יכולות להיות כמה סיבות לזה שהנהלת החשבונות שלכם לא מקבלת את כל ההוצאות ששלחתם למערכת. כדאי לעבור על כל האפשרויות, לרוב אחת מהבעיות שמתוארות פה תענה לכם על השאלה.

בעיה יחסית נפוצה נובעת מזה שבטעות יוצרים 2 עסקים או יותר במערכת, על אותו מספר עוסק שלכם.
זו לא בהכרח בעיה, בהחלט יתכן מצב שבו דווקא תרצו לבצע את זה, כמו שמוסבר בדף המידע על ניהול מותגים. אך יתכן כי מצב זה נוצר אצלכם בטעות, למשל אם בטעות במקום להתחבר לחשבון הקיים, נרשמתם מחדש למערכת ויצרתם חשבון חדש, עם כתובת מייל שונה.
במקרה כזה, יהיו רשומים במערכת 2 עסקים על שמכם, כאשר כל עסק מחובר למשתמש עם כתובת מייל שונה, ולכן גם לא תוכלו לבצע מעבר מהיר בין העסקים במערכת. כאשר אתם שולחים את ההוצאות באמצעות שליחת הוצאות לבוט ההוצאות בWhatsApp, תקבלו הודעת אישור לאחר כל שליחה, אך ההוצאות אולי עולות פשוט לעסק השני שבטעות יצרתם.

איך פותרים את הבעיה?

ראשית, זו בעיה שיכולה ליצור בעיות נוספות, מעבר לנושא ההוצאות, ולכן חשוב לטפל בבעיה היסודית של העסק הכפול המיותר.
מה שצריך לעשות זה להכנס ל"הגדרות > משתמשים והרשאות" ולהוסיף שם את כתובת המייל שיש לה הרשאה בחשבון השני, עם הרשאת מנהל. הסבר מלא פה »
לאחר מכן תוכלו לבצע התנתקות מהמערכת, ולהתחבר שוב בעזרת כתובת המייל שעתה מוגדרת כ"מנהל/ת" בשני העסקים ואז תוכלו לעבור בקלות בין העסקים ולראות איזה עסק אתם רוצים לשמור ואיזה עסק תרצו למחוק. בשלב זה, כדאי לשנות את השם של העסק שרוצים למחוק, למשל על ידי הוספת המילה "למחוק" לשם העסק, כדי להיות בטוחים בשלב המחיקה שמוחקים את העסק הנכון.
לסיום ניתן למחוק את העסק המיותר בהתאם להוראות כאן ».
​
​

יתכן כי ניסיתם לשלוח צילומי הוצאות במייל מכתובת מייל לא מורשית.
על מנת להגן עליכם ועל המידע שלכם, המערכת מאפשרת לכם להעלות צילומי הוצאות רק מכתובת מייל מאושרות לשליחה.
כל כתובת מייל של משתמש קיים בחשבון העסק שלכם כבר מוגדרת אוטומטית כמורשית לשליחת הוצאות.
כאשר תנסו לשלוח צילומי הוצאות מכתובת מייל שאינה מורשית, צילומי ההוצאות לא יעברו למערכת וממילא לא יגיעו אל הנהלת החשבונות שלכם.
​
​איך פותרים את הבעיה?
במידה ותרצו להוסיף כתובת מייל נוספות מהן ניתן יהיה לשלוח צילומי הוצאות, יש להכנס ל"הגדרות > הוצאות > שליחת הוצאות במייל" ולהוסיף את כתובות המייל הנוספות עם הפרדה בפסיק בין כתובת לכתובת.
​

כשאתם מעלים הוצאות למערכת הן מסודרות לפי תאריך ההעלאה שלהן למערכת. זה דומה לשיטה הישנה שבה היינו מעבירים ניילונית פיזית עם הוצאות בכל חודש או חודשיים להנהלת החשבונות. בהנהלת החשבונות שלכם צריכים לקלוט את החומר בצורה הזאת כדי שיוכלו להתמודד עם מגוון מקרים, כמו למשל הוצאה ישנה שהועלתה באיחור והם יוכלו להכניס אותה לדיווח מע"מ או מקדמות הבא.
מכיוון שכך, כאשר הנהלת החשבונות שלכם מבצעת הורדת חומרים תקופתית, הם יקבלו את כל החומר שהועלה באותה תקופה. לכן אם למשל רואה החשבון שלכם מושך את ההוצאות אחת לחודש, ועכשיו ב-5 לפברואר הוא רוצה למשוך את ההוצאות של חודש ינואר, הוא יקבל את כל מה שעלה למערכת בחודש ינואר, אבל הוצאות ששילמתם עליהם לספק בחודש ינואר והעליתם למערכת רק בתחילת חודש פברואר, לא יכללו בהורדת החומרים.
​
​איך פותרים את הבעיה?

קודם כל זאת לא ממש בעיה, 99% מרואי החשבון ויועצי המס ירצו לקבל את החומר בדיוק ככה. זאת השיטה שבה נוח להם לעבוד ממגוון סיבות, והתכנון של המערכת בוצע בהתייעצות מעמיקה עם מאות רואי חשבון שביקשו שככה זה יעבוד.
יחד עם זאת, ניתן בהחלט לבצע משיכת חומרים נרחבת יותר ולכלול גם את מה שעלה לאחר תום התקופה הרלוונטית, פשוט על ידי שינוי תקופת משיכת החומרים בדוח ההכנסות וההוצאות.
​
לדוגמה:
​

בנוסף ניתן לייצא ישירות רק את צילומי ההוצאות שתרצו, על ידי כניסה למסך קבצי ההוצאות במערכת (במודול הוצאות), הגדרת פילטר על טווח התאריכים הרצוי, סימון כל הקבצים ולחיצה על "הורדה".
​