חשבון עסקה הוא אחד המסמכים הפשוטים והנפוצים במערכת היחסים בין ספק ללקוח, ויחד עם זאת, קיימת אי בהירות לגבי השימוש בו.
חשבון עסקה (לעיתים אולי תתקלו בשם המשובש "חשבונית עסקה") הוא מסמך המשמש דרישת תשלום מהעסק - ללקוח. כלומר זהו לא מסמך חשבונאי אלא מסמך עסקי שמסמן חוב.
​
להוצאת חשבונית מסוג זה יש יתרונות חשובים עבור עסקים קטנים וכדאי לדעת כיצד לעשות בה שימוש נכון ואפקטיבי עבור העסק וגם עבור הלקוח.

​

חשבון עסקה הוא מסמך המהווה דרישת תשלום של עסק מלקוח. פעמים רבות מסמך חשבון עסקה נקרא גם בשמות: חשבונית פרופורמה, דרישת תשלום או חשבונית עסקה - כאשר המשמעות של מסמך זה נשארת זהה.

חשבונית העסקה מהווה תיעוד להסכמה בין שני הצדדים (העסק והלקוח) על המחירים והשירות או המוצר אשר סופקו על ידי בית העסק. תיעוד זה משמעותי הן עבור העסק המספק את השירות או המוצר והן עבור הלקוח, ומונע אי הבנות וחוסר בהירות לגבי העסקה. הפקת חשבון עסקה, למרות השם המעט מטעה שלה, אינה מחייבת אוטומטית במס ואין לה פורמט הקבוע בחוק. ניתן להפיק אותה באופן עצמאי אך מומלץ להציג אותה על מסמך קבוע בפורמט אחיד, שאפשר ליצור על ידי תוכנות הנהלת חשבונות דיגיטלית.

​

כל ביצוע של עסקה מחויבת בדיווח לרשויות המס, כך על פי חוקי מדינת ישראל. בשל כך, יש להפיק חשבונית מס עבור אותה עסקה (או קבלה עבור עוסקים פטורים ועמותות). הוצאת חשבונית מס מחייבת את מי שהפיק אותה לשלם מס ערך מוסף עבור הפקתה (כחלק מתשלום מקדמות מע"מ). במצבים שונים, הספק נדרש להוציא חשבונית מס עוד לפני שבוצע התשלום בפועל. פעולה זו מחייבת את הספק (העסק) לשלם מס על סכומי כסף שטרם קיבל מהלקוח.

כדי להימנע ממצב זה, ניתן בהתאם להוראות הקבועות בחוק, לספק ללקוח חשבון עסקה המהווה את התיעוד הדרוש, מבלי לשלם את המע"מ לפני שהתקבל התשלום.

כאמור, מסמך חשבון העסקה מופק על ידי העסק ונשלח ללקוח. עסקים המוגדרים כעוסק פטור ממע"מ וגם עסקים המוגדרים בתור עוסק מורשה רשאים להנפיק מסמך זה.
עסקים אשר מחזיקים במלאי של מוצרים, אינם רשאים להוציא חשבון עסקה, ועל כן היא מיועדת עבור בתי עסק הנותנים שירותים שונים, אך לא בעקבות מסירת מוצר פיזי, שבמקרה זה על פי החוק מועד העסקה נקבע כבר במועד אספקת הסחורה ויש להוציא חשבונית מס באופן מיידי.

כדי להקל על עסקים קטנים, בוצע תיקון לחוק המע"מ אשר מגדיר עסקים מסוגים שונים, כעסקים שאסור ללקוחות שלהם לדרוש חשבונית מס (או קבלה) לפני ביצוע התשלום ומתן השירות. דרישה להפקת חשבונית במצבים אלה מוגדרת בתור עבירה פלילית.

בין העסקים שאין לדרוש מהם חשבונית מס לפני ביצוע תשלום נמנים:

היות והלקוח במקרים אלה אינו יכול על פי חוק לדרוש חשבונית מס לפני שבוצע התשלום, ניתן לספק הוכחה על העסקה ועל כך שהוסכמה בין הלקוח לבית העסק באמצעות הפקת חשבון עסקה.