כאשר עובד במשרד מקבל הרשאה מלקוח ונכנס למערכת לראשונה, המערכת יוצרת באופן אוטומטי חשבון משרד חדש. העובד הראשון הופך להיות הבעלים של חשבון המשרד במערכת.

העובד אשר הקים את חשבון המשרד, צריך להיכנס אל "ניהול המשרד > ניהול צוות המשרד" על מנת לאפשר לעובדים נוספים לבצע הורדת חומרים מלקוחות אשר נתנו הרשאה.

יש ללחוץ על כפתור "הוספת משתמש/ת", להזין את כתובת המייל של העובד ולשלוח הזמנה. העובד שיאושר יקבל גישה לתיקי הנהלת החשבונות של לקוחות המשרד. במידה והעובד הנוסף כבר ניסה להתחבר למערכת, כתובת המייל שלו כבר תופיע על המסך וכל שיידרש זה לאשר את ההוספה שלו לצוות המשרד במערכת.

במסך זה ניתן גם להסיר עובדים בלחיצה על כפתור ההסרה בשורת העובד הרלוונטי.

כאשר עובד מקבל גישה לעסקים (מלקוחות שהרשאה ניתנה ישירות אליו), ניתן לאפשר גם לשאר חברי הצוות לראות את אותם עסקים. יש שתי אפשרויות:

2. במסך "כל התיקים", ליד כל עסק שלא משויך לשאר הצוות, יופיע כפתור ירוק "פתיחת גישה לצוות". בלחיצה על הכפתור תיפתח גישה לעסק הספציפי עבור כל צוות המשרד.

במסך "כל התיקים", יש ללחוץ על כפתור "צירוף לקוח/ה" בפינה השמאלית העליונה של המסך.

בממשק זה ניתן לצרף לקוח חדש, על ידי הזנת פרטי הלקוח ושליחת הזמנה. פעולה זו תקים ללקוח חשבון עסק חינמי, ותאפשר לו להעביר חומרים באופן חופשי דרך המייל, הווטסאפ, האפליקציה או האתר. החומרים יופיעו בחשבון הלקוח, וכן אצלכם כעסקים אשר נתנו הרשאה למשיכת חומרים.

ניתן ורצוי גם לצרף לקוחות רבים בבת אחת.

לשם כך יש ללחוץ על כפתור "רשימה בטבלת אקסל", ובמסך שיפתח יש לבצע הורדת תבנית, למלא את הפרטים בקובץ האקסל אשר ירד למחשבכם, ולבצע טעינה של הקובץ.

המערכת תשלח הזמנות אוטומטיות לכל הלקוחות שבטבלה.

במסך "כל התיקים", יש ללחוץ על כפתור "הורדת חומרים" שליד שם העסק הרלוונטי.

בלחיצה תועברו לחשבון הלקוח ישירות אל מסך ההורדה.. במסך זה ניתן לבחור את התקופה הרלוונטית ולהוריד את החומרים הכוללים:

קובץ PDF - דוח מרכזי המופיע במסך.

קובץ אקסל - זהה לדוח שב-PDF.

קבצי ההוצאות עצמם - כפי שהועלו על ידי הלקוח.

במסך זה ניתן גם ללחוץ על "פעולות נוספות (...)" > לבחור "יצוא לחשבשבת" או "יצוא במבנה אחיד" ולקבל את הקבצים בפורמט מותאם.

להרחבה על הורדת חומרים, לחצו כאן »