מערכת SUMIT מאפשרת שליחה של קישור לטופס ייעודי לספקים. הספקים ממלאים את הטופס, ובעקבות זאת נוצר במערכת מסמך בקשת תשלום מספק. על בסיס מסמך זה, ניתן לנהל תיעוד ולבצע תשלומים לספק בצורה יעילה ומסודרת.
היתרונות של שיטה זו:
מעקב פשוט וקל יותר אחר ההוצאות השונות.
העברת האחריות למילוי בקשת התשלום לידי הספקים: כל ספק שמעוניין בתשלום נדרש למלא את הטופס, ורק לאחר מכן מתבצע התשלום בהתאם למועד שנקבע.
אפשרות לעקוב אחר בקשות תשלום שטרם שולמו באמצעות דוח "בקשות תשלום פתוחות".
כיצד מפיקים ושולחים קישור לטופס בקשת תשלום?
יש לוודא שהפעלתם את מצב "ניהול הוצאות מלא" במערכת. לאחר מכן, נכנסים למודול הוצאות, אל "הוצאות > פעולות נוספות (...) > קישור לדף בקשת תשלום מספק/ית".
בחלון שנפתח ניתן לבחור את שיטת השליחה המתאימה ולשלוח את הקישור לספק.
כך נראה הטופס שהספק מקבל:
לאחר שהספק ממלא את הטופס, המערכת יוצרת עבורו כרטיס ספק חדש אם אין כרטיס קיים, ונוצר מסמך בקשת תשלום מספק. מסמך זה מאפשר לבצע את התשלום בקלות, להפיק מסמך תשלום, או להפיק קובץ תשלומים למס"ב (מערכת סליקה בנקאית).
💡 שימו לב:
כאשר ספק מזין פרטי חשבון בנק להעברה בנקאית בפעם הראשונה, הפרטים יתעדכנו אוטומטית בכרטיס הספק.
לעומת זאת, אם הוא לא הזין את פרטי חשבון הבנק בפעם הראשונה, אז בפעמים הבאות, כאשר ייצור בקשת תשלום ויכניס פרטי חשבון בנק להעברה, הפרטים יופיעו רק על גבי בקשת התשלום.
בנוסף, הפרטים לא יתעדכנו אוטומטית בכרטיס הספק לשימוש עתידי בשאר בקשות התשלום.