חשבונית עצמית נועדה למצב שבו שבו ביצעתם עסקה מול ספק שאינו עוסק כמוגדר בחוק, ולכן אינו יכול להוציא לכם חשבונית.
לרוב מדובר במצבים של שכירת נכס (משרד או מחסן למשל) מאדם פרטי. בעל הנכס, במידה והוא אדם פרטי, אינו יכול להפיק חשבונית מס. יחד עם זאת, קיימת החובה לדווח לרשויות המס על עסקה מסוג זה.

חשוב לציין כי ההחלטה על הוצאת חשבונית עצמית אינה נתונה לשיקול דעתו של בעל העסק, אלא יש צורך לקבל אישור ממע"מ על הוצאת חשבונית עצמית. את הבקשה בעל העסק נדרש להגיש באמצעות טופס מיוחד של מע"מ. לאחר שמתקבל האישור ממע"מ, רשאי בעל העסק להפיק את החשבונית העצמית. לרוב הנהלת החשבונות שלכם תתעסק בכל זה כולל בתיעוד החשבונית העצמית ובדיווח שלה ואתם לא תצטרכו לעשות דבר בקשר לזה. באופן עקרוני אין צורך לרשום את החשבונית העצמית או לבצע איזושהי פעולה בצד העסק שכן החשבונית העצמית לא קשורה לניהול הספרים בצד ההכנסות. הנהלת החשבונות שלכם תבצע הכל ישירות במערכת הנהלת החשבונות בה מנוהל התיק שלכם באמצעות יצירת פקודות יומן מתאימות ודיווח לרשויות. יחד עם זאת יתכן שבהנהלת החשבונות שלכם יבקשו מכם לבצע איזשהו רישום גם אצלכם בצד העסק ובמקרה כזה תוכלו להשתמש במדריך זה.

ראשית, חשוב להבין שתיעוד חשבונית עצמית שייך לניהול צד ההוצאות ולא ההכנסות. למרות השם המבלבל, מדובר על תיעוד של הוצאה בעסק ולא של הכנסה, ולכן הרישום מתבצע במודול הוצאות.

שנית, על מנת לבצע את תיעוד החשבונית העצמית, יש לוודא תחת "הגדרות > הוצאות" שמופעל אצלכם בחשבון מצב ניהול הוצאות מלא. מצב זה מאפשר לתעד את ההוצאות שלכם בעסק.

תיעוד החשבונית העצמית ירשם במסמך מסוג תיעוד חשבונית ותשלום לספק/ית.

שלבי יצירת התיעוד: