מודול הוצאות מאפשר לך לנהל את ההוצאות של העסק שלך ב-2 דרכים אפשריות:
העברת צילומי הוצאות להנהלת החשבונות בלבד.
ניהול הוצאות מלא בחשבון שלך במערכת SUMIT.
מצב ניהול ההוצאות המלא, מאפשר לך לבצע מגוון פעולות שמיועדות לתת לך כיסוי מלא לכל הצרכים של העסק שלך בצד ניהול ההוצאות, העבודה מול הספקים והתשלומים.
דף זה רלוונטי עבור חשבונות שמופעל בהם מצב ניהול הוצאות מלא.
ניתן להפעיל את מצב "ניהול הוצאות מלא" דרך "הגדרות > הוצאות", ולסמן שם את "הפעלת מצב ניהול הוצאות מלא".
המודול מאפשר לעדכן במערכת כל פעם ששילמת לספק, כדי לוודא שמתקבלת חשבונית, כך שלא תפספסו בטעות את החשבוניות מהספקים.
בנוסף, המודול מאפשר גם לתעד בקשות תשלום מספקים וחשבוניות, כדי לנהל את התשלומים לספקים, וגם להפיק קובץ תשלומים במס"ב לתשלום קל ונוח בבנק.
אפשר להעלות חשבוניות למודול בצילום מהנייד, בהעלאה מהמחשב או שליחה במייל, ניתן לתייק את החשבוניות באמצעות סריקה אוטומטית (OCR), ניתן להפיק דוחות על ההוצאות ובאמצעות מודול ניהול תקציב, גם לקבל תמונת מצב תקציבית פר סעיף תקציבי.
למה צריך את לנהל את ההוצאות?
בניהול העסק, אנחנו בד"כ מתעסקים בניהול ההכנסות, ופחות בצד השני - שלא פחות חשוב ליצירת מאזן חיובי - ניהול ההוצאות.
ניהול הוצאות נכון, מכניס שליטה, סדר ונוחות לניהול השוטף בעסק, מציג תמונת מצב פיננסית מדויקת ומעודכנת בכל זמן נתון וגם עושה לרו"ח / הנה"ח נחת וחיים קלים.
מודול הוצאות מספק לכם גישה ובקרה לכל ההוצאות ששילמתם או שאתם עתידים לשלם, ומאפשרת לכם לוודא שלכל הוצאה מצורף מסמך מתאים.
הוא עוזרת לכם למנוע פספוסי תשלומים, דיווחים ותשלומים כפולים, ומלווה אתכם בכל התהליך - כדי שלא תשכחו תיעוד תשלום, או חשבונית ספק/ית.
למה אנחנו מתכוונים? למשל אם:
קיבלנו חשבונית מהספק/ית - מה הסטטוס? שילמנו, או שאנחנו צריכים לשלם?
שילמנו לספק/ית - קיבלנו בחזרה חשבונית? איפה זה מתועד לנו במערכת?
קיבלנו דרישת תשלום מהספק/ית - עוד לא שילמנו וגם לא קיבלנו ממנו חשבונית או קבלה, זה מופיע לנו במערכת?
אנחנו צריכים לשלם למספר ספקים (בהעברה בנקאית) - אפשר לשלם להם בקלות עם קובץ תשלומים?
מה אפשר לעשות עם מודול הוצאות?
ניהול והפקת מסמכים שונים: תיעוד תשלום, תיעוד הוצאה, תיעוד הוצאה ותשלום ובקשת תשלום מהספק/ית.
הצגה של כל הפרטים הרלוונטיים בתיעוד ההוצאה.
מנגון אוטומטי למילוי פרטים מתוך צילום החשבונית, ואפשרות למילוי ידני ונוח של הפרטים.
סריקה אופטית - OCR משולבת בינה מלאכותית וחוכמת המונים להזנה מהירה.
כתובת מייל ייעודית לשליחת חשבוניות, ויצירת טיוטת הוצאה אוטומטית בשבילכם.
דוחות: הוצאות ו-הכנסות-הוצאות.
יצוא הוצאות לרואה החשבון בכל פורמט. חשוב ומומלץ!
הפקת קובץ תשלומים לספקים, לשידור במס"ב באתר הבנק.
שליחה אוטומטית של החומרים לרו"ח.
איך משתמשים במודול הוצאות?
המודול מאפשר מגוון רחב של שיטות ותהליכי עבודה סדורים. אנחנו ממליצים על התהליך הפשוט והיעיל הזה.
בסרגל הפעולות שבדף המודול, תוכלו לבצע:
העלאת צילומי הוצאות - העלאת צילומי חשבוניות בשני קליקים, סריקה ומילוי פרטים של המערכת ושמירת ההוצאה כטיוטה. אפשר גם לשלוח את צילום החשבונית למייל ייעודי.
תיוק הוצאות טיוטה - אזור בו המערכת סורקת את הנתונים, ומעדכנת פרטי הוצאות עם אפשרות למעבר ידני על הפרטים לפני שמירת סופית.
יצירת מסמך הוצאה - ליצור את מסמך התיעוד ידנית. כאן נמצא פירוט כל סוגי מסמכי ההוצאות.
פריטי הוצאות - בחירת פריטי ההוצאות מתוך רשימה ויצירת פריטי הוצאות חדשים.
פירוט מסמכים לפי סוג - ריכוז כל מסמכי ההוצאות במערכת לפי סוג ספציפי.
ניהול ספקים - ניהול ספקים ששמורים במערכת והוספת ספקים חדשים.
קישור לדף בקשת תשלום מספק - לעשות סדר בהוצאות העסק, זה גם לעזור לספקים לבקש מאיתנו תשלום.
מתי משתמשים בניהול הוצאות?
למעקב וניהול של תשלומים, חשבוניות של הוצאות, ובקשות תשלום מספקים שפתוחות במערכת.
לתיעוד וגיבוי של פעולות חשבונאיות במערכת - בלי לסמוך על אחרים שישמרו על המסמכים שלכם.
לשליחה של הוצאות דיגיטלית-אוטומטית-ובאופן קבוע לרו"ח - במקום להעביר לו אותן פיזית.
לתשלום פשוט יעיל וקל מהמערכת - בהעברה בנקאית - לכמה ספקים - בכמה קליקים - עם קובץ תשלומים.
לשליחה אוטומטית של חומרים לרו"ח.