לעיתים הלקוח שולח קבצי הוצאות באמצעות הבוט ב- WhatsApp, אך בפועל ההוצאות אינן מופיעות כממתינות לתיוק בתיק הנהלת החשבונות. במצב כזה חשוב להבין האם מדובר בבעיה בקליטת הקבצים או בחיבור שגוי של מספר הווטסאפ לעסק.
ישנם שני מצבים עיקריים שיש לבדוק:
ההוצאות כלל אינן נקלטות במערכת
בשלב הראשון יש לוודא מול הלקוח שהשליחה עצמה הצליחה. בשליחה ב- WhatsApp הלקוח צריך לראות סימון V ירוק על כל קובץ שנשלח. אם אין חיווי כזה, סביר שהקבצים לא נקלטו כלל במערכת.
יש להשלים את הרשמת המספר למול העסק בו אנו מצפים שההוצאות ייקלטו.
להסבר על השלמת הרישום, לחצו כאן »
ההוצאות נקלטות אך אינן מגיעות לתיק הנכון
בשליחה ב WhatsApp ייתכן מצב שבו ללקוח קיימים שני עסקים במערכת. זה יכול לקרות כאשר הלקוח מנהל שני עסקים נפרדים או שני מותגים, אך הסיבה הנפוצה יותר היא שהלקוח פתח עסק במערכת בעצמו, ולאחר מכן המייצג הקים עבורו עסק נוסף שמחובר לתיק הנהלת החשבונות.
במצב כזה, מספר הווטסאפ של הלקוח יכול להיות מחובר רק לעסק אחד. לעיתים קרובות הוא מחובר לעסק שהלקוח הקים בעצמו, ולא לעסק שהמייצג יצר ושמחובר לתיק במשרד. לכן הלקוח מקבל חיווי שהקבצים התקבלו, אך בפועל הם מועברים לעסק אחר, שלמייצג אין אליו גישה.
ניתן לזהות מצב זה אם נכנסים אל העסק של הלקוח ובודקים תחת "הגדרות > משתמשים והרשאות > מספרים מורשים לשליחת הוצאות". אם מספר הווטסאפ של הלקוח אינו מופיע שם, סימן שהוא מחובר לעסק אחר.
במצב כזה יש לבצע את הפעולות הבאות:
1. יש לחבר את מספר הווטסאפ לעסק הנכון, בהתאם להנחיות המופיעות כאן »
אם במהלך חיבור מספר הווטסאפ מתקבלת שגיאה שהמספר כבר מחובר לעסק אחר, יש לפעול לפי ההנחיות פה »
2. לאחר מכן, על הלקוח או על המייצג להעביר את כל ההוצאות שכבר הועלו לעסק השני שאינו בשימוש אל העסק הנכון שמחובר לתיק אצל המייצג. חשוב גם לבדוק אם קיימות שם הוצאות נוספות או הרשאות משתמשים שאינן קיימות בעסק הפעיל.
לאחר שכל החומר הועבר לעסק הנכון, יש למחוק את העסק המיותר.
השלבים המלאים לביצוע פעולת המחיקה, מוסברים כאן »
צוות התמיכה ישמח לעזור בכל שאלה, כולל איתור החשבון אליו מחובר מספר הווטסאפ והעסק שאליו מועברות ההוצאות.