על פי הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות) כל תוכנה ממוחשבת לניהול חשבונות מחויבת לאפשר הפקת קובץ של נתונים ומסמכים חשבונאיים במבנה אחיד. פורמט זה מאפשר העברת נתונים ומידע בין מערכות ניהול חשבונות שונות, יצוא נתונים והעברתם אל מנהל החשבונות וגיבוי ושמירת המידע העסקי הקיים במערכת ניהול החשבונות.
מנגנון היבוא של SUMIT תומך ביבוא נתונים מסוגים שונים אל המערכת, בין אם מדובר ביבוא נתונים פשוט או ביבוא של נתונים מורכבים.
יבוא נתונים במבנה אחיד
יבוא נתונים במבנה אחיד אל SUMIT מאפשר מעבר קל ומהיר ממערכת הנהלת חשבונות אחרת והתחלת עבודה מהירה במערכת.
SUMIT מאפשר לייבא אל המערכת קובץ במבנה אחיד המכיל מסמכים חשבונאיים. יבוא הקובץ ייצור במערכת את המסמכים המצויים בקובץ.
ניתן לייבא באמצעות קובץ מבנה אחיד מסמכים שאינם חשבונאים, לדוגמה חשבון עסקה.
בנוסף ייווצרו באופן אוטומטי כרטיסי לקוחות וכרטיסי מוצרים/שירותים בהתאם לפרטים המופיעים במסמכים שיובאו למערכת (במידה וכרטיסים אלו אינם קיימים במערכת).
על מנת לייבא למערכת נתונים ומידע במבנה אחיד יש לבצע מספר פעולות:
מפיקים קובץ במבנה אחיד במערכת ניהול חשבונות אחרת.
מייצאים את הקובץ ושומרים אותו במחשב. הקובץ נוצר בפורמט ZIP ואין צורך לחלץ את הקבצים או לבצע כל פעולה אחרת.
נכנסים ללינק הבא על מנת לייבא נתונים במבנה אחיד אל SUMIT.
מכיוון שבכל מערכת ניהול חשבונות תהליך יצוא הנתונים מעט שונה מומלץ לבצע את יבוא הנתונים אל SUMIT בהתאם לסדר הפעולות הספציפי לכל מערכת:
הסבר מפורט על יבוא נתונים מחשבונית ירוקה.
הסבר מפורט על יבוא נתונים מ-SmartBee.
הסבר מפורט על יבוא נתונים מ-EZCount.
הסבר מפורט על יבוא נתונים מ-iCount.
הסבר מפורט על יבוא נתונים מריווחית.
הסבר מפורט על יבוא נתונים מ-Grow (משולם)
הסבר מפורט על יבוא נתונים מפינבוט.
הסבר מפורט על יבוא נתונים מקארדקום.
הסבר מפורט על יבוא נתונים מחשבונית אונליין של רווחית.
הסבר מפורט על יבוא נתונים מ-Ypay.
הסבר מפורט על יבוא נתונים מ-INVOICE4U.
הסבר מפורט על יבוא נתונים מ-הכוורת.
הסבר מפורט על יבוא נתונים ממערכת Invoice של Maven (מאבן).
שימו לב! מערכות רבות לא מייצאות קובץ נתונים בצורה תקינה לפי הוראות המבנה האחיד. בשל כך יתכנו מקרים בהם המסמכים שנטענו לא יופיעו באופן תקין במערכת או שהם כלל לא יטענו למערכת.
בנוסף, בעת יבוא מסמכים מתוכנות אשר בהן מזהה המסמך מכיל אותיות, מזהה המסמך יומר באופן אוטומטי לספרות.
במידה ונתקלתם בבעיה בטעינת הנתונים יש לטעון את הנתונים אל תוך הסימולטור הרשמי של רשות המסים. במידה והמסמכים שלא נטענו באופן תקין למערכת אכן מופיעים באופן תקין בסימולטור של רשות המסים יש לשלוח אל תמיכת המערכת את הקובץ הרלוונטי לטעינה וצילום של המסמך הרלוונטי מתוך המערכת הקודמת.
ביבוא מסמכים במבנה אחיד, המסמכים מועברים בפני עצמם.
כלומר, אם קיים קישור בין מסמכים, הוא לא מיובא.
לאחר היבוא, ניתן לקשר ידנית בין המסמכים, לקריאה מורחבת »
יצוא נתונים במבנה אחיד
יצוא נתונים במבנה אחיד מתוך SUMIT מאפשר העברת נתונים למנהל/ת חשבונות, גיבוי נתונים ומעבר בין מערכות ניהול חשבונות במידת הצורך.
על מנת לייצא נתונים ומידע במבנה אחיד מתוך המערכת יש להיכנס אל הלינק הבא ולבצע את הפעולות הבאות:
בוחרים את תקופת היצוא הרצויה – חודשי, דו חודשי, רבעוני, שנתי או טווח תאריכים.
לוחצים על יצוא ושומרים את הקובץ. הקובץ נוצר בפורמט zip ואין צורך לחלץ את הקבצים או לבצע כל פעולה אחרת.
חשוב לדעת, הורדת קובץ במבנה אחיד לא ניתן לקריאה לפני ההורדה כי לא מדובר בקובץ קריא. ניתן להוריד דוח הכנסות והוצאות דרך דוחות מודול ההכנסות כדי לראות את הנתונים.מעבירים את הקובץ אל מנהל החשבונות, מערכת ניהול חשבונות אחרת או שומרים אותו לצורך גיבוי המידע.
🔶 שימו לב! המסמכים יופקו בשפה שנבחרה תחת "הגדרות > עריכת פרטי עסק > שפת המידע בעסק". אם הוגדרה שם שפה זרה, למשל אנגלית, המסמכים יופקו בשפה זו בלבד.