוספות > שליחת תזכורת לשליחת חומרים".
באופן דומה, ניתן ללחוץ על כפתור "פעולות נוספות (...)" משמאל לתיק הרלוונטי במסך "כל התיקים" לטובת ביצוע השליחה.
כחלק מההודעה, ניתן להשתמש בפרמטרים הבאים:
{שם המשרד} - שם משרד הנה"ח.
{שם התיק} - שם התיק במשרד.
{שם הלקוח/ה} - שם הלקוח/ה כפי שהוא היה מוגדר בניהול לקוחות.
{תקופת הדיווח} - התקופה בגינה יש להעביר את החומרים. לדוגמה: מאי-יוני 2022.
אם תרצו לשלוח את התזכורת למספר כתובות מייל במקביל, ניתן להוסיף כתובות נוספות דרך "עוד > קישורים נוספים > שליחת תזכורת לשליחת חומרים > שליחה במייל". יש להזין את כתובות המייל הרצויות כשהן מופרדות זו מזו בפסיקים.
שליחת תזכורת אוטומטית לכל לקוחות המשרד
אפשר להגדיר תזכורת אוטומטית זהה לכלל לקוחות המשרד.
יש להיכנס אל מודול הנהלת חשבונות "הגדרות > הגדרות כלליות > ברירת מחדל לשליחת תזכורות להעברת קבצים", יש לבחור את התאריך לשליחת התזכורות לכלל לקוחות המשרד.
שליחת תזכורת אוטומטית פר תיק
ניתן להגדיר שליחת תזכורת אוטומטית פר תיק, בשונה ממה שהוגדר בהגדרות המשרד.
יש להכנס אל הגדרות התיק ואז "מעקב העברת חומרים > שליחת תזכורות להעברת קבצים", ולקבוע את ההגדרה הרצויה.
לקוחות ללא תיק
כאשר לקוח אינו מטופל עוד על ידי המשרד, אך עדיין רוצים להשאיר אותו משויך למשרד המייצג לצורך גישה לחשבון, ניתן לבטל עבורו את שליחת התזכורות.
כדי לבצע זאת, יש להיכנס לחשבון צד הלקוח אל מסך "פורטל הנהלת חשבונות > אפשרויות נוספות > הגדרות" שם בשדה "שליחת תזכורות להורדת חומרים" יש לבחור באפשרות של "ללא שליחת תזכורת".
לאחר השלמת ההגדרה, הלקוח ימשיך להיות משוייך למשרד המייצג ולשמור על הגישה הקיימת לחשבון, אך לא יקבל תזכורות אוטומטיות לשליחת חומרים.
אם אין צורך שלמשרד תהיה גישה לחשבון הלקוח, ניתן להסיר את ההרשאה באמצעות "פעולות נוספות" משמאל לשם הלקוח , ואז "הסרת הרשאה".
לאחר הסרת ההרשאה, הלקוח ינותק מהמשרד, ולא תהיה לצוות המשרד או למייצג, שום גישה לחשבון העסק של הלקוח.
