ראשית חשוב להבין את ההבדל בין ניהול הוצאות עסקי לבין ניהול הוצאות חשבונאי.
הנהלת החשבונות שלכם יצטרכו לבצע כל מיני פעולות עם ההוצאות שלכם, בהתאם לכללים חשבונאיים ולצורך דיווח לרשויות. זה שונה מאוד מהצורך שלכם כבעלי עסקים ומנהלי ארגונים שצריכים לדעת בכל רגע נתון על מה אתם מוציאים את הכסף, איך בנוי התקציב שלכם ואיך אפשר לשפר את הרווחיות.
לכן חשוב מצד אחד להעביר את הנתונים להנהלת החשבונות, בצורה שנוחה עבורם, ומצד שני לנהל את צד ההוצאות בעסק מתוך נקודת המבט שלכם כמנהלים, בלי להיות מוטרדים ממה שבהנהלת החשבונות עושים בצד שלהם.
​
מערכת SUMIT מאפשרת לכם להעביר את ההוצאות להנהלת החשבונות בכמה דרכים, מתוכן 2 הן הנפוצות ביותר: העברת קבצי הוצאות גולמיים והעברת הוצאות מתויקות בניהול הוצאות מלא. להלן הסבר מפורט על 2 השיטות:
​
​

השיטה הראשונה, הפשוטה והנפוצה, היא באמצעות העלאת קבצי ההוצאות למערכת והעברה ישירה לרואה החשבון.

העלאת הוצאות מאפשרת העלאת הוצאות מהמחשב, בצילום מהטלפון הנייד, דרך המייל או דרך WhatsApp. כל שיטה שנוחה לכם, מובילה לאותו המקום ומחכה לרואה החשבון למשיכה. בשיטה זאת מה שרואה החשבון יקבל זה פשוט את צילומי ההוצאות כפי שהם. בשיטה זאת לא נדרשת איזושהי עבודה נוספת מצדכם מעבר להעלאת צילומי ההוצאות למערכת.

תוכלו לאפשר גישה ישירה להורדת החומרים עבור רואה החשבון או צוות משרד הנהלת החשבונות שלכם בלחיצה כאן ».
להסבר נרחב על הורדת החומרים מהמערכת קראו כאן »
​

השיטה המורכבת יותר, היא דרך ניהול הוצאות מלא. בשיטה זאת אתם מבצעים תיוק של ההוצאות בעזרת מנגנון ה-OCR החכם של המערכת. שיטה זאת היא נרחבת יותר ומאפשרת לך כבעל/ת העסק או מנהל/ת הארגון שליטה מלאה גם בצד ההוצאות בנוסף על צד ההכנסות, וקבלת דוחות מתקדמים שיעזרו לך לשפר את היעילות בארגון.

בשיטת ניהול ההוצאות המלא תוכלו ליהנות מיתרונות גדולים מאוד לארגון שלכם וביניהם:

ניהול הוצאות מלא יתן לכם גם עוד המון יתרונות גדולים נוספים.
​לקריאה נרחבת על ניהול הוצאות מלא במערכת »

במצב ניהול הוצאות מלא, רואה החשבון יוכל לקבל את צילומי ההוצאות יחד עם טבלה מסכמת של פירוט תיוק ההוצאות שנעשה במערכת.

מהצד של העסק, ההחלטה שלכם היא אם לעבוד במצב של ניהול הוצאות מלא ולשלוט בכל מה שקורה בעסק ב-360 מעלות, או רק להעביר את קבצי צילומי ההוצאות כפי שהם לרואה החשבון וזהו.

מהצד של רואה החשבון, תמיד אפשר למשוך את החומרים, וכל מה שצריך להימשך, יימשך :)