יש לוודא שעברתם כבר על דף ההסבר הכללי על יצירת תיק עם היסטוריה חשבונאית.
יצוא
יש להפיק את קובץ הגיבוי מתוך המערכת, בהתאם למערכת בה אתם עובדים היום. כל התוכנות הפועלות בישראל מחויבות להפיק קבצי מבנה אחיד.
יש לוודא כי הקבצים מגיעים מתוכנת הנהלת חשבונות, ולא ממערכת הפקת חשבוניות. קבצי מבנה אחיד של תוכנות הפקת חשבוניות אינם מכילים כרטיסי חשבון ותנועות יומן, ואינם ניתנים ליבוא.
יבוא
יש להיכנס אל יצירת תיק לקוח/ה מתוכנה קיימת, לבחור את התוכנה "מבנה אחיד" ולהעלות את הקובץ, זהו!
הרחבות והסברים נוספים
המערכת מאפשרת קליטת נתוני לקוח/ה במלואם באמצעות ייבוא קבצי גיבוי במבנה אחיד. כחלק מהקליטה, יווצר תיק לקוח/ה חדש.
איך עושים את זה?
על מנת לקלוט גיבוי של תיק לקוח/ה ממבנה אחיד, יש לפעול בשלבים הבאים:
תחילה, יש להפיק את קובץ הגיבוי בתוכנה הקודמת.
לאחר מכן, יש להיכנס ב-SUMIT אל "הנהלת חשבונות > פעולות נוספות (...) > יצירת תיק לקוח/ה מתוכנה קיימת > יצירת תיק בקליק ממבנה אחיד".
במסך היבוא, יש לבחור את קובץ הגיבוי (קובץ בפורמט ZIP, המכיל בתוכו את הקבצים: BKMVDATA.TXT, INI.TXT).
לחיצה על "טעינה", והמתנה לקבלת מייל אישור על סיום תהליך הקליטה.
בסיום התהליך, מומלץ להיכנס למסך "הגדרות תיק", על מנת להגדיר את הדיווחים הנדרשים בתיק, את תדירות הדיווחים, ואת תקופת הדיווח הבאה.
מה יקרה בקליטת לקוח/ה מקבצי מבנה אחיד?
יצירת תיק לקוח/ה חדש.
התיק יכיל באופן אוטומטי את מספר העוסק ואת שם העסק.טעינה של כל כרטיסי החשבון.
טעינה של כל המנות.
טעינה של כל תנועות היומן.
חשוב להכיר
קבצי מבנה אחיד אינם מכילים בתוכם סוגי תנועות, שורות בנק והתאמות.
במידת הצורך, יש לייבא את הנתונים בשיטות אחרות.קבצי מבנה אחיד אינם מכילים הגדרת סוגי חשבון. לאחר סיום היבוא, יש להשלים את הגדרת סוגי החשבונות בכל כרטיסי החשבון במערכת.