השלב הראשון בתהליך המומלץ לניהול הוצאות, במודול ניהול הוצאות.
אפשר להעלות צילומי הוצאות מהמחשב, מהמייל, מהטלפון ישירות באפליקציה או דרך ה-WhatsApp (אפשר גם לצלם במצלמת הסמארטפון).
בכל אחת מהדרכים, תוכלו להעלות מספר קבצים, כל קובץ יישמר כטיוטת מסמך הוצאה, ויחכה לשמירה סופית (תיוק כמסמך הוצאה).
הקבצים צריכים להיות בגודל מינימלי של 1KB (מאה על מאה פיקסלים) ובגודל מקסימלי של 30MB.
העלאת צילום הוצאה
יש לכם חשבונית/קבלה שעוד לא נמצאת במערכת? תוכלו לצלם אותה בסמארטפון ולהעלות אותה למערכת בקלות מכל מכשיר.
לא בטוחים איך? הנה כל השלבים בתהליך:
העלאת הוצאות ישירות למערכת
העלאת הוצאות ישירות למערכת מתבצעת באמצעות מסך ייעודי מגיעים אליו באמצעות לחיצה על "ניהול הוצאות > העלאת צילומי הוצאות".
במחשב
מעלים קובץ צילום הוצאה ששמור במחשב. המערכת תציע לכם לבחור קובץ אחד או יותר לטעון למערכת.
בסמארטפון
נכנסים לאפליקציה של SUMIT למודול "הוצאות" ואז למסך "העלאת הוצאות", שם תוכלו לבחור האם לצלם ישירות במצלמה או להעלות קובץ שנשמר בטלפון.
תוכלו גם ללחוץ לחיצה ארוכה על האפליקציה ולבחור באופציה של "העלאת הוצאה", זה יכניס אתכם ישירות למסך העלאת הוצאות באפליקציה.
שליחת הקובץ במייל
לכל עסק במערכת יש כתובת מייל ייעודית שאליה אפשר לשלוח הוצאות. תמצאו אותה:
במסך "הגדרות > הוצאות"
בכל שליחה תוכלו לצרף כמה קבצים או תמונות כחלק מתוכן המייל, כל קובץ או תמונה יישמרו כהוצאת טיוטה נפרדת.
על מנת שתוכלו לשלוח הוצאות מכתובת מייל מסויימת ישירות למערכת, תצטרכו לוודא שהכתובת ממנה אתם רוצים לשלוח את ההוצאות מוגדרת כמשתמש במערכת, במידה וזאת כתובת של אדם שאין לו הרשאה לחשבון של העסק ב-SUMIT, יש להוסיף את כתובת המייל ככתובת המורשית לשלוח הוצאות.
נכנסים למסך "הגדרות > משתמשים והרשאות" ומוסיפים את הכתובות מהם נרצה לשלוח הוצאות תחת "מיילים מורשים לשליחת הוצאות"
ניתן להגדיר את אותה כתובת מייל במספר עסקים שונים כמורשית לשליחת הוצאות.
רוצים שכל ההוצאות שמגיעות אליכם למייל יועברו ישירות למסך ההוצאות במערכת?
לחצו כאן »
שליחת הוצאות באמצעות WhatsApp
SUMIT מאפשרת לשלוח הוצאות למערכת מכל מספר טלפון באמצעות אפליקציית WhatsApp.
ראשית נוסיף את המספר ממנו נרצה לשלוח את ההוצאות כמספר המורשה לשלוח הוצאות.
נכנסים למסך "הגדרות > משתמשים והרשאות" ומוסיפים את המספרים מהם נרצה לשלוח הוצאות תחת "מספרים מורשים לשליחת הוצאות"
שימו לב! מכל מספר טלפון אפשר לשלוח הוצאות רק לעסק אחד ב-SUMIT.
לאחר שהמספר יוגדר כמורשה לשליחת הוצאות, נוכל להכנס בטלפון לאפליקציית WhatsApp ולבצע שליחה של הודעת "היי" למספר 055-3055098 הבוט ישיב לכם בהודעה לאיזה עסק הוא מחובר ולשם ישלחו ההוצאות.
נוכל לשלוח אליו הוצאות, ואפשר גם להוסיף הערה להוצאה, זה יועלה ישירות לעסק אליו המספר מחובר למערכת, עם ההודעה שצירפנו ולקבל אישור אם הקובץ הועלה בהצלחה באמצעות V ירוק.
כך נראית שליחת הוצאה עם הערה וסימון V שמעיד על תקינות השליחה:
וכך זה נראה במערכת:
במידה ותרצו לשנות את העסק אליו ההוצאות ישלחו ממספר הטלפון שלכם, יש להכנס לעסק בו המספר מוגדר לשליחת הוצאות למסך "הגדרות > משתמשים והרשאות", להסיר משם את המספר המורשה לשליחת הוצאות, ולהגדיר אותו מחדש באותו מסך בעסק אליו תרצו שיועלו ההוצאות.