במצבים מסוימים תרצו לתעד מראש סכום מסוים של חוב שיש ללקוח אליכם עבור רכישת מוצר או שירות מסוים, כאשר סגירת החוב מתבצעת בשלבים, למשל באמצעות העברות בנקאיות במשך מספר חודשים.
כדי להתמודד עם מצב כזה בצורה מסודרת, ניתן ליצור את מסמך החוב על כל סכום החוב הכולל, ולאחר מכן להפיק מול מסמך החוב את מסמכי סגירת החוב בשלבים, כאשר כל מסמך סגירת חוב יהיה מקושר למסמך החוב המקורי ולאט לאט הם יסגרו את החוב כולו.
כדי לבצע את זה, ההחלטה הראשונה שאתם צריכים לקבל בעסק, היא בנוגע לשאלה מה מסמך החוב שאיתו אתם עובדים בעסק. זה יכול להיות הצעת מחיר, הזמנה, דרישת תשלום, חשבון עסקה או חשבונית מס. או שילוב של כמה סוגי מסמכים כאלה בהתאם לתהליכים העסקיים בעסק שלכם.
נניח לדוגמה שיצרתם מסמך חוב מסוג חשבון עסקה בסכום של 1,000 שח, עבור רכישת שירות שעולה 1,000 שח, כאשר בתנאי התשלום מול הלקוח קבעתם איתו שהתשלום יועבר ב-2 פעימות של העברות בנקאיות, בסכום של 500 ש"ח כל אחת.
עם ביצוע התשלום בכל אחת מהפעימות תרצו לצורך הדוגמה להפיק מסמך חשבונית מס/קבלה. סה"כ 2 מסמכי חשבונית מס/קבלה, בסכום של 500 שח כל אחד. במקרה כזה יש לפעול לפי השלבים הבאים:
יוצרים את מסמך חשבונית מס/קבלה הראשון, ישירות מתוך חשבון העסקה.
באמצעות כניסה אל חשבון העסקה, ולחיצה על כפתור "יצירת חשבונית מס/קבלה".
שימו לב לשנות שם את הסכומים גם בחלק העליון של החשבונית וגם בחלק התחתון של הקבלה, ל-500 ש"ח.
ניתן להוסיף הערה בשדה הטקסט החופשי, שמסמך זה הינו עבור פירעון החלק הראשון מתוך 2 עבור השירות.
2. עם ביצוע שמירת המסמך הסופית, מסמך חשבון העסקה ייסגר אוטומטית. לכן בשלב זה נחזור אל חשבון העסקה המקורי (תוכלו לראות קישור אליו בתחתית המסמך של חשבונית מס/קבלה שיצרתם זה עתה), ונלחץ בתוכו על "פעולות נוספות (3 נקודות מצד שמאל למעלה) > סימון חשבון עסקה כפתוח". פעולה זאת תסמן למערכת שהמסמך עדיין פתוח, כלומר יש עדיין יתרת חוב פתוחה שלא נפרעה עבור מסמך זה.
3. כעת, עם ביצוע פעימת התשלום השניה בחודש הבא, תוכלו לגשת שוב אל חשבון העסקה, וללחוץ מתוכו שוב על כפתור "יצירת חשבונית מס/קבלה" ולהפיק מסמך נוסף עבור סגירת יתרת החוב בסך של 500 ש"ח.
ניתן גם בשלב זה להוסיף הערה בטקסט החופשי שאומרת שמסמך זה הינו עבור סגירת יתרת החוב עבור השירות.
4. עם שמירת המסמך הסופי, המערכת שוב תסגור אוטומטית את חשבון העסקה. אם כמו בדוגמה שלנו התשלום מתחלק ל-2 פעימות, מצוין. זה המצב הרצוי מבחינתכם. אין ללקוח יותר חוב על חשבון העסקה. לעומת זאת אם התשלום צריך לכלול פעימות נוספות, יש לסמן שוב את חשבון העסקה כפתוח, על מנת שתוכלו שוב להפיק מתוכו מסמכי סגירת חוב נוספים.
באופן דומה יש לחזור שוב על אותו תהליך המתואר בשלבים 2-3 עד לסיום פירעון כל החוב על ידי הלקוח.