דף זה מספק הסבר מתקדם בנושא יצירת תצוגות סיכום על בסיס מסמכים במערכת.
כדאי לוודא שאתם מכירים את שיטת העבודה ביצירת תצוגות סיכום באופן כללי.
ההסבר הבסיסי נמצא פה »
לפני שמתחילים ליצור דוחות מתקדמים על בסיס מסמכי המערכת, כדאי להכיר את מבנה הנתונים במסמכים, זה יעזור לכם ליצור את הדוחות באופן יעיל ונכון.
מבנה מסמך במערכת
החלק המכריע של המידע במערכת מאורגן במסגרת "מסמכים". מסמך הוא הרבה פעמים באמת מסמך "אמיתי", כמו למשל מסמך של חשבונית מס, אבל גם תנועות נוספות באות לידי ביטוי במערכת בצורת מסמכים. כמו למשל, הפקדת שיק, תיעוד הוצאה, העברת תשלום לספק, כניסה למלאי ועוד.
כל מסמך במערכת כולל מספר רכיבי מידע:
סוג המסמך (המערכת כוללת כמה עשרות סוגי מסמכים. למשל: חשבונית מס, הצעת מחיר, הזמנת רכש וכו'. ניתן למצוא את רשימת סוגי המסמכים המלאה תחת תיקיית "סוגי מסמכים" במערכת).
מספר המסמך. במצבים מסוימים המסמך לא יכלול מספר. למשל במסמך טיוטה.
תאריך המסמך. במצבים מסוימים המסמך לא יכלול תאריך. למשל במסמך טיוטה.
סטטוס המסמך (טיוטה או סופי).
שורות במסמך (הסבר מפורט להלן).
שדות נוספים בהתאם לסוג המסמך.
שורות במסמכים
האובייקט העיקרי במסמכים נקרא "שורות". שורה מסמנת טרנזקציה חשבונאית או עסקית. למשל רכישת מוצר, העברת תשלום, התחייבות במע"מ ועוד. כל טרנזקציה כזאת מהווה איזשהו אירוע חשבונאי או עסקי. למשל הזמנה של 100 יחידות ממוצר מסוים, תשלום בסכום של 100 ש"ח בהעברה בנקאית וכו'.
כל שורה כוללת מספר רכיבי מידע:
סוג שורה - מתוך הסוגים הבאים: הכנסה, הוצאה, תשלום/תקבול, לקוח/ה / ספק/ית ומע"מ.
מוטב/מחויב - החשבון שאליו או ממנו מבוצעת הטרנזקציה. למשל במסמך חשבונית מס, שורת הלקוח תציג את הלקוח שמולו בוצעה העסקה. שורת המוצר תציג את כרטיס המוצר שנמכר.
תאריך השורה (ברוב המקרים יהיה זהה לתאריך המסמך, אבל לא בהכרח. השורה שומרת תמיד את התאריך בנפרד מתאריך המסמך עצמו).
סכום השורה (במצבים מסוימים שורה יכולה לכלול סכומים במטבעות שונים, בהתאם להגדרת מטבע המסמך ומטבע הארגון).
כמות.
שדות נוספים לפי ההקשר וסוג השורה.
המסמכים החשבונאיים מורכבים באופן כללי מהשורות הבאות:
מסמך הכנסה (חשבון עסקה, חשבונית מס וכו'):
שורת לקוח
שורת מע"מ
שורת הכנסה (יכולות להיות כמה שורות הכנסה)
מסמך קבלה:
1 - שורת לקוח
2 - שורת תשלום (יכולות להיות כמה שורות תשלום)
מסמך חשבונית מס/קבלה:
כל השורות של מסמך הכנסה + כל השורות של מסמך קבלה (מינימום 5 שורות במסמך).
כרטיסי חשבון בשורות
כרטיסי החשבון מופיעים בשורות תחת השדה שנקרא "מוטב/מחויב".
כל כרטיס חשבון הוא מאחד הסוגים הבאים: לקוחות, ספקים, הוצאות, הכנסות, קופות או מע"מ.
ניתן לראות את כל כרטיסי החשבון הקיימים במערכת תחת "אינדקס כרטיסי חשבון".
בממשק הגישה לשדות שהמערכת מספקת עבור יצירת התצוגות (למשל עבור הוספת שדה לתצוגה או עבור הוספת שדה לחיפוש), תוכלו לבחור את השדה "מוטב/מחויב" של השורות באופן כללי ("שורות > מוטב/מחויב"), או בצורה יותר ממוקדת אם רוצים למצוא את המוטב/מחויב מסוג מסוים, אפשר לבחור את סוג השורה הרלוונטי ותחתיו את שדה "מוטב/מחויב" (למשל עבור איתור המוצרים במסמכי חשבונית מס: "שורות הכנסות > מוטב/מחויב").
יצירת דוחות על בסיס מסמכים ושורות
ההחלטה הכי חשובה שצריך לקבל לפני שמתחילים לייצר את הדו"ח, היא על בסיס איזו תיקיה צריך ליצור אותו. בדרך כלל תצטרכו להשתמש באחת מבין 3 אפשרויות:
תיקיית שורות במסמכים.
תיקיית מסמכים.
תיקיה מסוימת מתוך אחת התיקיות שיורשות את תיקיית מסמכים. למשל תיקיית הכנסות או תיקיית חשבוניות מס וכו'.
נניח שתרצו ליצור דו"ח (תצוגת סיכום) שיציג את כמות המוצרים מכל סוג מוצר, בחלוקה לפי סוגי המסמכים.
במידה ותבצעו את זה על בסיס תיקיית הכנסות, תקבלו דו"ח בסגנון הזה:
כפי שניתן לראות, הבעיה היא שתקבלו עמודה עם הכותרת "ריק" המציגה את מספר השורות בהם לא קיים מוצר, שכן מסמכי ההכנסה כוללים גם שורות לקוח, שורות מע"מ ושורות תקבול. אין שום פילטר שתוכלו להחיל על התצוגה שיפתור את הבעיה הזאת מכיוון שאנחנו לא רוצים להגביל את המסמכים שיכללו בתצוגה, אלא את השורות.
לכן מה שצריך לעשות במקרה כזה זה להגדיר את התצוגה על סמך השורות במסמכים. ואז ניתן להגדיר פילטר כך שרק שורות המוצר יכללו והדוח יצא כמצופה.