תהליך יבוא תיק עם היסטוריה חשבונאית מחולק לשלושה שלבים: הכנה, יבוא ובקרה.
הכנה
1. יש לוודא שאין בתיק תנועות שנדחו מהדיווח האחרון, שכן תנועות כאלו עלולות לגרום לאי-התאמה בין התוכנות בדיווח מע"מ הבא.
אם ישנן תנועות שנדחו, יש לשנות את תאריך הרישום שלהן ב"עצמאית" לתאריך עתידי, לדוגמה סוף השנה הנוכחית. לאחר ייבוא התיק ל"סאמיט", יש להחזיר את התאריך המקורי הן בסאמיט והן בעצמאית. כך התנועות יישארו פתוחות לדיווח מע"מ הבא.
2. מומלץ להוסיף בעצמאית לשם התיק "עבר לסאמיט".
יצוא
יש להפיק בעצמאית את קובץ הגיבוי כך: "תוכניות שירות > גיבוי/שחזור > גיבוי נתונים".
יש לבטל את הסימון של “כל העסקים" באמצעות "בחירת העסק > נתיב קובץ הגיבוי”.
יש לבחור תיקייה ייעודית לגיבויים (לא בשולחן העבודה!) ולהזין את שם התיק בתור שם הקובץ.
להפקת הגיבוי יש ללחוץ "אישור".
דגשים חשובים
"עצמאית" היא מערכת חד-שנתית, ולכן הגיבוי כולל תנועות מתחילת השנה הנוכחית בלבד.
יש לוודא שהגיבוי מתבצע עבור השנה הרלוונטית בלבד.
לצורך ייצוא גיבוי מ"עצמאית", יש לוודא שכל המשתמשים יצאו מהמערכת בעת ייצוא הגיבוי.
יבוא
יש להשלים את פרטי התיק בטבלת יבוא:
יש לרשום את פרטי הלקוח בטבלת ייבוא דרך "ניהול המשרד > יבוא תיקי הנהלת חשבונות"
מומלץ מאוד לצפות במדריך (נקודה כחולה) בשורת הכותרת במסך זה אשר ילווה אתכם צעד אחר צעד.
יש להקפיד למלא את כל השדות בטבלה.
אם ברצונכם שהמערכת תפתח אוטומטית עסק ללקוח לצורך שליחת הוצאות דיגיטליות לתיק, יש למלא את פרטיו האישיים - כתובת מייל ומספר נייד, ולסמן ✔️ בעמודה "הקמת עסק מומלץ".
אם יש ללקוח חשבון עסק בסאמיט, המערכת תבצע חיבור של התיק לעסק הקיים ולא הקמת עסק נוסף.יש לשמור את הטבלה ולהעלות את קובץ הגיבוי לשורת התיק הרלוונטית.
יש לאשר את התיקים ליבוא.
סרטון הסבר על התהליך:
תהליכי אוטומציה לאחר הקליטה
המערכת תייבא את הגיבוי הכולל את כל המידע בתיק.
המערכת תסמן אוטומטית תנועות עבר כדווחו, ותשאיר תנועות פתוחות לתאריך הדיווח הקרוב.
המערכת תעדכן את הגדרות התיק, כולל מע"מ חד/דו חודשי, אחוז מקדמות ועוד.
המערכת תחבר את צד הלקוח אם סימנתם זאת בעמודה הרלוונטית בטבלה.
בקרה
לאחר העלאת התיק, הוא יופיע במסך כל התיקים בסטטוס "בדיקה".
בכניסה לתיק, תופיע הודעת תזכורת לגבי הבדיקות שצריך לבצע מול התוכנה הקודמת.
אלו בדיקות אנחנו ממליצים לבצע?
בדיקת דו"ח רווח והפסד לשנה הנוכחית.
התאמת דיווח מע"מ בין התוכנות.
במידה ושיניתם בעצמאית לפני יצוא הגיבוי תאריך ל"תנועות שנדחו במע"מ", יש לעדכן להם את התאריך המקורי בכדי שיכנסו לדיווח הקרוב.טיפול בהערות חריגות - יופיעו בדרך כלל מתחת להערת בדיקת התיק.
⚠️ שימו לב! לאחר הכנת התיק והורדת הגיבוי אין לקלוט תנועות בעצמאית!
הערות
הפרשים בכרטיסי מע"מ נגרמים כתוצאה מאי עדכון תאריכים לתנועות שנדחו.
חוסר התאמה במספר העוסק עשוי להיגרם אם בהקמת התיק הוקלד מספר עוסק שגוי. במצב כזה, המערכת לוקחת את מספר העוסק מקובץ הגיבוי.
במקרה כזה יש למחוק את התיק ולהקים אותו מחדש.
קיימות תנועות עד שנה מסוימת, לדוג' שנת 2023. יש לוודא שהגיבוי הרצוי הועלה.
לאחר ביצוע הבדיקות הדרושות, יש ללחוץ על "בלחיצה כאן" בהודעת התזכורת לבקרה, והתיק יהיה מוכן לעבודה.
לדף ההסבר על יבוא תיק ללא היסטוריה חשבונאית, לחצו כאן »