קובץ תשלומים הוא קובץ שמכיל פרטים כמו מספר חשבון בנק, שמות ספקים וסכומים לתשלום. כדי לבצע העברות, טוענים אותו לבנק, שמעביר את הכספים לפי הפרטים שמחכים לו בקובץ.
מתי משתמשים בקובץ תשלומים?
במסמכי חשבונית ספק/ית - אם אתם משלמים לספקים לפני שאתם מקבלים חשבונית (גם בלי דרישת תשלום), כדאי ליצור תיעוד תשלום, ואז לחזור לתיקיית ההוצאות, לבחור את תיעודי התשלום וליצור מתוכם קובץ תשלומים.
במסמכי הוצאה השונים - אם אתם משלמים לספקים מול חשבונית, אתם קודם יוצרים תיעודי תשלום לספק/ית, ואז בוחרים הוצאות וליצור להן קובץ תשלומים.
למזלכם, אנחנו עושים בשבילכם את רוב התהליך, ועכשיו תוכלו ללמוד איך להעביר כספים לספקים שלכם בכמה קליקים.
שלב 1 - הפקת מסמכים
כדי לשלם לספקים עם קובץ תשלומים, נצטרך להפיק אחד משלושת מסמכי ההוצאות:
חשבונית ותשלום לספק/ית - מסמך שמאחד בין תיעוד תשלום לספק/ית וחשבונית ספק/ית.
תיעוד תשלום לספק/ית - מסמך מוכר לצורכי מס, שמתעד תשלום שיצא מהחשבון שלנו לספק/ית, ומחכה לקבלת חשבונית או קבלה, או להיפך.
חשבונית ספק/ית - מסמך שמתעד את התשלום ששילמתם לספק/ית.
אחרי שיצרנו את המסמכים, נוכל ליצור (גם לכמה מסמכים ביחד) קובץ תשלומים.
שלב 2 - יצירת קובץ תשלומים
יוצרים מסמך במודול הוצאות.
נכנסים למסך הראשי של מודול הוצאות ובוחרים את המסמכים מהם רוצים ליצור קובץ תשלומים.
לוחצים על "פעולות נוספות (...) > הפקת קובץ תשלומים".
אם לא מעודכן חשבון בנק לחלק מהספקים, המערכת תציע לכם לעדכן אותם.
לוחצים אישור, מקבלים את הקובץ.
טוענים את הקובץ לבנק (יש לבחור בבנק בפורמט "חשבשבת"), או לתוכנת מס"ב.
