SUMIT מאפשרת מעבר קל ומהיר ממערכת ניהול חשבונות דיגיטלית אחרת והתחלת עבודה מהירה במערכת. באמצעות מנגנון יבוא הנתונים של SUMIT ניתן לייבא אל המערכת כמעט כל סוג של מידע או נתון בתהליך קצר ופשוט, בין אם מדובר ביבוא נתונים מורכב, נתונים פשוטים או יבוא נתונים במבנה אחיד.
חשוב! על מנת לייבא את פרטי הלקוח המלאים ולהימנע מיצירת כרטיסי לקוחות כפולים במערכת מומלץ לייבא את הלקוחות לפני יבוא המסמכים.
כדי לראות הסבר מפורט על יבוא לקוחות אל SUMIT, לחצו כאן.
יבוא הנתונים אל תוך המערכת מתבצע בשני שלבים – יצוא הנתונים ממערכת הנהלת החשבונות הישנה וטעינתם אל תוך SUMIT. בדרך זו ניתן לייבא מסמכים חשבונאיים, רשימת לקוחות ונתונים ומידע נוסף.
מכיוון שבכל מערכת ניהול חשבונות מתבצע תהליך מעט שונה של יצוא נתונים חשוב לבצע את יבוא הנתונים אל SUMIT תוך הקפדה על סדר הפעולות הרלוונטי לכל מערכת.
יבוא לקוחות מקארדקום אל SUMIT
SUMIT מאפשרת לייבא למערכת גם את רשימת הלקוחות הקיימת בקארדקום באמצעות כמה פעולות פשוטות:
מייצאים קובץ אקסל של רשימת הלקוחות בקארדקום ושומרים אותו במחשב.
נכנסים ב-SUMIT אל "ניהול לקוחות > אפשרויות נוספות (...) > יבוא נתונים".
מורידים קובץ תבנית לייבוא מ-SUMIT אליה יש להזין את הנתונים ושומרים במחשב.
מעתיקים את הנתונים מתוך הקובץ שנוצר בקארדקום אל קובץ התבנית אותו הורדתם מתוך SUMIT ושומרים. חשוב להזין את הנתונים באופן מותאם לתבנית של SUMIT על מנת שתהליך הטעינה יתבצע כראוי.
מעלים את הקובץ עם הנתונים אל המערכת ולוחצים על "תצוגה מקדימה" על מנת לראות את הנתונים שיובאו למערכת.
בודקים את תקינות הנתונים ולוחצים על טעינה.
בסיום תהליך הטעינה ייווצרו כרטיסי לקוח עבור כל לקוח שיובא למערכת ויתקבל מייל בנוגע לסטטוס טעינת הנתונים למערכת.
כאן תוכלו לראות הסבר מפורט על יבוא לקוחות אל SUMIT.
יבוא מסמכים מקארדקום אל SUMIT
הערה חשובה: בשונה ממרבית המערכות בשוק, מערכת קארדקום מחייבת להגדיר כרטיסי חשבון במערכת על מנת להפיק קובץ במבנה אחיד.
ניתן לבצע את הגדרה זו בהדרכה של משרד הנהלת החשבונות שלכם, במידה ויש לכם צורך בביצוע פעולות נוספות שקשורות ביצוא החומר להנהלת חשבונות, או לבצע את הגדרה "פיקטיבית" בהתאם למוסבר בסעיף 1 להלן, מה שיאפשר לכם לקבל את הקובץ הנדרש לצורך העברת החומרים למערכת SUMIT.
ראשית, יש לבצע הגדרה של כרטיסי החשבון במערכת, ללא זה לא ניתן לבצע יצוא של המסמכים במבנה אחיד.
לביצוע ההגדרה, יש ללחוץ על "הגדרות > מסמכים > הגדרות העברה להנהח"ש > חשבונות קבועים"
בדרך כלל מבצעים את ההגדרה הזאת בהתאם להוראות רואה החשבון של העסק. אך למעשה אין להגדרות אלה כל השפעה על הפקת הקובץ במבנה אחיד שתצטרכו כדי להעלות את היסטוריית המסמכים שלכם אל SUMIT, ולכן ניתן לקבוע מפתחות חשבון שרירותיים בכל החשבונות. ניתן למשל לרשום את הערך "0" בכל השורות שם:
מפיקים קובץ במבנה אחיד בתוך מערכת קארדקום, על ידי לחיצה על "דוחות מסמכים > העברת קובץ להנהלת חשבונות".
במסך שיפתח של "יצוא להנהלת חשבונות" יש לבחור את הלשונית "מבנה אחיד", להגדיר שם את טווח התאריכים הרצוי להורדת המסמכים, להזין כתובת מייל וללחוץ על כפתור "שלח".
מורידים את הקובץ שנשלח אליכן במייל, ושומרים אותו במחשב. הקובץ נוצר בפורמט ZIP והוא צריך להכיל את הקבצים BKMVDATA.TXT ו-INI.TXT. אין צורך לחלץ את הקבצים או לבצע כל פעולה אחרת.
מעלים את הקובץ אל SUMIT - נכנסים אל הלינק הבא וטוענים את הקובץ שהורדתם מקארדקום. לוחצים על "תצוגה מקדימה" על מנת לצפות במסמכים שיועלו למערכת.
לוחצים על "טעינה" בסרגל פעולות לצורך השלמת תהליך טעינת המסמכים למערכת. תהליך הטעינה עשוי לקחת מספר דקות.
המסמכים שנטענו למערכת יתווספו אל תצוגת המסמכים במודול הכנסות.
במידה והלקוח אינו קיים במערכת ייווצר באופן אוטומטי כרטיס לקוח חדש אך כרטיס זה לא יכלול את פרטיו המלאים של הלקוח. על מנת לייבא את פרטי הלקוח המלאים יש לבצע תחילה יבוא לקוחות