מומלץ ליצור מראש רשימה ראשונית של סעיפי ההוצאות שלכם (פריטי הוצאות).
גם אם אתם לא זוכרים כרגע את כל סוגי ההוצאות שלכם, זה יעזור לכם מאוד בתיוק ההוצאות שהסעיפים המרכזיים כבר יהיו מוגדרים מראש.

נסו לתת לפריטי ההוצאות שמות ברורים וכלליים שיעזרו לכם לשמור על סדר.

אם יש בעסק שלכם סוגי הוצאות שלפעמים כוללים מע"מ ולפעמים לא כוללים מע"מ, למשל הוצאות פרסום שכוללות ספקים ישראליים וספקים מחו"ל (ללא מע"מ), מומלץ להגדיר 2 פריטי הוצאה נפרדים עם שם ברור לכל אחד מהם, זה יעזור לכם במידה ותרצו לייצא את סיכום ההוצאות לאקסל על מנת לבצע תחשיבים יותר מדויקים. כך לדוגמה אפשר ליצור 2 פריטי הוצאות בשמות: "הוצאות פרסום - ללא מע"מ", "הוצאות פרסום - כולל מע"מ".

כדאי להעלות את צילומי ההוצאות מיד עם קבלת המסמך מהספק. הצילום ימתין לכם בצורה מסודרת לתיוק, והמערכת כבר תעבוד בינתיים מאחורי הקלעים על הזיהוי האוטומטי של פרטי המסמך.

בקשו מהספקים שלכם לשלוח לכם את החשבוניות למייל. זה יאפשר לכם להעביר אותם מיידית למערכת באמצעות העברה למייל של העלאת ההוצאות. אפשר גם לנסות ליצור מסנן אוטומטי שיעביר לכם ישירות את החומר למערכת, בהתאם לאפשרויות שספק המייל שלכם מאפשר.

כל הוצאה עסקית כדאי להעלות למערכת, גם אם היא לא מוכרת למס או מוכרת באופן חלקי. המטרה של ניהול ההוצאות במערכת היא לנהל את ההוצאות מבחינה עסקית, לא חשבונאית. כלומר, כבעלי העסק תרצו לדעת על מה בפועל הוצאתם בעסק, בלי קשר לשאלה החשבונאית האם זה מוכר או לא מוכר למס.

באופן דומה, לא כדאי לכלול בתיוק הוצאות אישיות שמוכרות למס. עבור מקרים כאלה, ניתן להעלות את צילום ההוצאה למערכת כדי להעביר אותה לרואה החשבון שיטפל בה מבחינה חשבונאית, אך לא לבצע תיוק ושמירה כמסמך הוצאה. כדי לבצע את זה אפשר ללחוץ בשלב התיוק על "מחיקה לארכיון". זה ישאיר את הצילום אצל הנהלת החשבונות שלכם אך לא יצור מסמך הוצאה במערכת ולא ייכנס לדוחות של ההוצאות העסקיות בניהול העסק אצלכם.
​

אפשר לשלב את תיוק ההוצאות יחד עם מודול ניהול תקציב. זה יאפשר לכם מצד אחד לנהל את ההוצאות לפי סוג ההוצאה (למשל: הוצאות מחשוב, הוצאות שכר, הוצאות משרד וכו'), ובמקביל לשייך כל הוצאה ספיציפית לסניף מסוים או פרויקט מסוים.

סיכום הוצאות לפי פריט הוצאה - הדו"ח הכי בסיסי לניהול ההוצאות בצורה מסודרת. מאפשר לכם לראות סיכום של כל ההוצאות שלכם מסודרות לפי סוג ההוצאה, בפילוח לפי תקופת זמן נתונה.

דו"ח חשבוניות ספק ללא תשלום - מציג לכם את החשבוניות שכבר קיבלתם מהספקים אך עדיין לא בוצע מולם תשלום. אפשר לראות שם סיכום ברור לגבי מצב החוב שלכם נכון להיום.

דו"ח תשלומים מחכים לחשבוניות - מרכז עבורכם את הספקים להם כבר העברתם תשלום וטרם קיבלתם חשבונית מס.