כאשר מעבירים תיק עם היסטוריה חשבונאית ממערכת אחרת, במידה והיתה יתרה בחשבונות המע"מ, המערכת יוצרת באופן אוטומטי תנועה לחובת ולזכות חשבון המע"מ בגובה יתרת הסכום שהצטבר עד למועד ההעברה.
חשוב לשים לב: סכום התנועה יכלול רק את סך התנועות שנרשמו בחשבון המע"מ עד למועד הדיווח האחרון במערכת הקודמת. אם קיימות תנועות הקשורות לתקופה שלא דווחה עדיין, הן יישארו פתוחות וייכללו בדיווח הקרוב בסאמיט, אך לא יהיו חלק מסכום תנועת "יתרת חשבונות המע"מ".
לדוגמה, נניח שהדוח האחרון במערכת הקודמת הופק עבור תקופת 12/24, אך בנוסף נרשמו בה תנועות עבור 01/25. במקרה כזה, היתרה שנצברה עד 12/24 תירשם במערכת החדשה כתנועת "יתרת חשבונות מע"מ". לעומת זאת, התנועות של 01/25 לא ייכללו בה וימתינו לדיווח הקרוב בסאמיט.
כיצד לטפל בתנועות "יתרת חשבונות מע"מ" שנותרו פתוחות לדיווח בסאמיט?
הפעולות שיש לבצע תלויות באופי היתרה:
אם היתרה מורכבת מתנועות שכבר דווחו, אך לא נרשמה עבורן תנועת חו"ז מע"מ,
יש לבצע רישום התאמה שיאפס את התנועות הללו מול חשבון חו"ז מע"מ ולהגדיר אותן בדוח כ"תנועות לא מדווחות" כדי למנוע כפל דיווח.
אם היתרה כוללת תנועות שטרם דווחו, יש לשים לב כי במקרים אידיאליים יש לטפל במקרים כאלו מראש, על ידי שינוי תאריכי התנועות במערכת הקודמת לפני ההעברה, כך שהן ישולבו במערכת החדשה באופן תקין.
אם הדבר לא נעשה בזמן מעבר התיק והמקרה התגלה בדיעבד, יש לאתר את התנועות המדוברות, לבצע להן סטורנו (ביטול) ורישום מחדש. את הסטורנו ואת תנועת "יתרת חשבונות מע"מ" יש להגדיר בדוח כ"תנועה לא מדווחת", ואת התנועה החדשה והמתוקנת יש לכלול בדיווח השוטף הקרוב.