השלב הראשון בתהליך המומלץ לניהול הוצאות, במודול ניהול הוצאות.
אפשר להעלות צילומי הוצאות מהמחשב, מהמייל ומהטלפון (ואפשר גם לצלם במצלמת הסמארטפון).
בכל אחת מהדרכים, תוכלו להעלות מספר קבצים, כל קובץ יישמר כטיוטת מסמך הוצאה, ויחכה לשמירה סופית (תיוק כמסמך הוצאה).
הקבצים צריכים להיות בגודל מינימלי של 1KB (מאה על מאה פיקסלים) ובגודל מקסימלי של 30MB.
העלאת צילום הוצאה
יש לכם חשבונית/קבלה שעוד לא נמצאת במערכת? תוכלו לצלם אותה בסמארטפון ולהעלות אותה למערכת בקלות מכל מכשיר.
לא בטוחים איך? הנה כל השלבים בתהליך:
1. מסך "העלאת צילומי הוצאות"
מגיעים אליו באמצעות לחיצה על "ניהול הוצאות > העלאת צילומי הוצאות".
בסמארטפון
מצלמים במצלמה צילום הוצאה או מעלים צילום ששמור במכשיר. המערכת תציע לכם לצלם תמונה של ההוצאה, או לבחור קובץ שהורדתם.
במחשב
מעלים קובץ צילום הוצאה ששמור במחשב. המערכת תציע לכם לבחור קובץ אחד או יותר לטעון למערכת.
2. שליחת הקובץ במייל
לכל עסק במערכת יש כתובת מייל ייעודית שאליה אפשר לשלוח הוצאות. תמצאו אותה:
במסך העלאת צילומי הוצאות.
בכל שליחה תוכלו לצרף כמה קבצים או תמונות כחלק מתוכן המייל, כל קובץ או תמונה יישמרו כהוצאת טיוטה נפרדת.
כדאי לדעת: ברירת המחדל של מסמך ההוצאה היא "חשבונית ותשלום לספק/ית". תוכלו לשנות את סוג המסמך בהמשך התהליך במסך "תיוק הוצאות טיוטה".
כדי ללמוד עוד על סוגי מסמכי ההוצאה השונים, לחצו כאן