SUMIT מאפשרת מעבר קל ומהיר ממערכת ניהול חשבונות דיגיטלית אחרת והתחלת עבודה מהירה במערכת. באמצעות מנגנון יבוא הנתונים של SUMIT ניתן לייבא אל המערכת כמעט כל סוג של מידע או נתון בתהליך קצר ופשוט, בין אם מדובר ביבוא נתונים מורכב, נתונים פשוטים או יבוא נתונים במבנה אחיד.
חשוב! על מנת לייבא את פרטי הלקוח המלאים ולהימנע מיצירת כרטיסי לקוחות כפולים במערכת מומלץ לייבא את הלקוחות לפני יבוא המסמכים.
כדי לראות הסבר מפורט על יבוא לקוחות אל SUMIT, לחצו כאן.
יבוא הנתונים אל תוך המערכת מתבצע בשני שלבים – יצוא הנתונים ממערכת הנהלת החשבונות הישנה וטעינתם אל תוך SUMIT. בדרך זו ניתן לייבא מסמכים חשבונאיים, רשימת לקוחות ונתונים ומידע נוסף.
מכיוון שבכל מערכת ניהול חשבונות מתבצע תהליך מעט שונה של יצוא נתונים חשוב לבצע את יבוא הנתונים אל SUMIT תוך הקפדה על סדר הפעולות הרלוונטי לכל מערכת.
יבוא לקוחות מפינבוט אל SUMIT
SUMIT מאפשרת לייבא למערכת גם את רשימת הלקוחות הקיימת בפינבוט באמצעות כמה פעולות פשוטות:
מייצאים קובץ אקסל של רשימת הלקוחות בפינבוט דרך כניסה אל צד המשתמש של המערכת, ואז "ניהול עסק" > "ניהול לקוחות" > כפתור "יצוא לאקסל", ושומרים אותו במחשב.
2. נכנסים ב-SUMIT אל "ניהול לקוחות > אפשרויות נוספות (...) > יבוא נתונים".
3. מורידים קובץ תבנית לייבוא מ-SUMIT אליה יש להזין את הנתונים ושומרים במחשב.
4. מעתיקים את הנתונים מתוך הקובץ שנוצר בפינבוט אל קובץ התבנית אותו הורדתם מתוך SUMIT ושומרים. חשוב להזין את הנתונים באופן מותאם לתבנית של SUMIT על מנת שתהליך הטעינה יתבצע כראוי.
5. מעלים את הקובץ עם הנתונים אל המערכת ולוחצים על "תצוגה מקדימה" על מנת לראות את הנתונים שיובאו למערכת.
6. בודקים את תקינות הנתונים ולוחצים על טעינה.
7. בסיום תהליך הטעינה ייווצרו כרטיסי לקוח עבור כל לקוח שיובא למערכת ויתקבל מייל בנוגע לסטטוס טעינת הנתונים למערכת.
כאן תוכלו לראות הסבר מפורט על יבוא לקוחות אל SUMIT.
יבוא מסמכים מפינבוט אל SUMIT
מפיקים קובץ במבנה אחיד בתוך מערכת פינבוט בצד המשרד, על ידי לחיצה על "הגדרות > משתמשי כפולה > יצוא > יצא לקובץ אחיד". יש להזין את טווח התאריכים ממנו תפיק המערכת את קובץ המסמכים, מומלץ לסמן שההורדה תכלול קבלות, ויש להגדיר את קודי המיון והכרטיסים שהממשק שם דורש .
2. מורידים את הקובץ ושומרים אותו במחשב. הקובץ נוצר בפורמט ZIP והוא צריך להכיל את הקבצים BKMVDATA.TXT ו-INI.TXT. אין צורך לחלץ את הקבצים או לבצע כל פעולה אחרת.
3. מעלים את הקובץ אל SUMIT - נכנסים אל הלינק הבא וטוענים את הקובץ שהורדתם מפינבוט. לוחצים על "תצוגה מקדימה" על מנת לצפות במסמכים שיועלו למערכת.
4. לוחצים על "טעינה" בסרגל פעולות לצורך השלמת תהליך טעינת המסמכים למערכת. תהליך הטעינה עשוי לקחת מספר דקות.
5. המסמכים שנטענו למערכת יתווספו אל תצוגת המסמכים במודול הכנסות.
6. במידה והלקוח אינו קיים במערכת ייווצר באופן אוטומטי כרטיס לקוח חדש אך כרטיס זה לא יכלול את פרטיו המלאים של הלקוח. על מנת לייבא את פרטי הלקוח המלאים יש לבצע תחילה יבוא לקוחות.