פתחת עסק חדש? ביצעת את השלבים הנדרשים לפתיחת התיקים ברשויות? מזל טוב.
עכשיו אפשר להתפנות לביצוע השלבים הנדרשים לניהול העסק בשוטף בצורה תקינה.
​

מערכת SUMIT מאפשרת לך ניהול מלא של העסק מקצה לקצה, בהתאם לכל החוקים והתקנות בנושא.

ניתן לחלק את רכיבי הניהול הבסיסיים הנדרשים ממך ל-4 חלקים:

להלן פירוט על כל אחד מרכיבים אלה והדרך בה מערכת SUMIT יכולה לסייע לך בניהול שוטף תקין וקל של כל אחד מהם.

החלק הכי חשוב בכל עסק ובמיוחד בעסק קטן חדש, הוא החלק של קבלת התשלום מהלקוחות עבור המוצרים/שירותים שלך.

כדי לא לפספס שום לקוח ושום חוב, מומלץ לעבוד ב-3 שלבים, כאשר לעיתים נדרשים שלבי ביניים נוספים:

בסעיפים הבאים יוסבר כיצד לנהל במערכת כל אחד משלבים אלה בצורה מסודרת, כך שלא נשכח שום לקוח או חוב ונבצע את הנדרש מאתנו על פי החוק בצורה תקינה.

המערכת מאפשרת לעוסקים פטורים להוציא מסמך הצעת מחיר ללקוח.

ביצירת הצעת מחיר נזין את פרטי הלקוח/ה, פרטי המוצרים/שירותים שמוצעים ללקוח/ה, כולל כל פירוט שנרצה להוסיף, את המחירים, הנחות ולבסוף את הסכום הסופי של ההצעה.

המערכת מאפשרת לך לצרף להצעת המחיר תוכן קבוע, כמו למשל את תקנון השירות שלך, פירוט תנאי התשלום, פרטי התקשרות איתך ועוד. ניתן לקרוא על זה בהרחבה כאן >>.

ברגע שהלקוח מאשר את הצעת המחיר ומבקש להזמין ממך את השירות או המוצרים המבוקשים, מומלץ להפיק עבורו מסמך דרישת תשלום.

ניתן להקביל את זה לישיבה במסעדה. ראשית בוחרים בתפריט את המנות הרצויות, זה מקביל להצעת המחיר, ולאחר סיום הארוחה מקבלים חשבון, זה מקביל לדרישת תשלום.

דרישת התשלום יכולה להיות זהה להצעת המחיר המקורית או שונה ממנה בפרטים מסוימים. בהתאם למה שסוכם בינך ובין הלקוח/ה בהזמנה הסופית.

מערכת SUMIT מאפשרת לך ליצור מסמכי דרישת תשלום בצורה אוטומטית וחכמה ישירות מתוך מסמך הצעת המחיר שיצרת לפני כן. לצורך כך יש להכנס למסמך הצעת המחיר, ללחוץ בו על כפתור "יצירת דרישת תשלום" והמערכת תיצור עבורך טיוטת דרישת תשלום שכוללת כבר את כל המוצרים, השירותים, ההנחות והמחירים שנכללו בהצעת המחיר.

בשלב זה ניתן לערוך מה שרוצים במסמך עד לקבלת התוצאה הסופית הרצויה, ואז לשמור סופית את המסמך ולשלוח ללקוח/ה.

לאחר שיוצרים מסמך מסוג "דרישת תשלום" הוא מסומן אוטומטית במערכת כמסמך פתוח. כלומר, המערכת מזהה אותו כמסמך שמצביע על חוב פתוח של הלקוח/ה אליך.

ניתן לראות דו"ח שמציג את כל חשבונות העסקה הפתוחים במסך הדוחות של המערכת, וכך לדעת איזה לקוחות חייבים לך כרגע כסף ועבור מה.

ניתן לנהל את החוב בצורה מתקדמת, על ידי הגדרת תנאי תשלום בכל דרישת תשלום. כך למשל ניתן להגדיר ללקוח מסוים בדרישת התשלום שלו שהתשלום יהיה מיידית ואילו עבור לקוח אחר לתת לו טווח זמן של שוטף+30 או כל משך זמן אחר, בהתאם לסיכום המיוחד עימו.

כאשר לקוח משלם לך עבור דרישת תשלום מסוימת, ניתן ליצור ישירות מתוכה מסמך מסוג חשבון/קבלה, המעיד מבחינה חוקית על אספקת המוצרים/השירותים וכן על קבלת התשלום מהלקוח. חשוב לשים לב שהחוק מחייב אותך להפיק את המסמך הזה מיד בעת קבלת התשלום.

גם במקרה הזה המערכת תיצור עבורך טיוטת מסמך ראשונית הזהה לדרישת התשלום וניתן לערוך אותה בהתאם לצורך, בטרם הפקת המסמך הסופי והשליחה ללקוח.

לקריאה נוספת על סוג המסמך "חשבון/קבלה" וההשלכות החשבונאיות והחוקיות שלו ניתן ללחוץ כאן >>.

