מקבלים חשבוניות מהספקים קבועים למייל ורוצים להעביר אותם אוטומטית למערכת למודול הוצאות? זה אפשרי!
שרתי האימייל המודרניים כמו Gmail ו-Outlook מאפשרים להגדיר כללים אוטומטיים שאפשר להחיל על הדואר הנכנס בתיבת המייל.
מדריך זה יסביר כיצד להגדיר כלל אוטומטי כזה שיאפשר לך לבצע העברה אוטומטית של כל החשבוניות שמגיעות מספק מסוים אל מודול חומרים להנהלת חשבונות במערכת SUMIT.
כדי לבצע את זה נפעל ב-2 שלבים:
[שלב מקדים, חשוב ביותר: הוספת כתובת המייל לשליחת חומרים למערכת. הסבר פה »]
יצירת מסנן וכלל אוטומטי
אימות
הסבר על ביצוע התהליך במערכת Gmail:
Gmail משנים את הממשק שלהם מפעם לפעם, כך שיתכן שצילומי המסך שתראו פה לא יהיו 100% מעודכנים. מה שחשוב זה להבין את העקרון של השלבים המפורטים להלן.
🔔 תזכורת: לפני תחילת ביצוע התהליך יש להוסיף את כתובת המייל לכתובות המייל המורשות לשליחת חומרים.
שלב 1. יצירת המסנן והכלל האוטומטי
נכנסים למייל בו רוצים להגדיר את ההעברה האוטומטית, ואז נכסים אל "הגדרות > מסננים וכתובות חסומות > מסנן חדש".
מגדירים את הכללים לפיהם יופעל המסנן. למשל הודעות שכוללות את המילה "חשבונית" וכוללות קובץ מצורף.
בסיום לוחצים על הכפתור "מסנן חדש".
מסמנים את האפשרות של "העברה" ולוחצים על הכפתור הכחול "הוספת כתובת להעברה".
מוסיפים את כתובת המייל שקיבלתם מ-SUMIT להעברת קבצי ההוצאות ולוחצים על "הבא".
שלב 2: אימות כתובת המייל
ראשית תתבקשו לאמת את זהותכם לאישור ביצוע הפעולה:
לאחר מכן תתבקשו לאשר את הכתובת להעברה:
לחצו על אישור:
2. Gmail תשלח מייל אימות אוטומטי אל הכתובת להעלאת הוצאות שלכם ב-SUMIT.
בשלב זה, מערכת SUMIT תזהה שנשלח מייל אל הכתובת לשליחת ההוצאות, אך המייל לא יכלול שום קובץ הוצאה ולכן תקבלו בחזרה מייל שנראה ככה שאומר שנשלח מייל אך לא זוהה בתוכו צילום ההוצאה:
3. לחצו על הקובץ המצורף במייל שקיבלתם (מסומן באדום בצילום המסך האחרון), בקובץ שיפתח זהו את השורה המסומנת פה והעתיקו אותה לשורת הכתובת בדפדפן בחלון חדש ולחצו על Enter. זה קישור שבלחיצה עליו מאמת מבחינת Gmail את העברת המיילים האוטומטית למערכת SUMIT:
4. תקבלו על המסך הודעה מ-Gmail בה תצטרכו לאשר סופית את ביצוע ההעברה. לחצו על אישור.
זהו, סיימתם. מעכשיו ההוצאות שיעמדו בכלל שהגדרתם יועברו אוטומטית אל מערכת SUMIT!
חשוב:
מומלץ לבדוק את התהליך ולראות שבאמת ההוצאה הבאה שתקבלו למייל עברה בהצלחה אל SUMIT.
התהליך יכול להיות קצת מורכב ויכול להיות שלא תצליחו להגדיר בצורה מדויקת את כל הכללים הדרושים להעברה מדויקת של כל ההוצאות הרצויות מבחינתכם. צריכים להתאזר בסבלנות ולשפר את התהליך מפעם לפעם במסך של המסננים ב-Gmail.
עקב מורכבות התהליך וההגדרות השונות בשרתי המייל השונים, לא נוכל לספק תמיכה בהעברת הוצאות אוטומטית במסגרת התמיכה הרגילה שלנו. ניתן לרכוש שעת תמיכה בתשלום במידת הצורך בלחיצה כאן »