המערכת מאפשרת לך לצפות בנתוני ההכנסות של העסק שלך ולקבל דוחות חכמים המתעדכנים בזמן אמת בהתאם למצב ההכנסות המדויק של העסק שלך בכל רגע נתון.

במסך הראשי של מודול הכנסות תוכלו לראות בכל עת את פירוט כל מסמכי ההכנסה שלכם, כאפשר ניתן לבחור שם לראות פירוט של מסמכים לפי סוג מסוים או לראות את הנתונים בחתכים מסוימים בהתאמה אישית בהתאם לצרכים שלך.

ניתן גם לראות את פירוט ההכנסות שלך לתקופת זמן נתונה, בפירוט לפי סוג המוצר או השירות שמכרת, או את פירוט המכירות לפי סוג המוצר/השירות.

כלל דוחות ההכנסות המלאים זמינים עבורך בתפריט הדו"חות תחת מקטע ניהול ההכנסות.

הצפיה בדו"חות תאפשר לך לקבל החלטות עסקיות מושכלות על מנת להרחיב את הפעילות העסקית שלך ולהגדיל את הרווחיות בעסק.

מודול הוצאות מאפשר לך לנהל בצורה מסודרת את כל ההוצאות שלך בעסק. ניתן להעלות למערכת את כל צילומי החשבוניות או הקבלות שקיבלת מהספקים עבור רכישת מוצרים או שירותים עבור העסק. המערכת תבצע עבורך סריקה חכמה של פרטי ההוצאה ותאפשר לך לתייק כל הוצאה תחת סעיף ההוצאה המתאים.

כמו כן ניתן לנהל תהליך מלא של הזמנות סחורה ושירותים מספקים, משלב ההזמנה מהספק, דרך קבלת הצעת המחיר ודרישת התשלום של הספק ועד לתיעוד ביצוע התשלום עצמו. בעבודה מסודרת בהתאם לשלבים אלה תוכל לקבל מהמערכת דוחות מקיפים שיראו לך בכל רגע נתון את החובות העתידיים שלך לספקים, את מצב התשלומים שלך, את פירוט ההוצאות שלך לפי סוגי הוצאה ועוד.

כמו כן ניהול ההוצאות יחד עם ניהול ההכנסות בצורה מסודרת יאפשר ולך לקבל מבט מלא אחר כל הפעילות העסקית בעסק, גם בצד ההכנסות וגם בצד ההוצאות. המערכת תציג בפניך מספר דוחות חשובים כולל דו"ח רווח והפסד תפעולי שמציג את המצב הפיננסי שלך בעסק בכל רגע נתון.

למידע נרחב על האפשרויות הכלולות בשימוש במודול הוצאות ותהליך ניהול ההוצאות המלא במערכת ניתן לקרוא כאן >>.

מודול לקוחות מאפשר לך לנהל את כל התקשורת עם הלקוחות בצורה מסודרת.
בבסיס המודול קיימת תיקיה הכוללת את כרטיסי הלקוחות שלך, בהם ניתן להזין את כל הפרטים הנדרשים לשמירה על קשר איתם.

מעבר לזה המודול כולל רכיבים מתקדמים יותר כמו למשל אפשרות לשמור את תאריכי ימי ההולדת של הלקוחות וכך לקבל תצוגה עדכנית של ימי ההולדת הקרובים כדי שתוכלו לזכור לאחל מזל טוב בזמן הנכון, אפשרות לשמירת הערות לתיעוד כל האינטרקציות בתקשורת השוטפת עם הלקוחות (למשל תיעוד שיחות טלפון או פגישות עם הלקוחות) ועוד.

לקריאה נרחבת על אפשרויות ניהול הלקוחות ניתן לקרוא כאן >>

מעבר לכך, המערכת כוללת מודולים מובנים של שליחת דיוור במייל או מסרים בסמס ללקוחות. המערכת מאפשרת לך ליצור מסרים מעוצבים לשליחה במייל כחלק מאסטרטגיית דיוור מסודרת לרשימת תפוצה, על מנת להגדיל את בסיס הלקוחות וליצור יותר מכירות. ניתן גם לעדכן את הלקוחות בהתאם לפילוחים חכמים שלהם שהמערכת מאפשרת לך באופן אוטומטי, באמצעות שליחת הודעות סמס.

לקריאה נרחבת על המודולים הללו ניתן לקרוא כאן:

מבוא לדיוור במייל

מבוא לשליחת סמסים

לסיכום, מערכת סאמיט מאפשרת לך לנהל את העסק שלך כעוסק פטור כבר מהיום הראשון, ומספקת עבורך מענה מקיף לכל צרכי העסק, גם בהיבט העסקי וגם בהיבט החוקי.

המודולים הבסיסיים המומלצים לעוסק פטור בתחילת הדרך הינם: ניהול הכנסות, ניהול הוצאות, וכן המודולים שמאפשרים גביה בהתאם לצרכים שלך: סליקת אשראי, דפי תשלום ותוסף הסליקה לאתרי Wordpress.
בשלב שכבר מתחילים לצבור לקוחות ויש צורך לשמור איתם על תקשורת מסודרת ולהגדיל את המכירות, מומלץ להשתמש במודולים לניהול התקשורת עם הלקוחות: דיוור במייל ושליחת סמסים.